“放管服”形勢下的檔案管理工作研究

摘要：行政部門的工作目前在逐步推行“放管服”工作制度，取得了良好的使用效果，要求檔案管理工作要經過升級，提高管理精度和效率。基于對當前檔案管理工作形式和方法的分析，本文指出了檔案管理工作和“放管服”工作理念的不匹配范圍，并提出工作的改革方法，提高新時期的檔案管理水平。

關鍵詞：“放管服”工作形勢;檔案管理;工作對接

引言：

“放管服”工作形式是指簡政放權、放管結合和優化服務，區別于傳統的行政工作模式，新的工作方式讓各級行政部門都可以參與管理工作，降低了服務的準入門檻。對于生成的各式檔案，要做好工作上的交接，通過專業工作渠道提高各個部門對接水平，然而當前的工作中存在一定的缺陷。

一、“放管服”背景下的檔案管理工作現狀

（一）管理思路問題

“放管服”工作思想降低了行政工作的準入門檻，這一工作形式必然導致生成的檔案量大幅度提高，傳統管理工作過程由于檔案系統只需要做好單位內部的收集、存儲和傳遞工作，工作思路僵化。而新的工作體系中，事實上建成了工作單位的高度競爭體系，不同單位可能對同類型工作形成不同的檔案，要提高檔案管理水平，上級工作部門和下級部門要共同參與檔案管理體系。目前的問題在于，“放管服”工作制度處于摸索階段，檔案管理思路自然難以在目前立即轉變。

（二）管理路徑問題

管理路徑要建成多工作支路匯集到工作干路工作形式，方可采用新的管理路徑提高管理效率。就實際的作用方法上來看，工作支路是各個下級工作單位在實際工作中形成的檔案管理路徑，包括人事管理檔案、各類項目的立項檔案、工作內容記錄檔案等，上級單位有權收集和分析檔案中的內容，了解所有的單位實際工作水平，從而構成了檔案管理中的干路體系[1]。目前的問題在于，未能形成具備極高科學水平的管理制度，同時無論是同一層級的部門還是上級部門之間的管理路徑對接效果較差。

（三）跟蹤體系問題

檔案管理工作有極高的推行價值，新工作制度采用過程要建成相應的追蹤工作制度，分析經過一段工作時間之后是否出現了新的工作問題[2]。目前的缺陷是，工作路徑存在建設缺陷，同時工作思想轉變效率過低，工作管理制度自然難以投入實際的分析過程。比如工作人員的素質提升過程，當前雖然開始注重人員素質的考核工作，但是缺乏后續的長期監管以及懲戒舉措，使得限制性管理條款成為了一紙空文。

二、“放管服”背景下的檔案管理工作升級方法

（一）管理思路革新

“放管服”工作理念下，生成的檔案量必然會大幅度增加，傳統的檔案管理模式已經不能適應新時期的管理需求，為此創建的管理思路是以新型技術為主干在，以管理制度為枝葉的管理思想。

新型技術包括信息化系統、云計算技術和大數據技術，其中信息化技術實施一方面建成同級別單位之間的網絡橫向連接機制，另一方面形成上下級別單位之間的挽留過縱向連接制度。其中上級部門的信息化系統要有更大的檔案存儲空間，同時防火墻的建設要處于高重視狀態，以提高管理水平。同級別部門之間的網絡連接要具備可替換和可調整狀態，這類單位并非需要一直銜接，根據工作任務和工作要求，建立臨時性的連接體系即可。

對于云計算技術和大數據技術，一些管理項目和工作任務要廣泛收集市場信息、規章制度信息、從業者個人信息，該過程要借助大數據技術從互聯網中收集數據[3]。云計算技術一方面借助已經建成的工作管理模型處理所有獲取的數據，另一方面建成云計算存儲平臺，把形成的檔案碎片化處理后存儲到不同的網絡節點上，提高了檔案的安全管理程度。

（二）管理路徑升級

管理路徑的升級要形成支路+干路的管理體系，其中建成的各個支路是工作檔案本身形成的管理路徑，可以在不違反原則的基礎上具有較高的個性化程度。比如某行政單位的管理檔案包括工程項目的審批檔案、人事檔案、績效檔案等，其中項目審批檔案要經過多個工作部門的討論，檔案管理部門要和各個部門交流，核對是否存在手續造假等問題，不存在違規現象并且手續完整的情況下，把這類檔案存儲到專用的數據庫中。對于人事、績效等檔案，要將其配置到單位人事制度管理的專用數據庫，并且這類檔案只可讀取不可修改，并配置人員調閱權限。

干路管理系統是上級管理部門建成的管理路徑，其本身具有最高權限，可以隨時訪問下級部門的數據庫中檔案[4]。為了防止出現檔案篡改問題，所有的工作部門都只具備檔案讀取權限。

（三）工作體系完善

工作體系完善的核心任務是建成追蹤管理制度，包括新型管理制度科學度跟蹤、工作人員素養跟蹤、管理投入成本跟蹤、管理體系升級余量跟蹤，優先級是管理制度科學度>成本管理水平>人員素養>體系升級余量[5]。其中管理制度的科學度分析的內容有新工作系統對于檔案管理工作效率的提高水平、所有檔案的安全防護水平等項目，當發現某一實際管理參數不符合管理系統的升級期望，則采用戴明環思想找到新型管理體系中存在的問題，并在新方案提出之后把這一新型管理制度納入新的管理制度中，以提高這一系統的作用水準。后續通過持續性跟蹤逐漸逼近工作期望，從而讓這一系統的運行水平提升，對于其余需要投入管理的項目，要詳細總結當前工作制度中的問題。

結論：

綜上所述，“放管服”形勢下檔案管理工作存在缺陷，包括管理體系不完善、管理路徑不銜接和管理思路老舊，降低了這一技術體系的作用水平。解決這些問題的方法包括采用新型管理技術、協調管理工作缺陷、升級所有管理制度等，讓檔案管理工作質量符合期望。

參考文獻：

[1]張曉楠.淺析“放管服”形勢下的檔案管理工作[J].辦公室業務，2019 （22）：126+128.

[2]姚遠.“放管服”形勢下項目立項檔案管理初探[J].辦公室業務，2019 （11）：91.

[3]成雪東.企業檔案管理與創新研究[J].辦公室業務，2019 （22）：154+168.

[4]范榮.信息化背景下如何優化事業單位文書檔案管理[J].辦公室業務，2019 （22）：130.

[5]翟季，欒天浩，孫祎龍.如何做好新舊會計檔案管理辦法的銜接[J].黑龍江檔案，2018 （03）：86.

作者簡介：包樹海（1978.11-）男，民族：蒙古，籍貫：內蒙古科爾沁右翼中旗，學歷：大學專科，職稱：初級官員，研究方向：中級檔案管理員。