檔案數字化建設實踐與發展策略分析

劉亞萍 河北省人力資源市場服務中心

所謂檔案數字化，是指通過數字信息技術將傳統紙質檔案相關文字、圖像等信息轉化為數字信息的一種技術。隨著以計算機網絡技術為核心的現代科學技術逐步普及和應用，越來越多的領域開始進行自身數字化轉變，檔案管理亦是如此。從應用角度來看，檔案數字化建設不僅構建了更為龐大的檔案數據庫，同時在檔案資源查詢、傳輸和利用上也更加便捷。而檔案數字化建設，則是指紙質檔案向數字化檔案轉變的過程，這里需要專業信息掃描設備將紙質檔案中的數據信息進行數字化轉變，同錄入檔案數據庫中。與此同時，對于當前正在生成的檔案也要以電子文檔方式進行歸檔、整理和保存。

一、檔案數字化建設實踐中面臨的問題

（一）傳統檔案管理理念束縛

在我國社會經濟發展過程中，檔案起到了不可替代的影響與作用。然而從宏觀角度來看，我國檔案管理與建設并未與社會發展步伐相統一，人們對檔案管理工作的重視程度相對較低。受傳統理念束縛，檔案管理工作一直以來都被企事業單位所忽略，由此導致了檔案管理工作發展相對滯后。然而在信息時代背景下，檔案數字化建設已成為大勢所趨，但由于人們思想理念的束縛，使得檔案數字化建設常滯不前，給企事業現代化發展帶來了嚴重阻礙。

（二）檔案管理體系有待完善

隨著檔案資源數字化轉變的實現，檔案管理工作模式也隨著發生轉變，由此給新時期檔案管理工作提出了新的內容和要求。在此背景下，一些企事業單位雖然在數字化檔案管理方面強化了重視程度，然而在落實及數字化建設中則流于形式，特別是以數字化檔案為基礎的相關管內容度及技術規范則嚴重欠缺。與此同時，數字化檔案管理制度不完善，無法對檔案管理人員行成有效監督，特別是在責任追查時難以真正做到責任到人，不利于檔案數字化轉型與建設。

（三）專業技術人才相對匱乏

從技術角度出發，數字化檔案建設是一種以計算機技術為核心的全新檔案管理模式，傳統人工管理方法已無法滿足新時期檔案管理需求。在此背景下，我國企事業單位數字化檔案建設還面臨著嚴峻的專業技術人才匱乏問題。一方面，過往檔案管理多由瀕臨退休員工或兼任方式進行管理，其專業能力無法達到數字化檔案管理的技術要求。另一方面，由于檔案管理意識的薄弱，許多企事業單位檔案管理人員數量較少，無法有效開展數字化檔案管理工作。

（四）基礎設施環境有待改善

從某種角度來看，檔案數字化建設就是由傳統人員檔案管理向計算機檔案管理轉化的過程，因此還需要強化相關基礎設施建設。具體而言，數字化技術設施包含了計算機、掃描錄入設備及檔案管理平臺等方面。然而在企事業單位數字化建設過程中，由于相關資金投入力度不足，許多儀器設備及檔案管理平臺均有待升級或更新。此外，由于計算機互聯網的開放性，也是的數字化檔案面臨嚴峻的安全問題，這也是當前檔案管理亟待解決的問題之一。

二、促進檔案數字化建設質量的有效發展策略

（一）強化數字化檔案管理意識

從發展角度來看，檔案管理工作的數字化轉變并非一蹴而就便能實現的，而是需要一個循序漸進的過程不斷發展與完善，其中首當其沖的便是強化各企事業單位數字化檔案管理意識。首先，政府管理部門及相關行業機構要就檔案數字化建設的價值與作用進行廣泛宣傳，是更多的企事業單位充分認知檔案管理數字化轉變的時代發展趨勢。其次，廣大企事業單位還要勇于突破和創新，積極打破傳統檔案管理理念束縛，并提高單位自身相關基礎設施及專業人才的引進，由此推動企事業單位檔案管理水平的全面提升。

（二）完善檔案數字化管理體系

在企事業單位檔案數字化建設過程中，要想保證檔案管理工作的科學有序開展，構建一套科學完善的檔案管理體系具有十分重要的價值和意義。首先，企事業單位要明確和細化數字化檔案管理工作內容，并制定科學合理的工作標準和技術要求，由此保障數字化檔案管理工作的穩定開展。其次，為進一步推動檔案數字化建設質量的有效提升，還要貫徹落實數字化檔案管理責任制，相關責任落實到個人，并加強管理人員監督及績效考核制度，由此督促檔案管理人員以更好的職業素養和工作態度完成檔案數字化建設工作。

（三）注重數字化人才隊伍建設

無論企業還是事業單位，人才永遠是發展創新的基礎所在，因此在檔案數字化建設過程中必須要注重專業技術人才的引進和培養，并以此構建一支高素質專業型技術人才隊伍。首先，企事業單位要積極引進外界高端技術性人才，并以此帶來先進的檔案管理理念和相關管理技術和方法，由此更好的開展檔案數字化建設工作。其次，為滿足檔案數字化建設帶來的技術人才需求，還要注重檔案管理隊伍的年輕化建設，并積極開展相關業務學習和培訓工作，由此打造一支高素質專業性技術人才隊伍。

（四）優化檔案數字化建設環境

為全面落實企事業單位檔案數字化建設工作，相關管理決策層要加大檔案數字化建設的資金投入力度，從而為檔案數字化轉變奠定堅實的環境基礎。首先，企事業單位要加大數字化硬件設施的引進與采購，并不斷進行升級和創新，由此滿足檔案數字化建設的基本硬件需求。其次，檔案管理部門還要注重數字化檔案管理平臺建設，一方面加強管理平臺的技術發展和創新，另一方面還要強化管理平臺的安全防護，由此避免數字化檔案資源被非法盜取和利用，由此保障檔案數字化建設工作的安全穩定推進。

三、結論

綜上所述，檔案數字化建設是企事業單位檔案管理工作的重要發展趨勢，同時也是提高自身發展水平的重要舉措。針對當前檔案數字化建設過程存在的問題與不足，我們必須進一步強化數字化檔案管理意識，并在管理體系、管理人才及管理環境等方面加大投入力度，由此推動檔案數字化建設工作的科學穩步推進。