新時期中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化策略分析

陳立芬 廣東省食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)校

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，中職學(xué)校的發(fā)展規(guī)模也越來越大。檔案是學(xué)校信息與學(xué)生信息的載體，記載了許多有重要意義的信息，所以中職學(xué)校在發(fā)展的過程中應(yīng)注意檔案工作的完善程度。因此，相關(guān)學(xué)校管理人員應(yīng)針對新時期下檔案管理工作存在的不足尋找優(yōu)化的策略，使得檔案管理工作能夠順利進行。

一、新時期中職學(xué)校檔案管理工作存在的不足

（一）學(xué)校對于檔案管理工作不重視

從現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作的情況來看，檔案管理工作在許多學(xué)校都沒有受到相應(yīng)的重視[1]。這一部分學(xué)校的管理者普遍認為學(xué)校只要負責(zé)管好學(xué)生教好學(xué)生，且達到教學(xué)目標(biāo)就完成了他們的任務(wù)，對于檔案的管理是政府等部門需要注意的工作，而學(xué)校只要負責(zé)保證檔案的完整。這種不正確的想法是檔案管理工作不到位，體系不完善的主要原因。他們未能意識到檔案管理的水平間接反映了一個中職學(xué)校的發(fā)展和教育水平。此外還存在管理人員專業(yè)性不足的問題，由上文所講的存在一些中職學(xué)校對于檔案管理工作不夠重視，致使他們在聘請檔案管理人員時要求并不嚴(yán)謹(jǐn)，專業(yè)性不到位。有的中職學(xué)校或許存在特定的檔案管理部門，但相關(guān)部門人員缺乏良好的管理水平。他們?nèi)肼毲拔唇?jīng)過專業(yè)的管理培訓(xùn)，自身的管理知識也相當(dāng)匱乏。因此在這些管理人員進行檔案管理時很容易出現(xiàn)低效率，或是分類整理錯誤問題。

（二）管理體系不夠健全

由于工作人員對于檔案管理工作的認識不全，導(dǎo)致他們不能對檔案管理工作安排出一套合理的體系。沒有制定具體的管理要求，也沒有指定具體的管理目標(biāo)，整套的檔案管理工作都是草草開始，草草結(jié)束，缺乏具體的管理體系。管理人員在進行管理工作時也不夠嚴(yán)謹(jǐn)認真，甚至還存在部分教師為了方便教學(xué)，將某部分檔案不統(tǒng)一進行管理，而是自我保存，從而造成檔案信息不完成等問題。此外，還有部分中職學(xué)校為了應(yīng)付教育局的檔案信息的抽查，而花費額外的財力對本不完整的檔案信息進行補充，使得檔案的真實性存疑，也在一定程度上敗壞了學(xué)校的風(fēng)氣，對學(xué)生也有一定的負面影響。

（三）缺少硬件設(shè)施

阻礙檔案管理工作的因素還有硬件設(shè)施。要想檔案能夠長久的完整的進行保存，就得確保存放檔案的地方具有最基本的防潮防霉防火等基本條件。但部分中職學(xué)校由于資金投入的限制，導(dǎo)致檔案室不具備以上這些條件，檔案的管理保存容易出現(xiàn)損壞的情況[2]。

二、新時期中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）意識到檔案管理的重要性

中職學(xué)校要針對檔案管理工作的不足做出改變，首先需要正確意識到檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展的重要性，并且要全力支持檔案管理工作的進行。首先，對于管理檔案工作的人員要有嚴(yán)格的專業(yè)性和素質(zhì)能力的要求。此外，為了確保工作人員的管理水平，應(yīng)定期為相關(guān)人員進行檔案管理的相關(guān)知識講座，并且進行定期的培訓(xùn)。要求每一位負責(zé)檔案管理工作的相關(guān)人員認真的對待每一次講座和培訓(xùn)，并開展不定期的考試來對工作人員的專業(yè)性進行考核。考核不僅要對他們的管理水平進行評測，對于他們的個人綜合素質(zhì)也應(yīng)有一定的要求，畢竟中職學(xué)校的檔案信息也需要一定程度的保密。此外，中職小學(xué)負責(zé)檔案管理工作的人員也應(yīng)肩負起向?qū)W校內(nèi)的其他人員，比如教務(wù)人員、教師等，宣傳和推廣檔案管理的意義和重要性所在，讓所有校內(nèi)工作人員都對此項工作引以重視，這樣一來所有人員才會自覺配合檔案管理工作，有利于工作的順利進行。

（二）完善檔案管理體系

一套完善健全的體系是一項工作能夠順利開展的基礎(chǔ)。因此相關(guān)管理人員也應(yīng)著手于檔案管理體系的完善。檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣，因此要注意每一個環(huán)節(jié)的工作細節(jié)，避免會出現(xiàn)的差錯[3]。管理部門應(yīng)根據(jù)中職學(xué)校的檔案情況和新時期教育發(fā)展的要求來健全標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，對于目前體系中存在的漏洞進行整改。比如中職學(xué)校的檔案管理部門可以利用信息化的技術(shù)對檔案進行整理，能夠有效提高信息整理的效率和準(zhǔn)確度。因此要想做到以上這點，相關(guān)負責(zé)人員首先有具備一定的信息化知識，以及具有一定的信息化管理思維，能夠很好的利用技術(shù)將檔案信息整合起來，準(zhǔn)確的完成管理工作。利用信息化的管理體系能夠很好的規(guī)避了的原先存在的檔案信息量巨大以及檔案管理人手不足等問題。利用這套體系不僅能夠提高檔案管理的工作效率，在某段時間如果想要查詢檔案信息時也能夠較快較準(zhǔn)確的查找出來。

（三）加強硬件設(shè)施的投入和管理

檔案管理人員在進行檔案管理工作時，除了要確保檔案信息的分類正確和完整性之外，對于檔案的保存也要格外重視，對于儲存檔案的硬件設(shè)備要進行定期的檢查和改善。中職學(xué)校要加大對檔案室的資金投入，確保場地能具備通風(fēng)防潮等基本條件。在進行檔案管理工作時，除了核對檢查檔案信息之外，還要注意檔案室的環(huán)境清潔。在合適的天氣要經(jīng)常開窗進行通風(fēng)，保證其空氣流通，避免發(fā)潮發(fā)霉等情況出現(xiàn)。此外，對于檔案室也要時常進行消毒，避免檔案信息被有害動物或者有害氣體破壞，造成信息的不完整。在工作人員下班之后，確保檔案室的門窗是緊閉的狀態(tài)，防止非工作人員的闖入造成的混亂。中職學(xué)校應(yīng)強化檔案保管的硬件設(shè)施并且對相關(guān)場地定期進行巡查，避免一些危險的情況的發(fā)生，才能夠保證檔案儲存的安全性[4]。

三、結(jié)束語

結(jié)合以上全文所講，檔案管理工作對于中職學(xué)校的發(fā)展來說至關(guān)重要，所有中職學(xué)校都應(yīng)該重視此項工作的開展，并全力配合。相關(guān)管理人員應(yīng)針對目前檔案管理工作的不足進行整改，加強工作人員的專業(yè)能力且完善管理工作體系，優(yōu)化中職學(xué)校的檔案管理工作，從而能夠有效促進學(xué)校的全面發(fā)展。