檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

王娜

摘 要：在職業(yè)技術學院發(fā)展建設過程中，檔案信息化建設是一項非常重要的內容，對提高職業(yè)技術學院的管理質量，提高檔案管理有效性，具有積極的作用。本文對檔案管理信息化建設存在的問題和解決措施進行深入的分析研究，并結合實際提出合理的建議，為推進職業(yè)技術學院檔案管理的信息化發(fā)展，發(fā)揮積極的作用。

關鍵詞：檔案管理 信息化 問題 解決措施

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

隨著計算機技術的廣泛應用，信息化已成為整個社會發(fā)展的必然趨勢。職業(yè)技術學院在發(fā)展過程中，也要注意加強檔案信息化管理的建設，這是職業(yè)技術學院檔案管理發(fā)展必然會經歷的環(huán)節(jié)。

一、當前職業(yè)技術學院檔案管理信息化建設存在的主要問題

職業(yè)技術學院檔案管理信息化建設的目標是實現(xiàn)對檔案信息的合理配制，從而為教學工作提供支持和服務，有效提高職業(yè)技術學生的教學質量。此外，職業(yè)技術學生的檔案管理工作是社會檔案管理體系的重要組成部分，加強職業(yè)技術學院的檔案管理信息化建設，對推動整個社會的檔案管理信息化發(fā)展，具有積極的實踐意義。

1.檔案管理觀念較為滯后

目前，部分職業(yè)技術學院的檔案管理觀念較為落后，沒有充分認識到檔案的重要價值，也沒有重視檔案管理工作。檔案管理對職業(yè)技術學生教學、學樣管理、學校發(fā)展等都具有極為重要的影響，但很多職業(yè)技術學院都沒有認識這一點，在學校建設過程中，沒有針對檔案管理方面進行系統(tǒng)的建設，導致檔案管理理念、管理模式和方法等等，都較為落后。

2.檔案信息化管理技術水平較為落后

在大部分發(fā)職業(yè)技術學院中，對于檔案管理仍在采用傳統(tǒng)的管理方法，其管理技術水平較為落后。雖然部分職業(yè)技術學院引進了現(xiàn)代化檔案管理技術，但僅在部分管理環(huán)節(jié)引入了現(xiàn)代化檔案管理技術，并沒有全面的應用先進技術對檔案實施管理。此外，對于檔案信息的應用和共享方面較為落后，沒有實現(xiàn)學校之間、學校與行政單位之間以及學校與社會之間的檔案信息網(wǎng)絡化共享。因此，當前對于檔案信息化管理技術的應用仍較為單一和落后[1]。

3.檔案管理人員的專業(yè)素質水平較低

要加強檔案管理信息化建設，離不開專業(yè)技術人員的支持。但在職業(yè)技術學院的檔案管理工作中，嚴重缺乏檔案管理專業(yè)人才。現(xiàn)有的檔案管理人員對于計算機、網(wǎng)絡、通讀等技術的掌握水平不高，應用不夠熟練，嚴重影響了檔案管理信息化的實施和應用。由于對檔案管理不夠重視，沒有對其進行人才優(yōu)化配置，導致檔案管理人員普遍年紀較大，人員結構嚴重不合理。

4.對檔案的利用效率較為低下

在職業(yè)技術學院檔案管理中，只重檔案信息收集、整理和存檔，不重視應用的現(xiàn)象非常普及。特別是在檔案共享、數(shù)據(jù)庫建設等方面，沒有對其重要價值進行正確的認識，嚴重阻礙了檔案管理的信息化發(fā)展。

5.無法有效保障檔案信息安全

隨著整個社會的信息化發(fā)展，職業(yè)技術學院的檔案管理也受到了影響，正處于傳統(tǒng)管理模式向著現(xiàn)代化管理模式轉化，兩者共存的狀態(tài)。在這種情況下，如果沒有重視檔案管理信息化建設過程中的安全問題，很可能會受到網(wǎng)絡攻擊和電腦病毒的影響，造成檔案信息泄漏，嚴重危害檔案信息安全。

二、加強職業(yè)技術學院檔案管理信息化建設的主要措施

1.建立檔案管理信息化平臺

要真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設，首先職業(yè)技術學院必須要充分重視檔案管理信息化建設，正確認識其重要價值。同時要加強檔案管理信息化建設力度，建立完善的檔案管理信息化平臺。學院應結合自身的實際情況以及檔案管理信息化建設需求，購置數(shù)據(jù)庫服務器、信息錄入設備、管理軟件等等，為實施檔案管理信息化準備好硬件條件。需要注意，在檔案管理信息化建設過程中，其重點就是建設數(shù)據(jù)庫，這是存儲檔案信息的重要媒介，也是實現(xiàn)檔案信息共享的重要基礎，對檔案信息化建設擔負著重要的核心和主體作用。

此外，還要加強網(wǎng)絡建設，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的重點內容之一。特別要做好校園網(wǎng)和案檔數(shù)據(jù)庫服務之間的連接，強化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡的重要作用，聯(lián)合數(shù)據(jù)庫有效實現(xiàn)檔案信息的共享，從而使檔案信息的服務功能能夠充分發(fā)揮出來[2]。

2.建立完善的檔案管理制度

要有效建設檔案管理信息化，就必須要根據(jù)國家相關法律法規(guī)的要求，制定完善的檔案管理制度，包括對其信息化建設的規(guī)劃方案等等，從而保證職業(yè)技術學生檔案管理信息化建設的規(guī)范化發(fā)展，促進檔案管理能夠為學院、為社會的發(fā)展進步提供重要的檔案信息服務。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理信息化建設過程中，人才是重要因素。因此，職業(yè)技術學院一方面要引進專業(yè)檔案管理人才，另一方面要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)技術培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。除此之外，必須要對檔案管理人員結構進行有效的優(yōu)化調整，建設一只具有高素質的專業(yè)化檔案管理團隊，為推進檔案管理的信息化發(fā)展，奠定重要的人才基礎。

4.加強檔案信息安全防護建設

在檔案管理信息化建設過程中，做好檔案信息安全防護工作是重中之重，這也是保證檔案管理信息化的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來的重要前提條件。要做好檔案信息安全防護，首先職業(yè)技術學院必須要在安全設施方面加大投入力度，包括引進安全技術和設計，應用安全軟件等等，從而有效保防檔案信息安全，避免發(fā)生檔案信息泄漏問題。

此外，必須要建立完善的檔案信息安全管理制度，針對檔案管理信息化的全過程，對每一個環(huán)境都要制定有效的信息安全管理制度，并依照制度實施嚴格的安全管理，有效保證檔案信息安全，保證檔案管理信息化發(fā)展，使檔案信息能夠被充分利用，為推進職業(yè)技術學院和社會經濟的發(fā)展建設，發(fā)揮積極的作用[3]。

結語

職業(yè)技術學院加快檔案管理信息化建設，能夠有效提高檔案信息利用效率，從而為做好職業(yè)技術學院管理工作，起到重要的促進作用;對推動職業(yè)技術學院的發(fā)展進步，也具有十分重要的意義。

參考文獻

[1]薩日娜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中國保健營養(yǎng)，2019，29（6）：302.

[2]許金紅.論高職院校檔案信息化的建設和管理[J].信息記錄材料，2019，20（8）：180-181.

[3]王冬至.高職院校學生檔案管理工作信息化建設研究[J].卷宗，2019，9（19）：46.