事業單位人事檔案立卷歸檔工作開展研究

張澤凱 承德市殘疾人康復中心

現階段我國事業單位體制改革正在如火如荼的進行中，面對新發展形勢，傳統的工作觀念和工作模式意境無法適應事業單位創新發展要求，因此需要積極開展創新工作。針對事業單位人事檔案開展立卷歸檔管理制度，能夠提升事業單位檔案管理工作的智能性和規范性，加強內部人事檔案的利用效率，科學合理的開發事業單位內部人才資源，促進事業單位的創新發展。

一、事業單位人事檔案立卷歸檔工作問題分析

（一）管理模式過于機械化

人力資源管理工作的開展，能夠為事業單位提供源源不斷的動力，提升事業單位的發展活力。目前一部分事業單位沒有認識到人力資源管理工作的重要性，人力檔案管理工作開展效率比較低，存在單一化、制度化的管理問題。除此之外從觀念上也存在一定的誤差，認為檔案管理就是針對檔案進行保存，采用的檔案管理模式比較陳舊。出現這些問題的主要原因對于人力資源檔案管理工作重要性認知不足，對于人事檔案立卷歸檔管理工作產生了較大的影響。

（二）缺少自我為主的立卷歸檔工作意識

在事業單位人事檔案立卷歸檔工作過程中，需要積極明確出檔案文件的時效性，體現出人事檔案應用價值。但是目前檔案管理工作中存在各種問題，例如檔案管理工作重復性比較強，歸檔資料不夠規范等，還有一部分事業單位中的人事檔案不夠完整，檔案利用效率比較低。在檔案歸檔工作中，

（三）人事檔案管理工作質量問題

傳統事業單位人事檔案管理工作采用了人工模式，隨后一部分事業單位認識到了信息技術的重要性，結合現代化信息技術的應用，采用檔案管理軟件錄入電子檔案信息，但是并沒有做好檔案的調用和維護工作，沒有把電子檔案科學合理的分類，電子檔案內容更新不及時，信息化、自動化檔案管理優勢沒有充分發揮出來，影響了人事檔案管理工作質量的提升。

二、事業單位人事檔案立卷歸檔管理工作優化措施

（一）做好檔案文件分類工作

在事業單位發展過程中，人事檔案的內容也呈現出多樣化特點，其中氛圍不同的檔案類型，在檔案管理工作中要根據不同類型的檔案，針對性整體相關資料，并做好妥善保管工作，便于后期檔案利用和共享。在人事檔案中數量比較普遍的屬于綜合類檔案，綜合類檔案文件中包含的內容比較多，針對綜合類檔案進行立卷歸檔工作，要把人事檔案以及事業單位業務活動相關文件全部做好歸檔[1]。后期對于綜合性文件的利用效率并不是很高，但是綜合性文件的時效性特點非常強，需要針對綜合性文件做好管理保存工作。人事檔案文件可以結合文件的年份進行整體，并結合文件的關鍵詞，做好針對性的詳細分類。組織人事類文件中的內容，都是跟事業單位工作人員以及社會福利相關的，例如工作人員的社保繳納、事業單位工作人員退休辦理、崗位認定書面依據和職位變更等問題，這部分文件中的內容能夠為事業單位工作熱源提供重要的身份證明，因此需要重點保管人事類文件，并根據事業單位內部的人事調動進行實時更新，便于后續檔案查詢工作的順利開展。由于事業單位內部的業務類文件數量非常多，并且涉及了事業單位內部所有業務活動開展的重要信息，因此需要針對性做好管理保存工作，如果內容當中并沒有涉密信息，則需要復印之后公開發給每一位工作人員。如果文件中有涉密信息，還需要針對文件做好保密工作。

（二）做好文件編碼、存檔工作

事業單位人事檔案需要根據不同類型文件的年份進行準確編碼，完成檔案管理的基礎性工作。例如2019 年的人事任命檔案，在編號前需要標注好2019 進行區分。除了根據文件年份編碼之外，還可以針對文件內容做好細致分類，能夠讓檔案分類工作更加精致。例如業務類文件進行分類，可以結合業務內容的差異性進行細致分類，社保檔案可以簡寫成為SB，醫療類檔案可以簡寫成為YL。通過精細化分類，能夠提升人事檔案的查詢效率，提升工作質量。

（三）做好檔案保護工作

對于檔案保護工作開展加強重視，尤其是檔案原件跟丟失之后無法補辦的文件，需要針對性加強檔案管理，認真記錄檔案的使用人員和規劃時間。檔案文件由于保存時間比較長，因此紙張會受到不同程度的損壞，要為檔案管理工作建立良好的檔案保存環境，妥善保管人事檔案。可以把紙質檔案保存在牛皮紙盒當中，并在外表填寫文件編號，便于后期的檔案查找。

（四）建立完善的立卷歸檔工作管理機制

針對人事檔案的立卷歸檔工作要定期檢查，查看檔案是否得到妥善的分類、管理和保存，根據檔案管理工作標準執行檢查要求，根據人事檔案管理規定，科學合理的核對人事檔案材料中的相關內容，尤其是相關重要文件一旦缺失要立刻追究責任，向相關當事人提出書面通知，及時把缺少的材料補充完整[2]。審核工作完成之后要做好工作記錄，通過嚴密封包裝后進行轉遞。收到檔案的工作單位要在回執單上進行簽字，并把回執單寄回到原來的工作單位當中，相關管理工作部門需要認真的保存好回執單，便于后期核查工作的開展，確保檔案文件完整有效。

三、結語

綜上所述，事業單位人事檔案的立卷歸檔工作量非常大，內容十分復雜，需要工作人員能夠保持較大的工作耐心和工作責任心，結合現代化檔案管理工作模式的應用，提升人事檔案管理效率，促進事業單位各項工作的順利開展。