簡(jiǎn)論加強(qiáng)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作的策略

姜瀚博 四平市食品藥品檢驗(yàn)所

食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管工作目的是保障人民群眾飲食、用藥安全。近幾年隨著食品藥品立法的推進(jìn)，各地食品藥品安全監(jiān)管工作力度不斷加大，產(chǎn)生了大量的執(zhí)法案卷、檢測(cè)報(bào)告、督查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統(tǒng)地管理并利用這些檔案，并及時(shí)對(duì)社會(huì)公布有價(jià)值的信息，是在執(zhí)法以外必須重視的工作。基于此，以下就加強(qiáng)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作的策略進(jìn)行了探討分析。

一、食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理的概述

食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理是指將食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管過(guò)程中產(chǎn)生的文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等資料進(jìn)行記錄并整理歸檔的過(guò)程。一旦發(fā)生食品藥品安全事件，將以食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案中的文字、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行闡述，并通過(guò)數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)和總結(jié)作用，有效提高食品藥品安全應(yīng)急處置效率。因此，對(duì)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案的必須進(jìn)行規(guī)范化管理。

二、食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作的重要意義

1.提升管理及使用效率。食品藥品日常管理涉及多方面的資料信息，為了對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化管理，需要以檔案資料為基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)化分類(lèi)留存，以保證檔案管理的有序性。在檔案管理中要對(duì)各類(lèi)信息資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，不同項(xiàng)目?jī)?nèi)容之間有著明確的劃分，要嚴(yán)格區(qū)分種類(lèi)予以存檔，這樣就不會(huì)出現(xiàn)信息混亂的情況，方便查驗(yàn)以提升管理質(zhì)量與效率。

2.保證信息的真實(shí)性。食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作中，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行分類(lèi)管理，多以計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔助手段，將所有的信息輸入管理系統(tǒng)，進(jìn)行加密管理，如果需要調(diào)閱某方面的信息，由檔案管理專(zhuān)門(mén)人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中抽取。簡(jiǎn)化了查驗(yàn)工作程序，同時(shí)也保證了信息資料的真實(shí)性。檔案管理由專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行，操作系統(tǒng)由專(zhuān)業(yè)管理人員負(fù)責(zé)，避免了肆意修改檔案信息資料的問(wèn)題，保證檔案信息資料真實(shí)準(zhǔn)確。

3.保障檔案的安全性。食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案合理有序管理，不僅要對(duì)各類(lèi)資料文件及時(shí)收集歸檔、及時(shí)錄入系統(tǒng)，還需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，購(gòu)置、升級(jí)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，購(gòu)置檔案盒、檔案架、檔案柜及相應(yīng)的防護(hù)設(shè)施，以保證檔案資料有序存放，避免因隨意堆砌、亂放出現(xiàn)檔案資料損毀、丟失，或檔案信息資料不全等問(wèn)題，同時(shí)需要確保各類(lèi)資料文件收集歸檔及時(shí)。

三、加強(qiáng)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作的策略

1.有效構(gòu)建食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案工作網(wǎng)絡(luò)。開(kāi)展食品藥品檔案監(jiān)管工作，首先需要根據(jù)具體的工作內(nèi)容，將其科學(xué)地劃分到各個(gè)層次部門(mén)中去，最基礎(chǔ)一級(jí)的檔案管理人員應(yīng)參照檔案歸檔范圍和保管期限，對(duì)手頭上紛繁復(fù)雜的原始資料進(jìn)行區(qū)分、鑒別、整理，并按期上交上一級(jí)部門(mén)的檔案管理人員。上一級(jí)管理人員審核無(wú)誤，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)符合審批后，統(tǒng)一交回檔案室，標(biāo)準(zhǔn)裝訂，并進(jìn)行掃描，構(gòu)建電子檔案，所有檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守歸檔辦法，統(tǒng)一編號(hào)，歸檔保存，不得擅自增改內(nèi)容，更不得隨意帶出檔案室。檔案室每年應(yīng)清理一次檔案，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案應(yīng)按規(guī)定銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀必須負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)兩人復(fù)核。

