信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理

王淑華

摘 要：在信息化背景下，通過信息管理方式可以為行政事業(yè)單位的科學(xué)人力資源管理提供有力支撐。基于此，本文主要分析信息化背景下，行政事業(yè)單位科學(xué)檔案管理的必要性，提高行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理水平，提高檔案管理的實(shí)際效率，探討管理過程中存在的問題，分析優(yōu)化管理的實(shí)際對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 行政事業(yè)單位 檔案管理 科學(xué)化建設(shè)

中圖分類號(hào)：D-035文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）02-00-01

引言

行政事業(yè)單位的檔案當(dāng)中，記錄著與國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、建設(shè)相關(guān)的一些關(guān)鍵信息，對(duì)于國(guó)家的歷史以及未來的發(fā)展，都具有非常重要的影響，因而在信息化的背景之下，通過這種數(shù)字化、技術(shù)化、科學(xué)化的管理方式，對(duì)于行政的按工作進(jìn)行全面的梳理，可以顯著提高檔案管理的效率以及檔案管理的科學(xué)性。

一、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化科學(xué)管理的意義

我國(guó)在最新的發(fā)展綱要當(dāng)中已經(jīng)指出，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)單位檔案的科學(xué)化管理，強(qiáng)化信息化技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，推行信息化科學(xué)管理方式，適應(yīng)國(guó)家未來發(fā)展的需求，開展更加有序的細(xì)節(jié)管理。因而檔案管理工作要應(yīng)用科學(xué)化技術(shù)，對(duì)于檔案工作的管理性，服務(wù)性，政治性進(jìn)行全面的梳理，從提高檔案科學(xué)管理水平入手，加快檔案技術(shù)化建設(shè)。這符合國(guó)家的未來發(fā)展趨勢(shì)，也是保障行政事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，可以促進(jìn)行政事業(yè)單位的深化改革[1]。

二、行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理的問題。

從目前的管理流程和管理實(shí)際效果可以看出：1.很多行政事業(yè)單位對(duì)于檔案的科學(xué)化管理工作仍然缺乏足夠的重視;2.一些單位由于資金的限制導(dǎo)致檔案科學(xué)管理的現(xiàn)代化水平不高;3.很多單位沒有建立起科學(xué)的管理制度;4.檔案工作的實(shí)際管理人員水平也比較低，很多人員無法掌握信息化的技術(shù)水平，來進(jìn)行科學(xué)的檔案控制，這就影響了檔案實(shí)際管理工作的有效性。

在未來，要針對(duì)這些問題進(jìn)行專項(xiàng)化建設(shè)，不斷提高檔案的實(shí)際科學(xué)化建設(shè)水平，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展[2]。

三、提高行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的路徑

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

我國(guó)目前行政事業(yè)單位對(duì)于檔案工作的重視程度不足，要根據(jù)我國(guó)的未來發(fā)展需求，站在戰(zhàn)略的角度，學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國(guó)家的相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，建立起數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。單位的管理人員要從管理層級(jí)入手，進(jìn)行全面的組織與學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，尤其是充分整合檔案管理工作當(dāng)中的一些數(shù)據(jù)資料等等，作為其未來發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中的重要支撐。對(duì)于檔案管理工作涉及到的諸多內(nèi)容進(jìn)行細(xì)節(jié)分析，從而全面提高檔案管理的實(shí)際效果。

2.強(qiáng)化資金投入

一些行政事業(yè)單位的管理人員認(rèn)為，檔案管理工作不需要投入過多的資金，這會(huì)顯著造成單位管理成本的上升，形成資源的浪費(fèi)以及人員的浪費(fèi)等等。因而很多檔案企業(yè)都沒有運(yùn)用信息化的管理工具、管理設(shè)備，進(jìn)行數(shù)字化的檔案錄入。

