淺談住房公積金檔案管理

李沁娟

摘 要：住房公積金檔案是公積金的經辦單位在辦理住房公積金業務活動過程中的真實記錄，主要包含了住房公積金的繳存、提取以及個人住房公積金利用等方面的內容。伴隨著住房公積金的增長，住房公積金檔案的數量也相應的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產生了不少的問題。

關鍵詞：住房公積金檔案 檔案管理 留存材料

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

住房公積金檔案是隨著住房公積金的出現而產生的，其檔案管理是一項集專業性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，是住房公積金管理工作的核心。隨著住房公積金數量的增加，檔案數量也在與日俱增， 面對新形勢，加強住房公積金檔案管理，是當前住房公積金管理工作面臨的一個重要問題。

一、住房公積金檔案工作基本情況

住房公積金檔案是住房公積金管理機構是繳存利用過程中形成的文件材料，是單位繳存職工住房公積金賬戶設立、繳存、提取、使用、基數調整、匯繳變更清冊、轉移、貸 款、封存、注銷、調入憑證、公積金中心的回執單等活動中形成的具有參考的有利用價值的原始記錄。它保留著當事人的真跡，具備法律效應，是防范和化解公積金檔案利用的有效憑證，當發生法律糾紛時，住房公積金檔案可作為當事人憑據，采取相應措施，從而將風險降到最低。為繳存人的切身利益提供保障。住房公積金每筆業務的記載都與繳存公積金的職工的利益息息相關，隨著住房公積金數量的增加，其檔案數量急劇上升，內容更加豐富。加強新形式下的住房公積金檔案管理不僅是當前檔案規范化管理的需要，也是做好各項工作的基礎。

二、目前住房公積金檔案管理存在的問題

1.思想認識不夠深

檔案管理方面普遍存在思想不夠重視的問題，淡化政策性優勢，防范意識不強，執行不夠嚴，且檔案管理人員大都是臨時安排的，在檔案管理部門一般都是兼職，對檔案管理的相關理論認識不深，缺乏工作經驗。

2.檔案基礎設施不完善

辦公設施與所承擔的管理職責差距較大，沒有專門的公積金檔案柜，檔案管理設備簡陋，設備無法規范，檔案庫房無法保證，遺失、損壞的可能性極大，不僅難以保證其檔案的安全性和準確性，且由于缺乏專門的門類統一集中保管，目前很多資料或凌亂或未收集起來，放在各自的經辦人員手中，也導致了資料查詢的困難。

3.檔案管理制度不健全

公積材料要新增檔案門類，針對住房公積金檔案管理還未制定出一個管理制度或辦法。由于現行的“分散式”保存理念，檔案資料過度膨脹，大量的紙質檔案占據空間，既增加了成本，又增加了工作量，限制了住房公積金檔案資源的利用和共享，造成檔案管理質量的低下。

4.檔案管理人員的綜合素質有待提高

隨著公積金檔案管理工作的業務增大，導致工作人員匱乏的現象發生，因此，有一些管理人員是兼職人員，在專業知識方面很匱乏，在實際檔案管理工作中也只能做一些日常的工作，對于計算機技術與一些專業技能知識并不了解，這會嚴重影響到檔案部門的工作效率。還有一個原因，有些地方的檔案管理人員文化程度不達標，知識面比較窄，思想與管理水平已經嚴重落伍，接受培訓的機會也比較少，這一系列的原因都已經成為檔案管理工作混亂的根源。

三、加強住房公積金檔案管理的對策

1.加強住房公積金檔案管理制度建設

要制定一套時效性強，標準程度高的制度規定。公積金管理部門，要結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》中有關檔案管理的要求，并結合不同類別的公積金檔案內容特點特定合適的檔案管理制度，為檔案管理建立可以遵照執行的規范化制度，確保檔案管理的規范化、制度化。

2.規范住房公積金檔案歸檔管理

住房公積金檔案管理，要嚴格依照檔案管理規定，提升管理的合規性和程序性。對不同業務各類的檔案，要建立不同形式的檔案管理工作流程。在涉及到需要監督管理的，應該將檔案管理人員進行崗位分離。

3.加大投入，完善硬件設施

公積金檔案管理單位要投入資金，購置檔案柜，配備恒溫恒濕設備、聲像檔案柜，在原有檔案庫房基礎上，專門打造一個標準數字化檔案查閱室，將所有檔案目錄均錄入數字化管理系統。對其工作人員進行培訓，努力提升檔案人員的業務素質、服務水平和服務質量。

4.做好保密工作

對于住房公積的檔案管理，一定要提升檔案管理人員的保密意識。做好檔案的保密工作，不能發生泄露職工信息的事件。本人或受委托人查閱、復印、調取檔案的，必須攜帶身份證，委托人須出示委托書，方可進行查閱、復印和調取。除紀檢、監察、審計等有關部門依法詢問檔案內容外，任何人不行私自向外泄露住房公積檔案信息，也不得在單位內部與其他人員談論有關檔案的具體內容，違者要追究相關責任人的責任。

5.規范檔案管理人員管理，加強檔案管理知識學習培訓

加強住房公積金檔案管理人員職業道德教育和業務學習，規范檔案管理人員職責，提高住房公積金檔案內容的真實性、準確性、完善性和規范性。加強和改進新形勢下檔案工作進一步提高住房公積金檔案管理人員的綜合素質，及時更新業務知識，提升業務能力，是新形勢下業務民展的需要。要加強檔案管理人員的檔案管理業務培訓力度，提升其管理檔案的專業技能水平，為住房公積金檔案管理，提供高素質的專業化人才。

6.注重開利用，充分發揮檔案服務功能

住房公積金檔案對于公積管理、住房公積金檔案的利用，有著很重要的作用。所以，住房公積金管理機構，要充分發掘和利用檔案作息資料，提升其服務功能，為檔案利用者提供準確、迅速、全面的查詢服務，進一步提高服務效率和質量。

結語

住房公積金檔案管理對于住房公積金管理來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理還存在若干問題，但是相信隨著各個相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理也會得到不斷的完善，為住房公積金事業的健康發展提供更好的支持。

參考文獻

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