新時期國有企業(yè)辦公室管理質量的提升策略

何大建 中鐵隧道股份有限公司

新時期，國有企業(yè)辦公室工作更要及時準確地適應經濟社會發(fā)展新常態(tài)和國有企業(yè)改革發(fā)展新形勢的要求，把“規(guī)律性”與“時代性”相結合，更好推動工作思路、工作方法和管理理念的創(chuàng)新，提升管理工作質量與效率，適應國有企業(yè)在新時期的發(fā)展需要，做好推動企業(yè)高質量發(fā)展的先覺者、踐行者。

一、新時期企業(yè)辦公室的創(chuàng)新特點及管理職責

辦公室的工作大多煩瑣、細微，在實際工作中具有以下主要特征：第一，作為企業(yè)各項規(guī)章制度和指導思想的發(fā)布中心，掌握企業(yè)發(fā)展方向。第二，辦公室直接傳達領導層的工作決策和命令，并有效反饋基層的意見等，是溝通的重要銜接部門。第三，辦公室對于企業(yè)各項重要資料進行留存，起著重要的部門協(xié)調作用。從實際工作來看企業(yè)辦公室職責主要包括以下幾方面：第一，制定科學規(guī)范的規(guī)章制度。在經濟改革的背景下，企業(yè)辦公室更要深入市場，充分了解市場的需求，制定符合自身狀況的運行機制，時刻保持高度的市場競爭力。辦公室要充分發(fā)揮其職能作用，對于企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)要做好留存、整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀做好分析，進而制定出滿足自身發(fā)展需求的目標，不斷完善自身管理制度。第二，輔助企業(yè)領導做決策。隨著社會的發(fā)展進步，管理人員需要進行多方考慮，一旦疏忽出現(xiàn)紕漏，會直接影響到企業(yè)的經濟收益。故此，辦公室要充分發(fā)揮其輔助作用，留存好企業(yè)發(fā)展資料，為管理人員提供更有利的數(shù)據(jù)支撐，確保決策的正確性。第三，協(xié)調和管理好公共關系。辦公室員工要緊跟社會發(fā)展的步伐，做好外部各部門之間的協(xié)調溝通，為企業(yè)創(chuàng)造更加和諧的外部交流環(huán)境，從而在發(fā)展中實現(xiàn)共贏。鑒于此，在大的市場環(huán)境發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室工作人員要積極主動做好后勤工作，充分發(fā)揮其重要作用，為企業(yè)的發(fā)展做好保障。同時，對內細節(jié)工作要做到位，避免內部矛盾給企業(yè)發(fā)展造成影響，保證企業(yè)長久持續(xù)發(fā)展。

二、新時期國有企業(yè)辦公室管理質量提升策略

（一）創(chuàng)新辦公室行政管理觀念

隨著時代的快速發(fā)展進步，我國的發(fā)展形勢也發(fā)生了比較大的轉變，這也給辦公室行政管理工作展開帶去了新的挑戰(zhàn)。在這種背景下，傳統(tǒng)辦公室管理觀念及模式已經不符合時代發(fā)展需要了。所以，要想更加高效的完成辦公室行政管理，相關工作人員必須要考慮自身所在單位實際情況、黨的政策方針以及預期工作目標展開管理觀念和方法的創(chuàng)新改革，形成全新的服務觀念，從而為人們提供更為優(yōu)質的服務。特別是目前我國部分政府機關單位有著管理職能效應缺失的情況，而且存在職能沖突缺陷，因此必須要制定更為完成合理的行政管理模式，采用更為科學的方法提高行政管理的規(guī)范性，進而為辦公室行政管理效率及質量提高起到更大的推動作用。

（二）做好培訓工作，提升辦公人員能力

在業(yè)務能力方面，有關領導需要聘請一些專家，對辦公人員進行常規(guī)性的業(yè)務指導。通過讓辦公人員學習相關工作知識，促進辦公人員自我提升。在職業(yè)素質方面，有關領導需要利用法律、行規(guī)等機制，對辦公人員進行職業(yè)教育。通過要求辦公人員樹立崇高的職業(yè)精神，促進辦公人員能夠以企業(yè)利益為重，更好地發(fā)揮自身崗位工作效用。在思想精神方面，有關領導需要成立專門的溝通機制。通過讓辦公人員反映工作上的困難，不斷解決辦公人員的后顧之憂，從而將辦公室團結在企業(yè)大家庭里，促進辦公人員迸發(fā)更多的精神力量，為企業(yè)的經濟建設做貢獻。對辦公人員開展基層黨建工作，通過講解我國的相關政策以及企業(yè)對該政策的解讀、分析，能幫助辦公人員提高個人思想道德意識，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，增強職業(yè)道德，始終以單位發(fā)展為主，努力提升自我、發(fā)揮出辦公室人員在工作中的意義。

（三）辦公室職能的強化

從某種意義上講，辦公室可以稱之為企業(yè)的“智囊團”，在市場競爭中應該作為企業(yè)強大的后盾，為企業(yè)發(fā)展提供更多的策略，幫助企業(yè)解決各種困難。時刻保持敏銳的市場洞察力，充分領會領導意圖，并在工作中貫徹執(zhí)行。與市場保持緊密聯(lián)系，搜集市場變化動態(tài)，進行分類整理，以供領導參考，不斷學習，勇于創(chuàng)新，具備獨立處理問題的能力。除此之外，辦公室還有一項重要的職責是做好各部門的有效監(jiān)管。通過內部實踐、創(chuàng)新，更好地發(fā)揮其主導作用，加快企業(yè)發(fā)展速度。主要表現(xiàn)是協(xié)助主管領導下達工作命令，發(fā)布各種文件等。制定各部門的崗位職責，加強監(jiān)督管理，違法現(xiàn)象及時上報主管部門及領導，當職工出現(xiàn)難題時要及時予以解決。及時匯報，加速解決，最終制定出一套監(jiān)督、整改為一體的內部管理體系，獎懲明確，嚴肅處理工作消極人員，對于認真負責者要給予更多的鼓勵，使其在重要崗位上發(fā)揮更大的作用。

（四）完善辦公室評價制度

在建立辦公室評價系統(tǒng)的過程中，我們要特別注意評價工作要素的構成。特別是對辦公室成員的工作情況進行詳細的調查，可以讓辦公室成員能夠更加注重日常工作，并認真努力地完成本職工作。辦公室綜合管理工作人員必須對辦公室評價系統(tǒng)的要適當?shù)叵魅鯓嫵梢?。特別是要下調出勤率的比重，促進評價制度更好地開發(fā)實用性。評價系統(tǒng)的建立要結合企業(yè)自身的情況，分析員工的工作能力，以業(yè)務考核的標準為基礎進行分析，確保滿足員工需求的因素能凸現(xiàn)員工的自身價值，為辦公室評價系統(tǒng)提供更實用的價值。建立辦公室評價系統(tǒng)需要加強對員工心理的關注，特別是要明確制定工作崗位以及每月的評價目標，讓評價系統(tǒng)能夠長期地激勵員工，提高員工的工作效率。下標是筆者公司考核構建的KIP圖表。

三、結語

綜上所述，新時期賦予國有企業(yè)辦公室系統(tǒng)更高的要求，辦公室更應以時不我待、只爭朝夕的奮斗精神，緊跟改革步伐，積極引入現(xiàn)代技術，提高辦公室人員業(yè)務能力，創(chuàng)新考核機制，從多方面落實國有企業(yè)辦公室管理工作，確保企業(yè)經營管理的順利進行。