在未來的發(fā)展過程當(dāng)中，行政事業(yè)單位的管理人員要扭轉(zhuǎn)思路，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)技術(shù)投入、資金支持對(duì)于信息化管理工作的支撐作用：一方面，投入新的設(shè)備，滿足現(xiàn)代化的檔案工作需求，替代傳統(tǒng)的熟悉檔案管理方式，避免紙質(zhì)檔案對(duì)于信息的錄入造成負(fù)面的影響，或者造成信息的更改等等，影響信息的真實(shí)性。另一方面，還要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的資金支持，鼓勵(lì)其向外看，去參加社會(huì)組織的培訓(xùn)以及技能鍛煉等等，不斷提高實(shí)際的數(shù)字化管理水平。

3.促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

（1）整合工作流程

進(jìn)入到新世代以來，越來越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)被引入到了事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，但是很多單位對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)并沒有提起足夠的重視，也沒有人員熟練地使用該技術(shù)和設(shè)備，這就造成目前事業(yè)單位的設(shè)備利用水平現(xiàn)代化管理水平比較低。

為了解決這些問題，第一，事業(yè)單位的管理人員要從檔案管理的流程入手，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)的設(shè)置，設(shè)立專門的信息化管理部門，增強(qiáng)整個(gè)的安管理工作的系統(tǒng)性，避免盲目工作、隨意工作，造成的按管理缺乏科學(xué)組織。第二，要用大數(shù)據(jù)技術(shù)，尤其是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)整合技術(shù)、數(shù)據(jù)錄入技術(shù)、數(shù)據(jù)可視化技術(shù)等等，對(duì)于檔案資料進(jìn)行深入的開發(fā)與利用，避免由于缺乏數(shù)據(jù)支撐，影響工作人員對(duì)于大數(shù)據(jù)利用的認(rèn)識(shí)，全面提高黨的數(shù)據(jù)利用的現(xiàn)代化水平。

（2）健全檔案管理制度

行政事業(yè)單位要從制度入手，強(qiáng)化各個(gè)部門工作人員的工作效率，提高其對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度，不斷完善體系，加強(qiáng)流程建設(shè)，豐富管理內(nèi)容，避免形式化的檔案管理工作，影響工作人員的積極性。一方面，在設(shè)立部門的過程當(dāng)中，要加強(qiáng)監(jiān)管部門的工作管理職能，使得感管理工作受到全方位的監(jiān)督管理與控制。另一方面，行政事業(yè)單位的管理人員要從自身的意識(shí)入手，強(qiáng)化對(duì)于檔案工作單位工作人員的重視，避免刻板印象，鼓勵(lì)檔案管理人員在平凡的工作當(dāng)中創(chuàng)造出新的價(jià)值，提高其工作的積極性和工作的熱情。

4.對(duì)工作人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)

只有全面提高工作人員的工作效率，配備專業(yè)的檔案管理人員，滿足信息化的管理要求，提高其綜合管理素質(zhì)，才能夠不斷提高行政事業(yè)單位的實(shí)際管理科學(xué)性。

因而，檔案管理人員要提高自身意識(shí)，適應(yīng)工作發(fā)展的未來需求，熟練掌握信息化的操作設(shè)備，接受新鮮的事物，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，在自己平凡的崗位上不斷進(jìn)行專業(yè)化學(xué)習(xí)，參加專業(yè)化培訓(xùn)，提高自己的信息化認(rèn)識(shí)以及信息化管理水平。行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)于檔案工作人員的網(wǎng)絡(luò)化支持，增加設(shè)備的投入，增加技術(shù)的投入，使得檔案管理工作人員可以在工作崗位上，相互交流經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)，獲得新的知識(shí)。

結(jié)論

綜上所述，行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化建設(shè)勢(shì)在必行，符合國(guó)家的未來發(fā)展需求，也可以顯著提高行政事業(yè)單位的管理水平。從本文的分析可知，研究行政事業(yè)單位的科學(xué)化檔案管理，有利于我們從問題的角度看待目前發(fā)展過程當(dāng)中存在的不足。因而我們要加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，建設(shè)完善的檔案制度，促進(jìn)人員培訓(xùn)，提高事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]沈艷紅.芻議建筑工程檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)路徑[J].建材與裝飾，2019（18）：185-186.

[2]王佳音.試論提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].內(nèi)蒙古水利，2019（05）：79-80.