淺談醫(yī)院行政檔案與行政部門管理職能

李正瑩

隨著時代向前不斷發(fā)展，我國正處于各行各業(yè)都高速發(fā)展的關鍵時期，同樣的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也在發(fā)展進步。醫(yī)療服務如何保證跟上時代的腳步，充分發(fā)揮行政管理工作的職能，就成了當前醫(yī)療行業(yè)的重點關注內(nèi)容。醫(yī)院行政管理中，檔案管理是非常重要的組成部分。醫(yī)院如果想要實現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展，那么檔案這類信息資源是不可或缺的，必須在實際工作中落實行政部門的管理職能，提升醫(yī)院的整體管理水平[1]。目前我國正在大力推進信息技術的發(fā)展進步，檔案管理正在逐漸實現(xiàn)信息化的管理方式，想保證檔案管理順利從實際文件管理轉(zhuǎn)變成電子管理方式，相關部門必須加強管理，尤其是醫(yī)院的檔案管理。醫(yī)院的檔案中包含著整個醫(yī)院發(fā)展過程中的所有資料，對于醫(yī)院的重要性不言而喻，必須加強重視。

1 醫(yī)院行政檔案管理的重要性和必要性

醫(yī)院的行政檔案包括多方面的內(nèi)容，涉及范圍相對較廣，不僅僅記錄著醫(yī)療資料，同時也承載著醫(yī)院的文化[2]。醫(yī)院加強行政檔案管理能夠幫助醫(yī)院傳播文化，例如醫(yī)院中的病歷管理，能夠記錄所有的醫(yī)療數(shù)據(jù)，不僅僅能夠記錄醫(yī)院的信息，同時也能為科研工作提供參考借鑒。完整有效的病歷資料能夠幫助患者提供更科學的治療方案參考，醫(yī)生也能夠總結(jié)后續(xù)經(jīng)驗，為日后的工作打下更牢固的基礎。

行政檔案管理對于醫(yī)院的日常工作開展是必須的，例如人事檔案就是人事隊伍的管理基礎，也是醫(yī)院調(diào)整人事工作的信息參考。如果人事檔案存在問題，那么醫(yī)院的人力資源會受到嚴重影響。

醫(yī)院的整個發(fā)展過程都會由行政檔案記錄下來，所以檔案的歷史價值也很高，負責著醫(yī)院傳承精神文化的任務。醫(yī)院發(fā)展過程中，檔案的數(shù)據(jù)還能夠幫助醫(yī)院作出發(fā)展的決策，提升社會效益，保證各項工作順利進行。

2 醫(yī)院行政檔案管理的原則

行政檔案，指的是醫(yī)院在進行行政或黨群活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、視頻、音頻、圖像、表格等材料。行政檔案管理必須集中進行，確保其安全完整，能夠在日后調(diào)出使用，不能由個人自己保管，必須由醫(yī)院統(tǒng)一保管[3]。醫(yī)院應該安排專門的部門和人員負責行政檔案管理，醫(yī)院其他工作人員需要協(xié)助檔案管理部門工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

3 醫(yī)院行政檔案與行政部門的管理職能

3.1 行政文件材料歸檔

形成和積累。醫(yī)院在年初的時候會對各個職能部門布置工作，同時布置行政文件材料的積累任務。專門負責檔案管理的部門和人員負責將積累到的文件材料整理起來[4]。歸檔的材料要保證完整性，如果有字跡模糊的情況必須重新復制。醫(yī)院各個部門產(chǎn)生的材料都需要自留一份，送到檔案部門一份。

整理。檔案部門接收到其他部門送來的文件材料以后，需要按照下列步驟進行整理：裝訂，按照文件的實際情況進行裝訂，正本、正文、原件、轉(zhuǎn)發(fā)文在前，定稿、附件、復制件、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，如果來文和復文是一個文件，需要將復文放在前方[5]；分類，歸檔文件分類需要按照保管的期限區(qū)分，每年分為一類，隨后再繼續(xù)分成黨群類或行政類；排列，文件排列應當參考分類方案進行排列，同時參考檔案的重要程度和時間；編號，歸檔的文件需要按照順序編號，文件首頁的空白位置填寫編號相關內(nèi)容；編目，文件編號完成以后，根據(jù)文件的分類和科室情況進行目錄編制；裝盒，文件按照科室順序裝入到檔案盒中，填寫好封面和盒脊內(nèi)容，統(tǒng)一使用省檔案局提供的紙盒；備考表，檔案盒中除了需要裝好文件以外，還需要填寫備考表裝入其中，說明文件的變化情況[6]。

歸檔時間。行政文件通常在次年的2 ～3 月進行初步整理后送到檔案部門，進行進一步的整理和歸檔。

歸檔范圍文件材料。能夠反映出醫(yī)院發(fā)展過程中的歷史記錄和黨政部門職能的材料。材料包括行政、團委、工會、黨務四個主要方面的內(nèi)容。醫(yī)院的工作活動中，如果材料能夠證明國家、集體、公民個人權益，那么就是具有價值的材料，應當歸檔。醫(yī)院貫徹落實上級機關的文件材料，下級機關遞送的關鍵材料，具有參考價值的材料，同樣需要歸檔。

不屬于歸檔范圍文件材料。上級機關發(fā)布的僅供參閱類型的文件、未定稿文件，不需要歸檔處理；醫(yī)院已經(jīng)備份的材料，沒有參考價值的材料，臨時性的材料，一般性的材料多次修改記錄，不需要特別保存的材料，不需要辦理的電話記錄和來信，不需要歸檔處理；下級機關參閱的文件，抄報文件，同級機關不需辦理的文件材料等也不需要歸檔處理。

