企業如何更好的降低采購成本

劉彬彬

【摘要】企業生產經營過程中，采購成本是影響利潤的重要因素，想要提高利潤，實現利潤最大化，就要想辦法降低企業的采購成本。本文從采購成本控制的內涵影響要素控制途徑入手，探討了企業采購成本控制和改進完善措施，提出了加強市場觀念、明確控制原則、梳理控制標準、選擇合理控制方法等建議。

【關鍵詞】企業 成本 降低

在我國的企業采購中，市場競爭的焦點主要體現在企業如何能夠更有效地進行采購成本控制，因為采購成本控制是企業增加毛利，提高經營利潤的根本途徑之一，也是企業抵抗內外壓力，在競爭中求得生存和發展的主要保障。企業應重視成本控制，針對本企業的實際狀況，分析企業在成本控制體系中存在的問題，探求全面加強企業成本控制的有效、可行的方法。

一、企業采購成本管理中主要存在的問題

（一）采購流程繁瑣，采購缺乏計劃性

目前，企業的采購流程普遍存在三個問題：第一，采購流程從客戶下達訂單開始，涉及供應、倉儲、技術、生產、銷售、運輸、財務等各部門，將整個采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統的籌劃、又導致手續繁瑣，工作效率低。第二，各部門習慣站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的準確性。第三，采購責任監控不到位，出現采購監控盲點，部門之間推諉扯皮、責任不清，影響企業工作效率。

企業整個采購行為是圍繞客戶的計劃需求而展開的。在客戶計劃下達后，由于受企業資金、規模、時間的限制，采購方式比較原始、零散，無法達到所有品種同時定價。特別是單筆采購的發生，往往是數量少、批次多，企業缺乏對商品采購需求的分析和對合作供應商的培養，企業內部相關部門之間缺乏必要的溝通與銜接，沒有一套明確完整的采購計劃，導致采購比較隨意。另外，所有采購都是急性的，從提出采購需求到品種入庫的期限很短，其最終結果就是采購部門整天在疲于奔命地走渠道買商品，根本沒有時間擬定一套完善的調查方案，做詳細的市場調查，企業管理者卻弄不清采購部門整天忙碌什么，導致采購無計劃。

（二）企業供應商管理存在漏洞

現行企業采購的管理中缺少對合作供應商的管理。在物資采購過程中缺乏貫穿供應商管理思想，沒有把對供應商的管理納入到物資采購管理的一個部分。這樣往往會導致采購成本的控制只是短期所看到的，沒有從長遠降低采購成本的角度來考慮。另外對供應商沒有過多的了解意識，對公司自身所擁有的供應商未建立檔案，不便于對供應商分類管理，也就不能給供應商固定級別，對于存在可能性風險的供應商不能有效排除，對采購成本的控制是不利的。還有，對供應商缺乏培訓引導，這種情況下往往會導致產品質量問題發生次數的上升，長期性的角度考慮存在可能增加采購成本的風險。

（三）采購管理制度不健全，缺乏對成本控制的引導機制

采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。企業采購的管理歸根結底就是通過采購過程中發現問題，對照問題進行總結分析，最終形成規定制度加以明確、引導和規范。現行企業采購過程中對長期合作渠道的采購流程、風險的控制、試用渠道和新引進渠道的管理等方面尚未有一套健全的采購管理制度。同時原始價格檔案需適時進行評價和更新。對于關鍵性采購品種價格，應建立價格評價體系，公司開展月度價格分析會，通過對月度所收集的品種價格信息，總結分析月度關鍵性品種、行情類、新增類及一單一議類品種的價格現狀、變化情況及趨勢，評價現有的價格水平，提出采購成本控制思路及下一步措施。

（四）采購成本控制方法不當

現行采購管理中，對成本控制的方法主要是集中的招議標管理，現行企業招議標在一定程度上，通過供應商互相打壓價格降低企業整體的采購成本確實是起到一定的效果，但是并不是所有的品種都適合采取招議標方法來進行。

二、改進和完善企業采購成本控制策略

（一）制定合理的采購計劃，優化采購流程

企業根據客戶的需求和生產特性，合理制定各項品種的采購計劃，預測所需物品的數量和時間，確保物品的及時供應，減少庫存，降低庫存費用。業務流程運作效率的高低會對企業競爭力產生直接的影響，企業中商品采購成本在總成本中所占比例較高，因此受到的影響相對也較大。一般情況下，傳統的采購業務流程是客戶根據自身生產計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制商品采購計劃，經過公司管理部門和領導班子審批后，才能向供應商下達訂單。

（二）擴大采購范圍，規范供應商管理

強化供應商的管理是基于從長期角度來降低采購成本的理念，在物資采購管理中應該注重貫穿供應商管理的思想，即把對供應商的管理納入到整個物資采購管理中來。這樣，既可以通過長期的合作獲得可靠的物資供應和質量保證，又可以在周期長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低物資采購成本有很大的好處。

建立供應商管理制度，規范供應商管理。建立公開、公正、透明的供應商進出機制，明確采購業務中供應商的引進、使用和退出、評價管理，以及潛在供應商的管理。同時對公司的正式供應商要建立檔案，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能過關歸檔。企業的采購必須在已歸檔的供應商中選擇，供應商檔案應定期更新，并派專人管理。將合作供應商按照采購計劃量大小及物資種類劃分為：重要物資供應商，即企業需求量較大、物資價值較高，對企業生產運作影響較大的物資供應商。一般物資供應商，即價值不高、種類繁多、且易采購的物資供應商。瓶頸物資供應商，即企業設備專用件、定發件、設備配套件和非標加工件及特殊物資的供應商。

（三）規范健全采購管理制度，建立分析和考評體系

建立、完善相關采購制度，作好采購成本控制的基礎工作。不僅能規范企業的采購活動、提高效率，還能預防采購人員的不良行為。采購制度規定物料采購的計劃、授權人的權限、商品采購的流程、相關部門的責任和關系、各種材料采購的規定和方法、報價和價格審批等。把采購成本控制納入到員工績效管理考核中。在采購成本控制上專門設立成本下降率指標，即對應各業務崗位所負責范圍的所有品種設定標準成本，月度核算當月所有品種的實際采購成本進行比較計算成本下降率在月度績效考核中，將成本下降率指標作為一項核心指標，來引導崗位對采購成本的控制。

（四）合理選擇采購成本控制方法

以不同定價方式牽制供應商。在定價方式上進行創新，根據不同備件品種，分別采取階段性定價、一單一議和定渠道不定價格等多種合作方式。加強渠道開發。深入分析各企業備件業務需求特點，對標準不明確的品種，與企業對接完善標準，使之具有通用性，從而擴大渠道選擇范圍，以便引入競爭控制采購成本;對單渠道或企業指定品牌廠家的品種，積極尋找替代品;對企業采購量大的品種，詢價、比價供應商數量必須在三家以上，控制采購成本。把握商品采購價格變動的時機。商品采購價格會經常隨著季節變化、市場供求情況而變動，因此，采購人員應隨時注意價格變動的規律，把握好采購時機和采購數量，會給企業帶來很大的經濟效益。通過付款條件的選擇來降低采購成本。建立企業資金使用制度，凡是牽涉到資金的使用，都有必要建立起一套嚴格的規章制度。資金的領取、審核、審批、使用，一般要規定具體的權限范圍、審核審批制度等。對于貨款的支付，要根據對方的信用程度，具體的風險情況進行穩妥的處理。一般貨款的支付，要等到貨物到手檢驗合格后，再付全部貨款。選擇信譽佳的供應商并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。

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