建筑工程企業檔案的科學化管理策略研究

張成華 山西西山金城建筑有限公司

一、建筑工程企業檔案開展科學化管理的重要性

（一）工程檔案管理是建筑工程的重要內容

現代建筑工程施工規模較大，涉及眾多的專業知識領域，除了基本的施工之外，也包括工程檔案管理工作。建筑工程項目建設流程越來越規范，從項目決策、工程設計、施工以及竣工等內容都有相對規范的流程的標準。而這些流程和標準主要是通過工程方案進行體現，各個階段都需要有文字記錄，整理后形成建筑工程檔案。如果缺少了工程檔案，那么建筑工程就必然存在缺陷，即使工程主體建設完成，缺少了工程檔案也意味著工程項目是不完整的，也無法進行正常的使用。

（二）工程檔案管理是工程質量重要的衡量指標

建筑工程的質量確定需要專業的管理機構進行驗收，驗收過程中除了要檢查工程材料質量、施工工藝以及施工技術落實情況之外，還需要檢查工程檔案是否完成。因為建筑工程中有很多的分項目工程和工序，這些分項目工程和工序完成以后都需要進行質量檢查，然后各方負責人要進行簽字確定質量情況，這些都會成為工程檔案。最終工程質量驗收階段如果沒有這些工程檔案，或者工程檔案丟失，那么就會影響工程最終的質量評定，因此工程檔案管理是工程質量重要的衡量指標。

（三）工程檔案管理能夠提高施工效率

現代建筑工程項目建設受到很多因素的影響，包括施工材料、機械設備、施工環境以及施工人員和施工技術等。這些也是施工企業比較重視的，但是很少有施工企業重視工程檔案管理工作。實際上，建筑工程項目建設的這些影響因素中都和工程檔案有緊密的聯系，材料的采購領用和使用、機械設備的操作、施工人員的情況以及施工技術的落實情況等都是有相關的檔案記錄的。在施工過程中可以根據這些記錄在出現問題的時候進行追溯，找到相關的責任人進而解決問題，確保建筑工程施工的順利，提升工程施工效率。

（四）有效的提升建筑企業的管理水平

傳統的建筑工程項目建設中對檔案管理工作重視程度不夠，企業內部組織架構中也缺少專門的檔案管理部分，往往是行政人員身兼多職復雜檔案管理工作。在這種情況下，工程檔案管理工作效率就會降低，而且也容易因為人為因素的影響導致檔案管理工作出現問題，在這種情況下，建筑企業為了確保建筑工程施工效率和質量，同時也為了企業的長遠發展，就需要對組織架構進行完善，尤其是需要增加專門的檔案管理部門和檔案管理人員，然后引進檔案管理設備和信息化技術，這也會提高建筑企業整體的管理水平。

二、建筑工程企業檔案的科學化管理策略

（一）提高對檔案管理工作的重視

雖然檔案管理工作是建筑工程項目建設中重要的組成部分，但是很多建筑企業對于檔案的管理工作并不重視。因為如果要做好檔案管理工作需要組建專門的管理部門，設置檔案管理崗位和人員，同時還需要有相應的管理設備，這些都是需要資金投入的，建筑企業為了節省成本，并不愿意在檔案管理方面做過多的投入。針對這種情況，建筑企業領導階層首先要認識到檔案管理工作的重要性，組建專門的檔案管理部門，并且招收專業的檔案管理人員，按照崗位職責進行檔案管理責任的劃分。同時還需要加強檔案管理人員的教育和培訓工作，提高管理人員的檔案管理意識，企業領導要起到帶頭作用，共同做好企業的檔案科學化管理工作。

（二）提高工程檔案管理風險防范意識

現代建筑工程規模很大，施工過程中受到多種因素的影響，而且施工內容很多，因此檔案管理工作內容繁多，在管理過程中很容易出現疏漏，甚至造成檔案的丟失。針對這種情況，建筑企業要采取科學化的管理模式，提高風險防范意識。首先，完善工程檔案管理制度，落實相應的責任制，加大檔案管理的力度，任何工程項目工序都要進行嚴格的記錄并且及時的進行整理歸檔。其次，成立專門的管理部門，對工程檔案管理開展專項管理工作，企業領導層要安排專門的管理人員負責檔案管理工作的監管，而且要求檔案管理部門要進行檔案的備份工作，防止出現意外情況。檔案的管理也需要采取多種方式，不同種類的檔案要進行嚴格的分類，并且要優化檔案管理編制方法，從而消除檔案管理的風險，提高應急能力。

（三）建立高素質檔案人才隊伍

隨著時代的進步，當前建筑工程檔案管理理念也有了很大的變化，對于工程檔案的重視程度不斷提高，而檔案管理工作的技術設備也有了較大的更新。這就要求檔案管理人員需要跟上時代的腳步，提高工程檔案科學化的管理意識，不斷的學習新的檔案管理技術手段，從而提高自身的檔案管理水平。建筑企業在進行檔案管理隊伍建設中，說先就要提高檔案管理工作的門檻，在招聘環節嚴格把關，招收檔案管理方面的專業性人才，并且對應聘人員的檔案管理知識進行考核，了解其以往的檔案管理經驗，同時還有考察檔案管理人員對于現代化檔案管理工作的見解，進而為創建高素質檔案管理隊伍打下堅持的基礎。其次，對現有的檔案管理人員進行培訓，培訓內容一方面要有檔案管理 的專業知識，使檔案管理人員掌握現代化的檔案管理技術，能夠熟練操作檔案管理的相關設備。另一方面要加強檔案管理人員的素質教育和法治教育，提高檔案管理人員的管理意識和法律意識，能夠在檔案管理工作過程中認真負責，了解自身的工作失誤帶來的嚴重后果，能夠嚴格按照檔案管理的流程規范開展具體的檔案管理工作。

（四）加強檔案管理的網絡化建設

目前我國檔案管理工作由于起步較晚，在管理技術和理念方面還存在一定的問題，主要體現在檔案管理的設備落后，科學技術水平不高，這些問題都制約著企業檔案管理的現代化進程。因此，企業檔案管理要充分利用先進的科學技術，改善物質手段，設備更新換代，提高技術水平，要現代化檔案管理的建設工作納入企業的總體規劃和預算當中，有利于加快檔案管理的科學化步伐。檔案管理部門利用其自身建立的網絡數據庫為社會服務，取得一定的經濟效益，再投入到檔案管理的網絡化建設中，實現檔案的經濟價值。檔案信息管理作為一種特殊商品，實現網絡化，可以使其社會效益和經濟效益不斷提高。

三、結束語

綜上所述，現代建筑工程項目建設過程中，建筑企業不僅要重視施工技術的有效應用，同時也要認識到檔案管理工作的重要性。因此建筑工程施工企業有必要深入對建筑工程檔案管理現狀進行研究，及時發現當前工程檔案管理實踐中存在的各類問題，不斷對工程檔案管理策略進行創新型調整，制定具體的實施方案，將與工程檔案管理相關的規章制度落到實處，使得工程檔案管理工作得到健康有序的發展，為我國工程檔案管理水平的提升做出努力。