電子檔案單套制管理分析

邴春亭

摘要：本文從電子檔案單套制管理的內(nèi)涵及應(yīng)用背景入手，針對(duì)于現(xiàn)階段制約電子檔案單套制推廣使用的關(guān)鍵問(wèn)題，從完善法律法規(guī)，加強(qiáng)試點(diǎn)試驗(yàn)工作，破解技術(shù)難題等多個(gè)層面，論述了電子檔案單套制推廣中應(yīng)注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵字：電子檔案;單套制;管理;存儲(chǔ)

1 電子檔案單套管理概述分析

（1）電子檔案單套管理內(nèi)涵

為了更好地理解“單套制”的內(nèi)涵，我們可以將“雙套制”和“單套制”以及“單套制”和“單軌制”兩對(duì)概念進(jìn)行比較。“雙套制”是指同一份文件同時(shí)采取紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行歸檔保存。“單套制”是相對(duì)“雙套制”而言，指電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存，它顛覆性地改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件收集整理和歸檔的方式，將電子文件管理嵌入文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、利用的源頭和生命周期之中，是基于無(wú)紙化辦公條件下檔案在線管理和應(yīng)用的一種模式。

（2）電子檔案單套制發(fā)展的背景

電子檔案單套制出現(xiàn)的根本原因是傳統(tǒng)的雙套制檔案管理模式，已不適用于現(xiàn)階段檔案管理的需求。上世紀(jì)90年代至本世紀(jì)初，我國(guó)信息化建設(shè)相對(duì)滯后，對(duì)于電子文件形成、保存和管理中存在問(wèn)題難以解決，在此背景下，雙套制檔案管理模式逐漸被人們所接受，它實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文檔的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，一方面，可以真實(shí)的反映紙質(zhì)文件修改，草擬，簽發(fā)等一系列過(guò)程，避免了電子檔案在傳遞和保存過(guò)程中的信息失真;另一方面，電子檔案的共享性和傳播性，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案在這方面的不足。但是雙套制的檔案管理模式無(wú)法完全避免信息傳播和拷貝過(guò)程中的數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)在保存和管理中也存在投入較大，效果不好等問(wèn)題。

2 現(xiàn)階段電子檔案單套制管理中存在的問(wèn)題

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在電子檔案單套制實(shí)行之后，部分單位的工作人員在一起中還未完全擺脫電子檔案雙套制管理的模式，存在明顯的實(shí)踐和理論指導(dǎo)脫節(jié)的問(wèn)題，與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案和電子檔案是否具有同等的法律效益，如何保證電子檔案長(zhǎng)期可用，是現(xiàn)階段電子檔案單套制管理中存在的突出矛盾。

2.1 實(shí)踐和理論脫節(jié)的問(wèn)題

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)行電子檔案單套制，具有一定的技術(shù)基礎(chǔ);與此同時(shí)，通過(guò)借鑒國(guó)外部分單位電子檔案單套制實(shí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)，國(guó)內(nèi)的單位著手在理論研究和實(shí)踐中探索電子檔案單套是管理制度，現(xiàn)實(shí)中存在的理論與實(shí)踐不匹配的原因主要在以下兩個(gè)方面：（1）國(guó)內(nèi)研究人員對(duì)于電子檔案單套制的理論研究起步較晚，缺乏豐富的成功案例和經(jīng)驗(yàn)積累。相較于雙套制管理制度，單套制的理論研究較為分散，尚未形成完整的研究體系。與此同時(shí)，在實(shí)際應(yīng)用層面，電子檔案單套制應(yīng)用中管理體制，工作流程和電子文檔的法律效力等，他會(huì)完全得到使用者的認(rèn)可。（2）外國(guó)企業(yè)和單位的電子檔案單套制研究成果，對(duì)我國(guó)實(shí)際的應(yīng)用存在適應(yīng)性的問(wèn)題，突出表現(xiàn)在缺乏本土化的意識(shí)改造和制度創(chuàng)新上。

2.2 電子檔案的法律效力問(wèn)題

電子檔案的法律效力，集中體現(xiàn)在電子檔案的法律證據(jù)效力方面，即是否具有證據(jù)資格和證據(jù)證明力。只有在電子檔案同時(shí)具備客觀性，合法性和關(guān)聯(lián)性的基礎(chǔ)上，才具備完整意義上的證據(jù)資格。與此同時(shí)，新版的民事訴訟法和刑事訴訟法都明確認(rèn)定電子檔案為可信的證據(jù)類型。但是也應(yīng)注意到電子檔案由于其自身屬性和其他類型的證據(jù)存在明顯差別，同時(shí)又和視聽(tīng)資料類的證據(jù)有所交叉，在實(shí)際的操作環(huán)節(jié)仍存在不少問(wèn)題。

