檔案信息化管理的利用與保密探析

戚晶晶

摘 要：眾所周知，二十一世紀是信息時代，隨著科技的進步，我國各領域逐漸實現了信息化，檔案管理工作也毫不例外。目前，我國已有較多的企業及事業單位機構采取信息化的檔案管理模式，極大的提高了工作效率，越來越多的檔案工作開始采用此模式。因此，筆者將在下文結合自身工作經驗，淺談如何有效進行檔案信息化管理的利用與保密。

關鍵詞：檔案管理 信息化管理 檔案保密 信息化保密

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

引言

計算機技術、網絡技術與通信技術的發展不僅為檔案管理工作人員減少了一定的工作量、提升了工作效率，而且也極大地促進了檔案管理工作的發展。依據客觀事實與馬克思原理可知，檔案管理工作必然走向信息化的發展道路。

一、為何要實現檔案信息化管理的利用與保密建設

實現檔案信息化管理的利用與保密建設不僅是時代發展、社會進步的內在要求，也是國家檔案管理工作實現自身發展的必然選擇。通過運用計算機網絡技術與通信技術實現檔案信息化管理，不僅可以使得檔案管理工作的效率獲得極大的提升，從而節省人力資源，還可以推動檔案管理工作走向規范化。[1]然而，檔案管理的信息涉及了政治、經濟、軍事、文化的方方面面，一旦泄露將造成不可設想的嚴重后果，其保密工作在信息化時代更應得到重視。

二、我國現階段檔案信息化管理的利用與保密建設面臨的難題

1.缺乏專業人才與技術的加持

目前，在我國檔案管理工作中，許多的檔案管理人員缺乏高度的工作意識。同時，由于優秀的信息技術人才缺乏相應的檔案管理工作經驗，我國檔案管理工作就缺乏兼備信息技術與管理經驗的工作人員，在整體上呈現出了缺乏專業人才與技術加持的特點。除此之外，我國現階段對于檔案信息化管理軟件應用的普及率較低，這在一定程度上阻礙了我國檔案信息化管理利用與保密建設進程的推進。

2.相關的工作人員缺乏對檔案管理工作性質的正確認識

受多方面因素的影響，我國目前從事檔案信息化管理工作的人員較少，相關工作人員對于檔案管理工作的性質認識較淺，缺乏正確且深刻的認識，從而導致他們普遍認為檔案管理工作僅僅是為了保存相關的歷史信息，忽略了檔案管理工作的真正目的——為各領域的科學研究、各部門領導的決策及相關的基礎設施建設提供科學的參考信息。因此，在我國現階段的發展中，部分檔案管理工作人員過于重視檔案的歸類與保存工作，忽視了檔案信息的開發與利用。[2]

三、如何實現檔案信息化管理的利用與保密建設

1.應當注重檔案管理工作人員管理意識的增強

由上文的論述可知，我國在建設檔案信息化管理的利用與保密工作中面臨的難題之一即是檔案管理工作人員缺乏高度的管理意識，僅僅注重檔案的歸類與保存工作，忽略了開發與利用。因此，為了實現檔案信息化管理的利用與保密建設，應當注重檔案工作人員管理意識的增強。首先，檔案管理工作人員應當積極轉變觀念，摒棄傳統的工作思想，學習并正確認識檔案信息化管理工作的性質，從而以市場信息為依據，樹立明確的工作目標。其次，相關的領導應當注重制定統一的規范化工作人員管理標準，積極落實工作人員相應的工作責任，加強對檔案管理工作的監督力度，對于表現優異的工作人員給予獎賞，對于工作較為怠慢的工作人員進行批評教育，達到獎賞分明的理想狀態，從而有效激發工作人員的內在動力。另外，檔案管理工作人員應當通過相關的學習活動獲取相應的知識與技能水平提升，從而能夠在實際的工作中結合信息化管理的相關規范利用信息系統開展相應的信息收集、整理、總結、開發利用及資源共享的工作，從整體上提升檔案信息化管理工作的效率。[3]

2.應當注重檔案信息化管理綜合系統的建設，規范其管理

在傳統的檔案管理工作中，往往是由檔案信息管理部門為他方直接提供所需信息。然而，隨著檔案管理工組的信息化，檔案管理工作內部工作分配發生了較大的變化，檔案信息管理部門逐漸轉為選擇信息方。這就要求檔案管理人員應當能夠利用相關的信息系統從繁雜的檔案信息中快速提取所需信息并對其進行歸納總結分析，從而有效提升檔案管理工作的規范性與科學性，進一步完善檔案信息化管理的利用與保密工作。因此，為了達到此理想狀態，檔案管理部門應當注重檔案信息化管理計算機綜合系統的建設，增強其管理的規范性。

3.應當增強檔案管理工作人員的信息化管理保密意識

實現檔案信息化管理的利用與保密建設不僅需要檔案管理人員積極轉變觀念，正確認識檔案管理工作的性質與重要性，還需要注重檔案信息化管理保密意識的增強。無論是在過去還是現在的發展中，檔案管理都涉及了我國各領域發展的歷史信息與記錄，一旦泄露將導致不堪設想的慘痛后果，其保密工作不容小覷。同時，由于二十一世紀是信息時代，信息技術的應用使得檔案管理工作更加高效、規范、科學、完善，但也在一定程度上提高了檔案信息泄漏的風險。因此，為了使愛你檔案信息化管理的利用與保密建設，防治不法分子對于檔案信息的竊取，檔案工作人員應當在增強自身檔案信息化管理保密意識的同時通過不斷的學習與培訓加強自身的信息安全技能訓練，提升信息安全保密技能水平。另外，檔案管理人員還應當通過總結日常的工作經驗尋找加強安全管理的方法，從而在日常的檔案管理工作中不斷實踐、改善方法。[4]

結語

綜上所述，實現檔案信息化管理的利用與保密建設是順應時代發展的必然選擇，也是促進我國檔案信息化管理進步的高效途徑。因此，為了有效實現檔案信息化管理的利用與保密建設，檔案管理工作人員應當積極轉變觀念，正確認識檔案管理工作的性質，增強檔案管理意識與安全保密意識，構建綜合信息化管理體系。

參考文獻

[1]馬麗穎.檔案信息化建設的現狀、問題與對策分析[J].才智，2019（24）.

[2]姚廣旭.淺談新時代背景下檔案的信息化建設[J].機電兵船檔案，2019（4）.

[3]翟鵬.檔案信息化建設的現實需求和理論路徑[J].現代信息科技，2019，3（14）.

[4]陳軍.大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策[J].通訊世界，2019，26（7）.