新形勢下的檔案信息化管理的措施

杜喜雁

摘 要：隨著科學技術的深入研究，人類進入了信息化社會，信息技術的高速發展給予了大家生活的便利，同時，又為國家檔案工作造成了巨大的沖擊。基于此，保障檔案管理工作的正常運行是目前需要解決的關鍵難題。本文主要闡述了加強檔案信息化管理的重要性與施行檔案信息化管理的作用，并列舉了應用檔案信息化管理的具體策略，旨在完善檔案管理的模式，提高國家工作人員的辦公效率。

關鍵詞：新形勢政策 檔案管理 信息化社會 重要措施

中圖分類號：G251文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

檔案信息化管理主要是利用信息資源實現收集、存儲、保管和利用檔案信息的方式，不僅有助于減少資源的消耗，還有助于保障檔案信息的安全，更有助于體現檔案信息化管理的價值。并且，檔案作為初始信息來源，加強其信息技術管理化對推動社會經濟的發展具有重要作用，所以，促進檔案信息化管理是當今社會刻不容緩的戰略需要。

一、加強檔案信息化管理的重要性

檔案不僅囊括了公民和組織參與活動的信息，還包含了國家舉行會議的重要記錄，其涉獵范圍涵蓋了政治、經濟、軍事、歷史和文化等各個行業的知識，所以，保障檔案信息的安全與合理運用是目前信息化建設的基礎工作。第一，檔案信息化管理是通過相關部門的干涉，通過有效的技術和手段對檔案信息進行整理和管理，不僅有助于滿足公民對檔案信息的需求，又有助于規范檔案信息的合理應用，保障檔案信息的安全。第二，傳統的檔案管理主要依靠人工，不僅消耗了大量的人力、物力和財力，還造成了資源的浪費，而檔案信息化管理順應了信息化社會的發展趨勢，發揮了信息資源的作用，減少了資源的損耗，促進了社會經濟的發展。第三，檔案信息化管理改變了信息傳播的載體，提取檔案信息要求公民提供準確、真實的身份信息，既符合我國檔案信息利用的新形勢，還維護了社會的安全和穩定。[1]

二、施行檔案信息化管理的作用

檔案信息化管理便捷了公民的提取利用，降低了資源的浪費，促進了我國社會經濟的發展進程。首先，改善了檔案利用的服務質量，信息化管理模式保證了公民提取利用的及時性和準確性，符合了社會高速發展的需求。并且，傳統的檔案管理采用紙質記錄的形式，既限制了接觸檔案信息的范圍，又擴大了檔案信息搜集的條件，增加了公民提取、利用檔案信息的難度。而檔案的信息化管理充分發揮了計算機技術的廣泛使用的優勢，便利了公民需要的檔案信息查閱形式，拋離了時間和空間的限制，為公民提供隨取隨用的檔案信息需求服務，有效的提高了檔案信息的使用率。其次，減輕了檔案部門工作人員的工作量，檔案信息化管理主要是對已知的檔案信息進行輸入、處理、存儲和輸出。而傳統的檔案管理要求工作人員手動收集、整理和處置公民所需的信息，增加了檔案部門工作人員的工作量，所以，信息化管理模式實現了自動化、高效化和網絡化，一次錄入，多次受用，為公民提供了準確高效的信息通道，改善了傳統檔案管理的不足，提高檔案部門工作人員的工作效率。最后，賦予了檔案信息更高的價值，檔案信息的價值主要體現在用戶使用的多寡，而傳統的檔案管理模式限制了用戶的增長，降低了檔案信息的價值，因此，施行檔案信息化管理整合了分散的檔案信息，實現了信息一體化，用戶利用網絡可以完成檔案信息的提取和利用，擴大了檔案信息的受用群，提升了檔案信息的實際價值。[2]

三、應用檔案信息化管理的具體措施

1.完善基礎設施建設

完善基礎設施建設是應用檔案信息化管理的重要舉措之一，所以，政府需要滿足檔案管理部門的設施需求，為檔案管理部門的工作人員提供舒適、輕松的工作環境，擴大檔案信息化管理的運用范圍，從而提高工作人員的工作效率。如引入新型的計算機設備、掃描儀、打印機和復印機等基礎設施，實現信息處理設備的高效性、合理性。建立完整獨立檔案信息管理的網絡體系也是完善基礎設施建設的重要環節，例如，通過強制性手段分離部門網絡和外網，使檔案管理部門擁有獨立的信息網絡體系，不僅有助于保障檔案信息的安全使用，還有助于保證檔案信息輸入和輸出的高效，讓公民充分體驗信息社會的便捷。

2.融入新穎的管理應用系統建設

檔案信息化管理不只是局限在計算機系統中，而應順應時代的發展，實現信息電子化、信息網絡化的目標，單一的計算機化信息管理雖然擴大了檔案信息的受用群，提高了檔案信息的利用率，但難以管理大量的檔案信息，因此，部門需要融入新穎的管理應用系統建設，通過大網絡管理和利用復雜的檔案信息，與此同時，隨著網絡技術的鈣素發展，電子化檔案管理獲得了廣大人民群眾的接受和支持。另外，OA系統的開發和利用也有利于提高辦公效率，而獨立開發OA系統的價格昂貴，所以，檔案管理部門可以聯合其他政府部門共同開發利用一套OA系統，營造規范性的工作環境。并且，OA系統為檔案管理部門提供了優秀的系統平臺，實現了區域環境內檔案信息的共享，不僅滿足了信息化社會的發展趨勢和需求，還促進了網絡系統的進步和提升，從而達到了我國科技強國的戰略目標。[3]

3.培養專業的檔案信息化管理人才

檔案信息化管理要求任職人員具備豐富的網絡知識，所以，政府部門應擴大招生，并配備較強的師資力量，為檔案管理部門輸送更多的專業性人才，進而推動檔案信息化管理的進程。并且，政府需要積極開展成人教育，給予人民群眾更多的就業機會，讓越來越多的家庭幼有所依、老有所養。另外，實行微課堂、網絡授課，充分發揮計算機的優勢，打破時間和空間的限制，讓更多的人了解檔案信息化管理的重要作用，為學子提供專業的教學環境，從而培養高素質、專業的檔案信息化管理人才。

綜上所述，檔案信息化管理是網絡時代的產物，也凸顯了信息化社會的巨大優勢，所以，國家需要多方面支持檔案信息化管理的建設，給予檔案部門任職人員便利的工作條件與舒適的工作環境，促進檔案管理的信息化發展，進而提高國家經濟的發展。

參考文獻

[1]劉麗秋.論事業單位管理檔案管理中現代化方式的運用[J].中外企業家，2019（22）：128.

[2]李暉.大數據背景下檔案追蹤機制在高校檔案管理中的應用[J].機電兵船檔案，2019（04）：40-41.

[3]劉東平.規范、創新信訪案件檔案管理 為信訪工作保駕護航[J].機電兵船檔案，2019（04）：60-63.