2.3 電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題

如何長(zhǎng)期完整的對(duì)電子檔案進(jìn)行保存，并保證其內(nèi)部信息的真實(shí)性，是電子檔案單套制管理應(yīng)用中必須解決的問(wèn)題。電子檔案的真實(shí)性主要包含形成過(guò)程的真實(shí)性和保存周期中的真實(shí)性，在現(xiàn)實(shí)操作中，電子環(huán)境中的文檔和資料容易被更改，虛擬性較強(qiáng)，對(duì)存儲(chǔ)的設(shè)備和管理軟件具有較強(qiáng)的依賴性，現(xiàn)有的技術(shù)手段無(wú)法完全甄別電子文檔和電子檔案的內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)了人為的修改。另一方面，在電子檔案的移交拷貝和復(fù)制過(guò)程中，其真實(shí)性如何界定也是需要繼續(xù)研究的問(wèn)題。

3 推廣電子檔案單套制管理對(duì)策研究

3.1 完善相應(yīng)的法律法規(guī)

從法律層面為電子檔案進(jìn)行證明，是提升其法律效率的最有效方法，首先應(yīng)明確電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力和法律地位，并通過(guò)細(xì)化電子文件的歸檔和屬性問(wèn)題，使其與其他類型的資料有所區(qū)別。另一方面應(yīng)著力提升電子檔案的證明力認(rèn)定，明確電子檔案取證過(guò)程、鑒定過(guò)程和應(yīng)用過(guò)程的程序和規(guī)則，明確審查的方向，增強(qiáng)可操作性和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)性。

3.2 試點(diǎn)推廣電子檔案單套制管理，探索有效的管理模式

相較于紙質(zhì)文檔和雙套制歸檔管理制度，推行電子檔案單套制制度是一次巨大的創(chuàng)新。在無(wú)紙化辦公的背景下，使用者對(duì)于電子檔案單套制的需求越來(lái)越大，相關(guān)部門(mén)應(yīng)從現(xiàn)實(shí)考量出發(fā)，加強(qiáng)試點(diǎn)試驗(yàn)工作，探討切實(shí)可行的電子檔案，三套制管理模式。但是也應(yīng)注意到由于各地的現(xiàn)實(shí)情況不同，推廣過(guò)程中不能照搬照抄，應(yīng)堅(jiān)持以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，適量選取可借鑒的案例，探索本地化的電子檔案單套制管理模式。

3.3 從技術(shù)手段入手提升電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性

上文中提出的電子文檔，長(zhǎng)期保存問(wèn)題和原始性問(wèn)題，都可歸結(jié)為管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性問(wèn)題，為此需建立起完整可信連續(xù)的電子檔案保管鏈條。電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，應(yīng)著重加強(qiáng)原始數(shù)據(jù)鑒定和電子簽章技術(shù)的應(yīng)用。使檔案管理系統(tǒng)因?yàn)殡娮訖n案的保存，提供一個(gè)安全可行的外部環(huán)境，并做好不同模塊之間的接口處理，保證在檔案?jìng)鬟f和保存過(guò)程中的完整性和原始性。

要實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存，則要破解電子文件封裝遷移和格式處理的瓶頸，使之滿足長(zhǎng)期儲(chǔ)存的要求，嚴(yán)格落實(shí)最新版的電子文件長(zhǎng)期保存格式要求內(nèi)容。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)封裝包的數(shù)字遷移，提升電子檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存中的穩(wěn)定，可解析狀態(tài)，避免在軟硬件更新過(guò)程中出現(xiàn)的文檔不可讀取或文檔損壞。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展全面進(jìn)入信息時(shí)代，電子文件和電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段信息記錄和傳播的主要載體。在我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，明確要求有條件的地區(qū)和部門(mén)，應(yīng)率先開(kāi)展電子檔案單套制度的試點(diǎn)和應(yīng)用。雙套制檔案管理的不足之處逐漸顯現(xiàn)，探討電子檔案單套制管理具有積極的時(shí)代意義。通過(guò)上面的分析可以看到，推廣電子檔案單套制，從法律法規(guī)，試點(diǎn)試驗(yàn)和技術(shù)手段等多個(gè)層面進(jìn)行研究，著力破解體制機(jī)制和技術(shù)上的困難。

參考文獻(xiàn)

[1]孫大東，袁麗娜.基于SWOT分析法的電子檔案“單套制”管理研究[J].檔案與建設(shè)，2018（02）：9-12.

[2]陳海平.高校實(shí)施電子文件“單套制”歸檔與電子檔案“單套制”管理可行性研究[J].浙江檔案，2017（10）：19-21.