2.科學(xué)組織檔案管理機(jī)構(gòu)。做好檔案管理工作，首先需要配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，構(gòu)建起單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，成立專(zhuān)門(mén)的檔案室，工作小組，鑒定小組，總負(fù)責(zé)人最好是單位一把手，分管各部門(mén)工作的分管負(fù)責(zé)人應(yīng)參與進(jìn)來(lái)，需要移交檔案的部門(mén)指定一名聯(lián)絡(luò)員。檔案室負(fù)責(zé)制定檔案歸檔范圍和保管期限的相關(guān)文件，并報(bào)當(dāng)?shù)貦n案局審批，同時(shí)應(yīng)建立各項(xiàng)管理制度，檔案室應(yīng)具備檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，在信息化迅速發(fā)展的今天，應(yīng)建立電子檔案。單位每年應(yīng)投入一定經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件升級(jí)更新，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3.加強(qiáng)案卷檔案管理工作力度。案卷檔案是指具體案件檔案，即具有行政處罰決定書(shū)及罰款結(jié)果的檔案。此類(lèi)檔案既有一般檔案的特點(diǎn)，又具有其特殊性，它不僅是工作痕跡，更是執(zhí)法依據(jù)。案卷的來(lái)源有日常督查、專(zhuān)項(xiàng)檢查、投訴舉報(bào)等。做好案卷檔案首先應(yīng)熟悉監(jiān)管對(duì)象，這就需要我們的執(zhí)法人員對(duì)監(jiān)管片區(qū)內(nèi)的經(jīng)營(yíng)戶(hù)進(jìn)行逐一摸排，先建立一套基礎(chǔ)檔案，根據(jù)其經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，分類(lèi)完善，比如食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品等自成一類(lèi)，確保執(zhí)法過(guò)程無(wú)交叉、無(wú)遺漏、無(wú)重復(fù)，避免執(zhí)法不嚴(yán)、執(zhí)法過(guò)嚴(yán)、案卷分類(lèi)不明、責(zé)任人不清等現(xiàn)象。食品藥品執(zhí)法應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)行政處罰法》和《食品藥品行政處罰程序》進(jìn)行，執(zhí)法案卷應(yīng)包括案件來(lái)源登記表、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、責(zé)令整改通知書(shū)、行政處罰決定書(shū)等一系列材料，這些材料都應(yīng)按照先后發(fā)生次序整理裝訂，需要簽名或書(shū)寫(xiě)處筆記應(yīng)該清晰，不得隨意涂改，所有案卷歸檔前都應(yīng)由法制部門(mén)審核，對(duì)于不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不明確的執(zhí)法案卷不得進(jìn)入檔案室，一旦進(jìn)入檔案室不得隨意調(diào)換更改。良好的執(zhí)法案卷，不僅為以后工作提供參考，也是和當(dāng)事人發(fā)生糾紛的最直接證據(jù)，為了執(zhí)法的嚴(yán)謹(jǐn)性和工作人員安全，這部分案卷應(yīng)特別重視。

4.強(qiáng)化食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案資料服務(wù)效能。開(kāi)展食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案資料的收集，最終目的是為了服務(wù)于實(shí)際工作，因此保證檔案質(zhì)量，提高利用價(jià)值，滿(mǎn)足社會(huì)各界合理的查檔需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也是我們檔案室應(yīng)盡的義務(wù)。借閱檔案應(yīng)做好登記工作，復(fù)印檔案需負(fù)責(zé)人審批，避免出現(xiàn)丟失、損毀等意外事故。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了發(fā)揮食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案的功能作用，需要針對(duì)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案建立完善的工作網(wǎng)絡(luò)，由點(diǎn)到線(xiàn)，由線(xiàn)到面，需要一線(xiàn)執(zhí)法人員、行政審批人員、檔案管理人員的互相配合，才能順利推進(jìn)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管檔案工作的進(jìn)行。