檔案的信息化管理探析

白陶克陶胡

摘要：在當今信息化環境下，促進了很多領域的發展和革新，對于檔案管理工作來說，也已經不再局限在檔案資料的收集和保管工作上，賦予了更多方面的功能和需要，面對新的機遇和挑戰，必須要重視開展檔案信息管理，在先進信息技術的作用下，促進檔案管理工作朝著信息化、網絡化、數據化方向發展。對于檔案信息化管理方面的建設，要完善相關基礎設施建設，構建檔案信息化管理標準，完善網絡一體化平臺建設，還要注重打造檔案信息化專業人才培養體系，從而改變傳統落后的檔案管理局面，更好地發揮檔案管理的重要作用。

關鍵詞：檔案;信息化管理;意義;措施

引言

信息技術的不斷發展，對社會各行各業都產生了較大的影響，大數據時代的來臨加速了信息技術在各行各業的應用發展。檔案管理工作作為傳播信息和承載信息的重要載體，其信息化管理的廣泛發展和應用也受到檔案管理單位或部門的廣泛關注。傳統上的檔案管理模式存在很多問題，比如電子檔案與紙質檔案不一致，檔案處理技術缺乏專業性等，檔案管理人員綜合素質有待提高等，如何依托信息化技術打造檔案管理的信息化管理模式，這已經成為當下檔案管理工作人員的重點關注問題，這也是推進檔案管理工作創新轉型發展的必然選擇。

1 檔案信息化管理的重要意義

首先，降低檔案管理工作的強度和難度。傳統的檔案管理工作主要以紙質檔案為管理對象，檔案存儲量十分巨大，但檔案信息化管理建設能夠將傳統的紙質檔案轉化成為電子檔案，檔案的管理工作是以數據化管理為依托，極大的降低了檔案存儲和保管難度，在保障檔案完整性的前提下，最大限度的釋放人力資源，大幅削減了工作強度。

其次，提升檔案關鍵信息檢索的效率。隨著檔案管理工作的不斷推進，檔案庫中會存儲越來越多的資料，檔案管理單位要想查詢檢索目標檔案，需要通過復雜的篩選和程序來進行借閱或者查閱。隨著檔案信息化管理體系的構建，傳統紙質檔案會轉化成為數字化信息數據庫，通過信息爬蟲技術的關鍵檢索功能應用，能夠實現對目標檔案和信息數據的快速檢索，不僅準確而且高效，極大的提升了檔案資源管理的工作效率^[1]。

最后，檔案管理方式發生根本性轉變。檔案信息化管理與傳統檔案管理在管理方式上具有極大的不同，檔案信息化管理是借助信息技術打造的網絡一體化工作平臺，進行檔案數據信息的收錄、轉移、存儲、管理以及檢索等工作，相關信息資源不再是以紙質形式保存，而是以數據信息的方式在網絡平臺中執行各種動作，這極大地提升了檔案管理資源的優化利用，這種檔案管理方式也是檔案管理工作未來的主流發展趨勢。

2 加強檔案的信息化管理的措施

2.1提高思想重視，完善相關基礎設施建設

在檔案信息管理工作的過程中，最核心的內容就是對單位內部信息資料的管理，這對經營發展有著重要的影響。因此，單位管理者要改變落后的思想認識，將其放在與企業生產經營業務同等重要的位置上，在人、財、物等資源方面要加大投入力度，提供堅實保障。檔案管理人員的工作思想也要與時俱進，重視對檔案信息管理的研究，在實際工作中積極探索，做好對各種檔案信息資源的收集、整合與管理，要充分運用大數據、物聯網等信息技術，不斷提高檔案信息管理的質量和水平^[2]。對于企業檔案信息管理工作的開展，離不開完善的基礎設施的支持，因此管理者應該將這項工作作為一個重點來抓，要加大投入力度，結合單位自身的實際情況和發展需要，引入先進的信息化硬件設備和軟件系統，改善檔案管理人員的工作環境和工資待遇，調動他們的工作熱情和主動性，從而確保數字化檔案館建設取得良好的成果。

2.2構建檔案信息化管理標準，確保規范化管理水平

檔案管理單位或部門要針對自身檔案信息化管理建設特點，制定規范化的執行標準，將檔案信息化管理工作的一切工作環節都納入到標準化的管理體系當中，以便提升執行效果和質量。首先，統一檔案收集內容、范圍及格式，保障檔案數字信息的完整性和規范性，便于統一錄入、收存;其次，嚴格執行收錄檔案規則和格式，實現數據庫信息格式統一，便于多元化的檔案檢索途徑應用;最后，強化檔案數字信息的安全保密工作，嚴格管理計算機、數據磁盤、網絡云端等信息載體，構建質量控制體系，實現物理隔絕^[3]。

2.3完善檔案管理網絡一體化平臺建設，實現數字化管理

檔案信息化管理一體化工作平臺，要在精細化集成化的建設理念下，構建科學、完善的一體化管理體系，實現檔案管理工作的全面數字化管理。首先，完善檔案管理各個服務模塊之間的職能連接，確保檔案管理各個工作環節的信息化無縫銜接;其次，推進檔案信息化管理一體化平臺的服務功能建設，強化檔案咨詢、共享、下載、移動客戶端服務的優化措施，并提供多元化的檔案存儲和檢索服務，充分展現一體化工作平臺的強大優勢;最后，構建網絡一體化平臺的監管機制，確保檔案信息化管理工作在全程監管中實現高質量發展^[4]。

2.4打造檔案信息化專業人才培養體系

專業化信息技術人才是檔案信息化管理建設工作的重要前提保障，因此檔案管理單位或部門必須從自身實際情況出發，注重檔案信息化人才方面的培養建設。首先，構建內部人才信息化專業培訓體系，做好傳統檔案管理人員的信息化專業培訓工作，提升固有人員的信息化專業水平;其次，構建科學、完善的信息化專業人才引進機制，以優質的工作文化和匹配專業能力的福利待遇來吸引高質量的信息化專業人才。

結語

總之，當前我國檔案信息化管理建設發展尚存在諸多問題，整體信息化建設程度不高，檔案管理單位或部門要對檔案信息化管理建設引起足夠的重視，從基礎設施建設、管理標準制定、一體化平臺建設、人才培養等方面入手，不斷提升檔案管理的信息化建設水平，進而幫助檔案管理單位或部門快速實現信息化管理轉型，全面推進檔案管理事業發展。

參考文獻

[1]李璐璐.信息化條件下城建檔案管理問題分析[J].城建檔案，2017（8）：120.

[2]劉睿.檔案信息化建設與檔案管理探討[J].卷宗，2018（6）：52-53.

[3]李沁玲.基于大數據的企業檔案管理信息化建設探究[J].中國管理信息化，2018，20（10）：192-193.

[4]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].圖書情報導刊，2019（10）：75.