完善電子檔案管理的措施探析

石莉莉

摘要：我國現在處于信息技術時代，計算機成了生活中必不可少的工具，互聯網的快速發展和完善，使得人們的各種信息也被錄入到計算機中，這也就產生了大量的電子檔案。電子檔案具有保存價值、由計算機處理和存儲的機讀材料和其他載體形式記錄下信息。電子檔案與紙質檔案相比，管理人員要想查詢某一資料時可以在較短的時間內通過計算機的功能查找到，但是對于計算機的技術使用，還需要檔案管理者不斷的學習。因此，做好電子檔案的管理可以提高工作人員的工作效率，鑒于此，本文主要討論如何完善電子檔案管理。

關鍵詞：電子檔案;完善管理;措施

引言：

檔案管理在各類工作中是一項政策性、機密性、專業性比較強的工作，在當下時代中，我國的科學技術不斷發展，對電子檔案的管理也有重要的促進作用。如果要想電子檔案管理能夠持續發展，那么就需要不斷地完善。雖然信息技術的進步為電子檔案的管理帶來了技術支撐，但是也帶來了潛在的危險，如現在的黑客越來越多，一旦電子檔案被泄露，那么人們的信息就會被不法分子所利用，這會對人民的生活造成嚴重的影響，進而會威脅到整個社會的秩序。因此，督促各部門做好檔案管理工作，能夠使檔案管理事業順利進行，為今后的發展打下了良好的基礎。

一、檔案管理存在的問題

電子檔案管理中存在的問題主要有以下幾點：一、工作意識薄弱，檔案法制觀念不強。我國檔案管理中各個部門需要相互協調才能促進檔案管理工作的順利實行，檔案部會充分利用某月進行檔案管理的宣傳、知識競賽等形式來加強《檔案法》的宣傳，同時與各部門聯合開展檔案行政法檢查。但實際上，很多部門認為《檔案法》是一部制約力不強的法律，而且與自己的部門沒有多大的關系，把檔案管理知識的學習都歸于檔案行政部^[2]。這就導致了部門產生了“事不關己高高掛起”的思想，這反映了他們對檔案工作的重視度和支持力不足。二、檔案管理的利用率低、質量差、檢索效率不高。通過調查，檔案管理的質量與利用率之間存在一定的差別，例如一些單位對于檔案的分類不合理，導致檔案在檢索時效率較低;有的單位對于檔案的歸檔沒有及時做好工作，使后續的工作嚴重滯后了。 三、檔案管理制度不健全，檔案專業人員素質不高。檔案管理中需要人員有高度的責任心，不能抱有混日子的僥幸心理，畢竟電子檔案事關每個人，不能輕松懈怠。因此，需要對管理人員進行一定的培訓，提高他們的專業素質水平。

二、建立并創新知識資源管理體系和檔案管理方式

檔案實體在收集、鑒定、管理等方面都是按照傳統的檔案管理模式，在時間和空間上都存在一定的局限性，這對信息的共享和流傳十分不利，而且加重了管理人員的工作負擔^[1]。檔案實體管理機構的運行效率低，管理形式也相對落伍，這種封閉式的管理與當今信息時代化的發展方向相悖，不符合經濟社會下的時代所需，但是實施完全開放式的檔案管理又是一件不安全的事情。因此，在關注檔案實體管理的同時，需要更加關注電子檔案信息的管理，將電子檔案信息具有的流動性和共享性充分發揮出來，可以形成較為完整的知識管理體系，同時需要對電子檔案信息進行一定的加密，防止黑客的偷盜。

電子檔案中的信息可以說是非常的豐富，即使給足一年的時間不停歇地去查看依然是個無盡頭，正是因為資源的豐富，所以需要加強完善電子檔案的管理。由于檔案管理方式的落后和利用率不高造成了檔案資源量有限。因此，為了使檔案中的內容有質量，需要有目的去采取用戶的信息，并將檔案的信息進行不斷的優化整合，讓信息更加規范化、系統化，同時能讓管理人員一目了然，提高工作人員的工作效率。此外，檔案管理方式的創新也可以減少在計算機中的存儲量。

三、增強檔案管理人員素養和拓寬視野

在社會不斷進步的今天，電子檔案管理工作是不可缺少的重要組成部分，一旦管理不到位就會給人民帶來很多的困擾。在繁雜和枯燥的電子檔案管理中體現的是工作者認真負責的態度，如果工作人員沒有把檔案的管理重視起來，那么管理工作就不能很好的實施^[2]。因此，需要加強工作人員自身的責任意識并要求有樂于奉獻的好品質。工作人員的職業素養主要體現在服務上能夠積極主動、對于問題的出現能夠耐心處置、在態度上做到虛心誠懇，這才會在工作中營造和諧共處的人際關系，大家才能更好的互相幫助。

我國的人口數量不斷的增加，檔案數量也越來越多，這給保管工作帶來了一些困難，不利于信息的提取和利用。為了適應時代的發展，不得不實行現代化檔案管理模式，因此檔案管理人員需要做好以下方面的工作：一、提高管理能力。電子檔案管理是一門專業性較強的工作，需要工作人員不斷學習新的知識優化自己的知識體系，提高閱歷和綜合素質。二、順應時代的進步。電子檔案管理趨向數字化、信息化是未來的發展方向，管理人員需要多參加線下交流會，提高計算機的操作能力。三、及時整理檔案資料。相比于人工檔案資料的整體，計算機的電子檔案管理效率更高，但是需要工作人員及時做好檔案的整理，因為每天檔案信息都會有變動，規避任務越拖越多。

四、結束語

總而言之，電子檔案的管理對于社會的發展和穩定有著重要的作用，完善電子檔案的管理可通過提高工作人員的素質、改變檔案管理的方式等措施來實現。本文闡述的幾個方面，可以作為一個參考。

參考文獻

[1]電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究[J].馬翠業.江蘇科技信息.2019（34）.

[2]企業檔案業務外包規范化途徑研究[J].王福耀.機電兵船檔案.2018（02）.