事業單位檔案管理信息化建設的途徑

古利瑩 梅州市區公有房屋和保障性住房服務中心

事業單位作為我國社會經濟發展中的重要支柱，隨著經濟體系的不斷變化，自身的經營范圍也在不斷擴大，也加大了檔案信息化建設的難度，而信息化建設又是提升綜合實力的重要途徑，應當予以重視并加強建設。倘若信息化建設不能夠順利進行，只會拉低檔案管理工作質量，也不能夠滿足自身可持續發展需求。因此，要想在激烈的市場競爭中占據一席之地，必須要采取措施來推動信息化建設，進而大幅度提升檔案管理信息化建設水平。

一、事業單位檔案管理信息化建設存在問題

（一）檔案管理人員缺失

檔案管理信息化建設是一個十分復雜的過程，需要大量的人員參與其中，而管理人員綜合素質水平的高與低，直接影響著信息化建設質量，所以必須要采用高技能人員來加強檔案管理，但現實狀況是，事業單位內部現有的檔案管理人員綜合技能有待提高，他們的綜合素質普遍偏低，甚至有一些人員對工作缺少熱情，只是機械式的完成相應的檔案管理工作，對于存在與工作中的問題不能夠妥善解決，這無異于阻礙檔案管理工作信息化建設。再加上，管理人員計算機水平沒有達到要求，也會拉低檔案管理的質量[1]。

（二）信息化建設意識不強

如今，信息化建設已經成為行業發展的必然趨勢，對提高綜合實力及市場競爭力具有重要意義，但目前，事業單位檔案管理信息化建設質量并不高，很多管理人員對信息化建設認識并不夠充分，對其認識依舊停留在表面層次，甚至有一些高層人員自身信息化建設意識也比較低下，阻礙著檔案管理信息化建設工作的進度[2]。同時部分人員的工作模式仍舊停留在傳統管理模式上，思想意識也受到傳統觀念的束縛，他們并不愿意主動接受新事物，這不僅不能夠緊跟時代發展的步伐，也難以提高檔案管理信息化建設的質量。

（三）信息化建設存在安全隱患

由于信息化建設是一個涉及范圍較廣的過程，事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，往往面臨著安全隱患問題，這樣就會致使相關檔案數據信息丟失，或者是損壞。而致使安全隱患問題出現的原因有以下幾點。第一，管理人員對檔案安全管理并不夠重視，總是將紙質的檔案隨意的擺放，致使檔案信息化建設過程中的紙質檔案被泄露，嚴重者還會對經濟活動帶來較大的影響。第二，信息化建設本身就具備著一定的安全隱患，應配備安全軟件，倘若軟件存在漏洞，容易讓系統被黑客入侵，造成相關重要資料被泄漏。

（四）檔案管理基礎設施不足

檔案信息化建設水平之所以不高，一部分原因是事業單位基礎設施不足所致，本身信息化建設就是一個漫長且曲折的道路，不僅需要大量的管理人員參與，更加需要充足的硬件設備來輔助，這樣才能夠推動檔案管理信息化建設順利進行。但現實狀況是，很多事業單位并沒有認識到基礎設施充足的重要性，并不愿意花過多的資金去購買設備，造成信息化設備和技術無法得到完善，最終，將直接影響事業單位后續發展。

二、事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強檔案管理人員培訓

針對上述檔案管理人員缺失問題，事業單位還應當加強管理人員培訓，不斷提高管理人員的專業素質和技能水平，這是推動檔案管理信息化建設順利展開的重要前提。首先，要對現有的檔案管理人員加強培訓，不斷提高他們的專業能力和管理水平，對于信息化建設中存在的問題也能夠及時妥善的解決。比如，可以定期對其進行專業知識培訓，不斷豐富其理論知識。而對于不合要求的人員應不予采用，盡可能的選擇高素質、高技能人員參與到信息化檔案管理中，只有這樣才能夠提高檔案管理信息化建設水平[3]。其次，還應當端正檔案管理人員的工作態度，使他們對工作充滿熱情，恪盡職守做好每一項工作，也只有使使其從心理認可這份工作，才能夠提高信息化建設實效性，以及促進事業單位健康穩固發展。

（二）提高信息化建設意識

以往檔案管理信息化建設質量之所以不高，很大一部分原因是管理人員信息化建設意識不強所致，所以，為了促進我國事業單位健康穩固發展，我們還應當提高各級領導人員的信息化認識，使他們認識到信息化建設工作的重要性，這就需要加大信息化建設宣傳力度，讓每一個人員了解到信息化建設的重要性，可以主動參與到檔案管理信息化建設中來，并確保檔案數據信息的科學性與安全性，進一步為后續管理工作的有效展開奠定夯實基礎。同時還應當摒棄傳統落后檔案管理模式，樹立一個全新的思想價值觀念，讓各級人家可以主動去接受新的事物，這樣才能夠緊跟時代發展的步伐，為檔案管理工作信息化建設提供有力的數據支持，不至于阻礙信息化建設的進度，從而提高事業單位綜合管理水平。

（三）加強檔案信息數據安全管理

通過上述介紹，我們可以了解到信息化建設中仍舊面臨安全隱患問題，所以事業單位要想提高的管理工作質量，還應當加強檔案信息數據安全管理，這就需要提高各級人員對檔案安全管理的重視程度，使他們認識到安全隱患對檔案管理信息化建設的阻礙性，對于相關紙質檔案必須要進行妥善管理，降低重要資源被泄露或者是竊取等問題的發生，確保數據信息的安全性與穩定性。同時我們也要引進一些安全硬件設施，這樣做的目的也是為了防止黑客入侵，竊取重要的資料，進一步發揮安全硬件的作用和價值。除此之外，事業單位管理人員還應當建立一個檔案信息管理保密制度，要求各級人員嚴格遵循制度中的內容，確保保密制度能夠貫穿于每一個檔案管理工作環節中，只有這樣才能夠推動檔案管理信息化建設有效展開，如此一來，得以實現提高信息化建設水平的目標。

（四）加強檔案管理基礎設施建設

為進一步推動檔案管理信息化建設工作展開，事業單位還應當加強檔案管理基礎設施建設，要加大信息化建設中軟硬件的投入力度，只有資金投入充足，才能夠確保信息化設備和技術得到完善，這也是實現檔案管理信息化建設目標的關鍵[4]。為此應將傳統檔案管理方式進行優化和調整，善于運用現代化高新科技代替傳統人工檔案管理模式。比如，可以運用電子設備來代替人工管理方式，這不僅可以提高整體檔案管理工作的質量，還可以提高數據信息的安全性，可以說，這對檔案管理信息化建設非常重要。其次，事業單位還應當加大平臺推廣模式的建設，讓更多的信息需求者受益，這也是一種提高知名度的一種方式，最終，促進我國事業單位在可持續發展道路上走得更遠且更好。

三、結語

綜上所述，現如今是信息化飛速發展的時代，只有認識到信息化建設的重要性，才能夠健康、穩固發展，所以，事業單位要想提高檔案管理信息化建設水平，必須要加強檔案管理人員培訓并提高信息化建設意識，同時也要加強數據安全管理和基礎設施建設，這樣才能夠讓信息化融入整個檔案管理工作中來，確保檔案管理工作得以朝著多元化方向快速發展，以及提高事業單位綜合市場競爭力和經濟利潤。