淺析信息時代下檔案管理工作的創新

李艷華

摘要：實現高中學校檔案管理的信息化，是當下高中檔案管理的重要改革舉措。當下高中檔案管理工作比較滯后，還沒有完全實現信息化和數字化管理，普遍存在管理水平不高及檔案基礎建設進程緩慢問，不利于挖掘檔案信息資源。本文針對高中檔案管理工作現狀，探究如何在信息時代下促進檔案管理工作的創新，建立新的檔案管理模式，將信息技術和數字技術應用到檔案管理，以優化高中學校檔案管理效率。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新

信息時代下檔案管理主要是實現檔案資源的采集整理及保存，并且提供相應的檔案信息服務。然而，現如今高中學校檔案管理存在管理效率低下及基礎建設不足等問題，不利于檔案信息的多元化采集和分析，檔案信息資源利用率也比較低。所以，檔案管理人員，不僅要在信息時代下加快高中信息檔案管理的數字化和現代化建設，改變以往傳統管理模式，將數字信息技術及現代管理理念引入到檔案管理中，而且要充分利用現代信息技術的優勢，實現檔案管理的網絡化和數字化，提升檔案管理的效率及準確性。

1信息時代下高中檔案管理工作現狀

高中檔案信息管理所存在的問題主要是有兩點，一是缺乏信息技術支持，二是檔案利用效率低。高中檔案管理工作滯后性明顯，是因為現如今高中檔案管理沒有意識到現代信息技術優勢，在檔案管理中沒有應用現代信息技術，依舊沿用傳統的管理方式，導致實體檔案數量過于龐大，缺乏檔案數字化數據，不僅造成珍貴的檔案信息流失，而且占用了大量的儲存面積，檔案管理的投入成本與效率不成正比。且高中檔案管理工作的滯后性，體現在管理效率中，由于管理方式及管理技術都沒有更新，不僅無法為高中教育發展提供信息服務，還導致管理效率低下，沒有很好的利用現有的檔案信息資源，造成了信息資源的流失。更為顯著的是，高中檔案致信息流通效率低下，特別是紙質化檔案管理很容易丟失及損毀[1]。

檔案信息化服務理念缺失。高中檔案管理目前局限于收集好信息，缺乏對信息利用及信息服務的認識，沒有將檔案管理與高中教育管理聯系在一起，以致于信息服務意識薄弱。多數領導及上級部門對高中檔案管理工作缺乏認識，認為檔案管理就是將信息整理成檔案并保存起來，檔案信息化建設就是單純的將檔案紙質信息，轉變為數字信息，沒有意識到檔案信息服務的價值。且現如今高中學校多數都缺乏完善的信息化基礎設備，導致很多有價值的電子文件，丟失后無法找回。

網絡技術及數字技術的利用效率較低。高中檔案管理中，沒有專門的檔案管理系統軟件進行檔案管理操作。特別是數字化工作的滯后導致高中缺乏完善的檔案數據庫，查找檔案信息的手段也比較落后，根本沒有辦法滿足高中教育現代化管理的要求[2]。

2信息時代下檔案管理工作創新的有效路徑

信息時代下的檔案管理不同于傳統，要求檔案管理工作聯系時代發展，現代信息技術應用到檔案管理過程中，專門針對高中學校校教育發展對檔案信息資源的要求，實現檔案管理的統一規劃及標準化建設，在進行檔案信息資源采集整理及保存的同時，更要為高中教育提供檔案信息服務，實現檔案信息的數字化共享，確保能夠快速的查找檔案信息資源，便于教師了解檔案信息內容。因此，為提升檔案管理的工作效率，創新檔案管理模式，信息時代下高中學校檔案管理人員，應該加強對檔案管理信息化的認識，進一步將信息技術和管理理念用到檔案實際管理中，實現高中檔案管理的數字化及網絡化發展。

第一，要實現檔案管理體制的創新，建立檔案信息共享平臺。體制革新的重點，在于完善高中檔案管理制度，實現對檔案的統一管理，建立檔案信息化管理制度，讓檔案管理能與信息技術結合起來，以提升管理力度及檔案使用的便利性。高中檔案管理制度要保證各部門能統一將檔案信息錄入到管理系統或是傳達到檔案室中進行統一管理，實現技術操作的規范化。檔案信息資源共享平臺的建設，一是完善高中檔案基礎設施建設，完善檔案信息化管理的軟硬件配置，做好檔案信息資源共享的設備配置工作。二是要明確檔案管理的內容及范圍，統一檔案管理工作流程，形成統一的檔案管理標準，建立規范的檔案系統工程，保證檔案信息資共享渠道的通暢。三則是要利用互聯網+思維，專門建立高中檔案數據資源庫，并將檢索頁面設置在內部信息系統中，通過微信、賬號或是QQ登錄進行驗證，為教師開放檔案檢索權限，便于教師獲取檔案信息，享受檔案信息服務[3]。

第二，及時引進大數據技術，打造優良的檔案管理隊伍。將大數據技術應用到高中檔案管理工作中，旨在展現現代信息技術的優勢，通過大數據技術深入挖掘檔案信息價值，解決繁雜信息無法處理等問題，將其作為檔案信息價值的挖掘工具，有利于提升檔案信息利用效率。大數據技術在檢索系統中的應用，不僅能將檔案數據信息庫與檢索系統聯系起來，實現檔案數據庫的網絡開發及分布式呈現，還能進一步提升檢索效果，達到信息檢索操作便捷快速化的建設目標。引入現代信息技術后，就應該提升檔案管理人員的信息素養，確保管理人員能與檔案管理技術及理念一樣，與時俱進。高中檔案管理人員也要順應時代發展潮流，意識到現代信息技術的應用優勢，并提升自身的軟硬件使用能力，增強自身的互聯網思維，進一步實現檔案管理環節的創新，為檔案管理信息化發展奠定基礎。建立專業化的檔案管理隊伍，高中應該定期派遣管理人員進修，組織管理人員學習計算今草組及檔案管理軟件操作，增強其信息素養。這樣不僅能節省軟件運維成本，還能提升管理效率，實現檔案管理工作質的飛躍[4]。

結語

綜上所述，當下高中學校檔案管理工作效率低下，檔案管理人員還需要改進現有的檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設，將新的技術及管理理念引入到檔案管理中，以滿足學校現代化教育管理的要求。

參考文獻：

[1]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界（理論版），2012 （10）：78-79.

[2]徐雯.淺析信息時代下檔案管理工作的創新措施[J].江西電力，2019，43 （05）：43-44.

[3]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創新發展[J].赤子（上中旬），2015 （01）：150.

[4]陸芳.基于數字技術發展背景探究高中學校檔案工作信息化管理模式[J].辦公室業務，2013 （19）：168-169.