歸檔制度。文件歸檔要求日常工作中必須嚴格進行文件和材料的分發(fā)，處理結(jié)束以后立刻歸檔。需要歸檔的文件要仔細檢查，確定清晰無誤以后收集起來，如果發(fā)現(xiàn)有圓珠筆字跡、字跡不清等情況，應該重新抄寫。各個科室進行培訓、體檢、醫(yī)療服務等業(yè)務活動中的材料都是需要歸檔處理的，必須安排科室中的檔案負責人員進行嚴格收集整理，及時上交。醫(yī)院的檔案管理負責人需要按照規(guī)范要求進行管理，保管期限一般設定為永久和定期兩種形式，定期時間可以設定為10 年和30 年[7]。

3.2 行政檔案保密和保管制定

檔案需要保證保密，參考國家制定的保密條例，醫(yī)院可以制定檔案保密制度。負責檔案的工作人員不能將檔案相關的信息隨意泄露，不能將檔案相關的內(nèi)容記錄在其他工具上。任何人都不能未經(jīng)允許將檔案從檔案室中調(diào)出，如果需要查閱檔案或是調(diào)整檔案留存方式，必須嚴格遵照相關的規(guī)定和制度操作。檔案復制、銷毀、轉(zhuǎn)移都必須嚴格遵照規(guī)定進行，領導人批準以后才能執(zhí)行任務。如果檔案管理員需要調(diào)職，那么必須將交接手續(xù)認真辦理。

檔案庫的檔案管理需要保證安全、科學、完整，排列盡量整齊，編碼盡量醒目。庫房需要注意防火防盜、防水防潮、防光防塵，嚴禁煙火，負責人員下班的時候要保證門窗關閉。為了保證檔案庫的空氣流通，需要定期通風去濕。除了管理人員以外，其他人員不能擅入檔案室[8]。每年對檔案庫中的材料進行一次清點，一旦發(fā)現(xiàn)丟失或是蟲蛀之類的問題，要馬上上報處理。

4 醫(yī)院行政檔案管理的改進策略

4.1 健全管理制度

醫(yī)院的行政檔案管理需要建立起完善的管理制度，醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)療服務對于檔案管理有著重要的影響[9]，所以檔案管理過程中需要對醫(yī)療服務相關的內(nèi)容持續(xù)關注，進行適時整理和記錄。醫(yī)院應當參考本單位的實際情況以及國家規(guī)定規(guī)范制定符合實際情況的檔案管理制度，將負責人員集中到一起進行培訓。檔案管理人員日常工作中必須隨時了解實時動態(tài)，掌握其他科室的工作流程，尤其是突發(fā)醫(yī)療事件，更要及時了解和記錄。

4.2 創(chuàng)新管理模式

目前我國的醫(yī)院進行行政檔案管理，重心主要是在人力資源管理方面，但是在實際工作中，通常會產(chǎn)生大量的資源消耗，尤其是紙[10]。隨著科技的不斷發(fā)展進步，我國多個領域都在引進先進的信息技術，檔案管理同樣如此。醫(yī)院應當順應時代的發(fā)展需求引進先進的管理技術和設備，推廣信息化行政檔案管理。檔案管理信息化要求醫(yī)院必須對電子文件的收集和整理嚴加關注，保證電子文件真實有效，對比紙質(zhì)文件的不同之處，采取合適的保管方式進行保管。

4.3 強化服務意識

醫(yī)院的作用就是為整個社會提供醫(yī)療服務，行政檔案管理是醫(yī)院的重要工作，也是為醫(yī)院提供的服務[11]。醫(yī)院方面需要對服務意識加深關注，定期組織思想政治教育，對整個醫(yī)療工作群體成員進行檔案管理相關知識的教育，提升檔案管理人員的工作水平。檔案管理人員需要提升自身的管理意識，實現(xiàn)自己崗位價值的最大化，統(tǒng)一管理檔案，提升管理效率。

4.4 加強人員培養(yǎng)

行政檔案管理的負責人員是最終落實工作的關鍵，因為管理方面不可能完美無缺，所以工作人員面臨著較嚴峻的挑戰(zhàn)，必須提升自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。所以，醫(yī)院方面一方面需要聘請具有較高水平的管理人才，另一方面則要對現(xiàn)有的管理人員進行培訓，鼓勵其積極參與活動，完善職業(yè)道德，提升業(yè)務水平。此外，醫(yī)院的檔案管理需要堅持以人為本的管理觀念[12]，對于管理人員的想法多加關注，若是發(fā)現(xiàn)工作人員工作不積極，應該及時找出存在的問題并解決。最后，醫(yī)院方面可以針對檔案管理召開會議，吸收多個領域的寶貴意見，完善管理制度，提升工作人員的工作主動性。醫(yī)院方面同時可以為檔案管理人員提供適當?shù)墓べY福利，提升工作人員的工作積極性，保證檔案管理工作順利開展。

綜上所述，行政檔案在一家醫(yī)院中有著非常重要的意義，本單位應該針對檔案的開發(fā)利用、編輯檢索加強管理，行政人員要不斷學習先進的專業(yè)知識，提升自身的綜合素質(zhì)，最后落實信息化的檔案管理，進而為醫(yī)院的發(fā)展提供確實可靠的參考依據(jù)，提升醫(yī)院的綜合水平。