淺析如何做好檔案信息化數(shù)據(jù)錄入工作

浦宇嘯 劉英俊

檔案信息數(shù)據(jù)錄入是檔案信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)入庫(kù)的至關(guān)重要的步驟，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵之處，是確保檔案信息完整性、準(zhǔn)確性的重中之重，以及對(duì)后續(xù)檔案信息化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析和運(yùn)用有著不容小覷的重要性。但是，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中仍會(huì)有不可避免的問(wèn)題存在，因此，通過(guò)對(duì)相關(guān)資料的綜合考查和分析研究，分別從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行闡述相關(guān)問(wèn)題及解決方法：

一、檔案相關(guān)工作人員缺乏對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)和工作態(tài)度

檔案信息的數(shù)據(jù)錄入工作對(duì)相關(guān)工作人員的工作態(tài)度和身體精神狀態(tài)都具有很強(qiáng)的考驗(yàn)性，檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化從某種意義上來(lái)說(shuō)就是“意識(shí)信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的基礎(chǔ)力量，他們的積極主動(dòng)意識(shí)形態(tài)在信息化建設(shè)的有效性和準(zhǔn)確性中扮演者非常重要的角色。因此，只有讓檔案工作人員在思想意識(shí)上樹(shù)立起對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待的態(tài)度，才能有助于幫助工作人員形成主動(dòng)關(guān)注檔案信息化建設(shè)事業(yè)的習(xí)慣，踏實(shí)完成信息化過(guò)程中的各項(xiàng)相關(guān)工作，確保檔案信息數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。

二、檔案信息數(shù)據(jù)錄入工作中相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備水平

檔案信息化的數(shù)據(jù)錄入是檔案中心的充當(dāng)基礎(chǔ)作用的工作。因此，這就要求一個(gè)工作單位必須具有完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、路由器、掃描儀等的硬件設(shè)備。創(chuàng)建起紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案相組合的工作模式。相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備要對(duì)檔案信息按公開(kāi)、內(nèi)部、機(jī)密等進(jìn)行詳細(xì)分類以便查詢搜索。檔案部門要積極建立起自己的互聯(lián)網(wǎng)區(qū)域，在計(jì)算機(jī)管理的幫助下，增加光盤刻錄機(jī)、打印機(jī)等的相關(guān)設(shè)備，進(jìn)而為工作系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用做好相應(yīng)的輔佐工作。

三、檔案信息數(shù)據(jù)錄入要有完善的安全保障系統(tǒng)

由于檔案資料信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化有了較好的突破，從防泄露的安全角度來(lái)說(shuō)，對(duì)優(yōu)良且保密的相關(guān)檔案信息化要做好嚴(yán)格的安全設(shè)置是至關(guān)重要的。如訪問(wèn)記錄、用戶安全級(jí)別測(cè)評(píng)以及密碼保護(hù)等的功能部分。為檔案文件的管理、使用提供堅(jiān)實(shí)的安全保障，有效確保檔案信息安全。還應(yīng)做好防止外來(lái)計(jì)算機(jī)病毒和黑客的侵入對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞和盜取。因此，工作單位需做好相應(yīng)防護(hù)保護(hù)工作。

計(jì)算機(jī)等的設(shè)備對(duì)檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)錄入有著功不可沒(méi)的重要性，因此，要保證相應(yīng)工作人員的積極主動(dòng)認(rèn)真對(duì)待工作的情況下，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)功能的充分利用，提高檔案信息化數(shù)據(jù)錄入的效率。在幫助人們省時(shí)省力的情況下，保證檔案信息化建設(shè)與時(shí)代信息化同步伐發(fā)展，為國(guó)家和人民提供方便快捷的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)。