基層勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理存在的問題及對策

武帥 山西呂梁臨縣勞動保障監(jiān)察綜合行政執(zhí)法隊

在具體進(jìn)行勞動保障監(jiān)察時，科學(xué)開展案卷檔案管理工作具有非常重要的價值，各級工作人員必須對其加強(qiáng)重視，確保能夠?qū)ζ浒妇頇n案進(jìn)行更為有效的管理，有效提升管理效率，為了對其各項工作具有更為深刻的認(rèn)識，特此實施本次研究工作。

一、檔案管理現(xiàn)存問題

首先，在制作執(zhí)法文件時，存在一定的問題，例如，在進(jìn)行內(nèi)容表述時，存在過于簡單或表述不準(zhǔn)等問題，執(zhí)法人員在敘述事實時存在表述不清，邏輯混亂等問題存在嚴(yán)重的涂改現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的可靠性和原始性不足，進(jìn)而使其參考價值大大降低。與此同時，在進(jìn)行勞動保障監(jiān)察相關(guān)文書的填寫工作時，存在空項嚴(yán)重的問題。沒有準(zhǔn)確填寫相關(guān)文件的行政機(jī)關(guān)名稱，經(jīng)辦人簽字，負(fù)責(zé)人，簽發(fā)日期，對后期檔案整理工作造成一定的不利影響。除此之外，在卷宗內(nèi)缺乏完善的執(zhí)法文書，缺失結(jié)案報告，送達(dá)回執(zhí)，立案登記表，投訴登記表等各項內(nèi)容。例如在進(jìn)行欠薪案件辦理時，相關(guān)單位在開展具體工作時，通常在勞資雙方達(dá)成一致之后了結(jié)案件，執(zhí)法人員對完善案件文書缺乏重視，甚至出現(xiàn)部分人員不寫結(jié)案報告。最后，在裝訂文書時，缺乏統(tǒng)一的裝訂順序，進(jìn)而導(dǎo)致文書裝訂過程具有較高的隨意性，無非保障裝訂效果。

其次，在對案件進(jìn)行收集和歸檔時，規(guī)范性存在一定的不足，例如缺乏明確的歸檔范圍，沒有對其進(jìn)行及時入檔和歸檔，在勞動監(jiān)察工作長期發(fā)展過程中，對于案件歸檔，沒有提出明確的實效和范圍，而在具體進(jìn)行案件處理時，通常是由承辦人完全掌握所有材料，不能對其進(jìn)行及時整理歸檔，在完成案件處理之后，通常會出現(xiàn)材料丟失或漏報等問題，導(dǎo)致檔案材料的完善性不足，無法保障執(zhí)法監(jiān)督力度。與此同時，沒有對其證據(jù)材料進(jìn)行全面搜集，無法保障檔案信息的真實性和可靠性[1]。除此之外，各級人員的專業(yè)技能存在一定的不足，監(jiān)察機(jī)構(gòu)對其檔案管理工作缺乏重視，在具體落實檔案管理工作時，沒有明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限，日期各級人員在工作中不能全身心投入，在查閱，抄錄以及復(fù)制檔案等方面過于隨意，而且在辦理相關(guān)案件時，存在過程周期長，流程復(fù)雜等特點，需要保存大量的資料，相關(guān)人員在開展具體工作時，不可避免會出現(xiàn)錯誤漏洞或信息丟失等各種狀況，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源管理過于混亂，不能對其各項信息進(jìn)行有效挖掘與合理應(yīng)用。

二、問題應(yīng)對策略

（一）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

需要選擇具有較高政治素養(yǎng)，檔案管理工作經(jīng)驗豐富，熟練掌握勞動保護(hù)相關(guān)法律規(guī)定，具有較強(qiáng)責(zé)任心，可以積極參與勞動保障監(jiān)察的執(zhí)法人員，進(jìn)行檔案管理，團(tuán)隊的科學(xué)設(shè)置，與此同時，還需要對其相關(guān)人員定期開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和思想教育，確保檔案管理人員和執(zhí)法人員能夠更為科學(xué)的制作文書，收集相關(guān)材料，完全掌握工作方法和工作技能，而確保及時收集相關(guān)資料，并對其進(jìn)行定時移交，實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)水平的不斷提升，對檔案管理人員進(jìn)行更為有效的思想教育，使其對檔案管理工作具有更為深刻的認(rèn)識，嚴(yán)格遵循相關(guān)法律制度，確保在開展檔案管理工作時，能夠有效避免對他人信息造成泄漏，偽造或涂改，進(jìn)而保障信息安全。

（二）完善規(guī)章制度

在具體開展案卷檔案管理工作時，相關(guān)單位需要嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律規(guī)定同時，結(jié)合企業(yè)具體情況進(jìn)行檔案管理制度，保管保密制度和崗位責(zé)任制等各項制度的科學(xué)制定。在收集整理，書寫，編目，查閱，裝訂等方面，科學(xué)制定詳細(xì)規(guī)定對其各項工作進(jìn)行合理計劃，確保相關(guān)單位在具體進(jìn)行檔案管工作中具有明確的管理依據(jù)，對其案卷檔案管理進(jìn)行合理優(yōu)化，確保能夠更為有效的保護(hù)各項檔案，對其進(jìn)行更為合理的應(yīng)用，使其檔案管理工作實現(xiàn)更高程度的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[2]。

（三）加大項目投入

加大項目投入，確保在具體落實勞動保障監(jiān)察時，能夠?qū)ζ湎嚓P(guān)檔案進(jìn)行更為有效的管理，使其實現(xiàn)更高程度的信息化。針對勞動保障監(jiān)察，科學(xué)開發(fā)相關(guān)計算機(jī)軟件，確保能夠?qū)Π妇頇n案進(jìn)行更為有效的管理，進(jìn)而使其到案管理環(huán)境實現(xiàn)更高程度的信息化和數(shù)字化，科學(xué)引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)記錄和管理相關(guān)檔案，使其檔案管理工作實現(xiàn)更高程度的現(xiàn)代化。在建立檔案，歸檔工作和調(diào)檔工作時，利用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行信息錄入和查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)工作效率的有效降低，使其檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化。尤其需要針對企業(yè)科學(xué)建設(shè)電子檔案，確保能夠?qū)ζ湎嚓P(guān)企業(yè)進(jìn)行實時監(jiān)督，一時更新檔案內(nèi)容，嚴(yán)格遵循兩網(wǎng)化的建設(shè)需求，對企業(yè)進(jìn)行更為有效的電子化管理，確保能夠?qū)趧诱郀顩r和企業(yè)用工信息進(jìn)行及時匯總和科學(xué)分析，確保能夠?qū)崟r明確企業(yè)用工動態(tài)，進(jìn)而確保對企業(yè)用工進(jìn)行更為有效的監(jiān)督管理。

三、結(jié)束語

總而言之，對于勞動保障監(jiān)察工作而言，通過強(qiáng)化人員培訓(xùn)，完善規(guī)章制度，加大項目投入，能夠?qū)ζ浒妇頇n案進(jìn)行更為有效的管理，使其管理工作中存在的各項問題得到有效解決，保障整體工作質(zhì)量，確保能夠有效提升檔案管理效果和管理效率。