淺析提升人力資源檔案管理工作的策略

王鵬 秦皇島市專業技術資格考試處

一、人力資源檔案管理的人才挖掘工作

（一）人才挖掘工作的內容

人力資源檔案管理工作可對各類信息資源進行統一管理，要在日常管理工作中善于發現人才、利用人才，充分激發出人才的潛力，在對企事業單位的發展做出重大貢獻的同時，還可以實現自我價值的最大化。人力資源檔案管理的工作重點在于大范圍的挖掘人才，并采取合理的策略，使其能夠在自己擅長的領域體現出獨特優勢，從而做出一番事業。當前的人力資源管理工作，應將工作重心轉移到如何有效激發人才的自身優勢之中，將此優勢的價值發揮到最大。上述因素可稱為人力資源中的隱形優勢，只有切實利用好此類因素，才能使人力資源管理工作上升到新的水平，檔案管理更加科學化。

（二）人力挖掘工作的分類管理

人力資源管理的對象為企事業單位的各類人才，管理人員應認清各人才的特長所在，要對顯現出的人才優勢進行深入挖掘，還應廣泛開展人才篩選，使企事業及個人均能實現各自的目標。在人力資源檔案管理中，人力挖掘已成為管理中極為重要的一環。要依據人才的特點，使其自身優勢得以發揮。人力資源管理部門還要依據人才的特征及能力等因素，按照分類管理的方法，促進人力資源檔案管理更為科學有效。這主要包括了學術研究能力、職稱、學歷等相關因素，只有實行分類化的管理，才能切實提升人才管理的效率。

二、人力資源檔案的信息化管理

（一）人力資源檔案的載體管理

隨著信息化時代的到來，大數據技術已廣泛應用于社會生產生活中，為各領域帶來了全新的發展動力。在人力資源檔案工作中，應積極引入大數據技術，能夠在眾多的信息中遴選出最具應用價值的資料，從而有效提升人力資源檔案管理的效率。大數據技術還能夠保障數據的安全性，加快數據處理的速度，提高數據處理的準確度，將檔案管理服務提升到新的高度。在開展人力資源檔案管理時，應將檔案的載體類型多元化，避免選擇傳統的紙質形式。當前較為常用的載體類型主要有多媒體檔案、錄像檔案、檔案數據庫、三維虛擬賬號等。還要選擇最為先進的管理理念，將信息技術充分融入檔案管理的過程中。

（二）人力資源檔案的數字化管理

在傳統的人力資源檔案管理工作中，往往采用了大量的辦公紙張，使得管理人員的工作效率明顯下降，并且在后續資料查閱方面產生了一定的困擾。另外，由于辦公紙張數量巨大，會嚴重侵占檔案存儲空間，不利于整體維護及調檔。隨著人力資源檔案數字化管理技術的日益成熟，使相關的資金及人員投入大幅降低，節省了管理成本。還可以依據人力資源檔案工作實際，采用復制的方式滿足調檔人員的需求。要建立起檔案數據的檢索功能，增加利用效率。當前在人力資源檔案的數字化管理工作中，應加大對數字化技術的應用力度，將傳統的紙質檔案，采取電子掃描的方式將其轉換為文檔形式，摒棄傳統的管理模式。

（三）人力資源檔案信息化管理的安全保密工作

在人力資源檔案管理工作中，已普遍引進了信息技術作為管理及服務的快捷手段。此種模式在帶來便利性的同時，同樣為檔案管理工作造成了一定的安全隱患。管理人員要在日常工作中重視對計算機的加密處理，提升關鍵數據資料的權限。對電子檔案進行線下備份，在確定用戶數據的完整性及正確性后方可進入到后續工作。在此項工作中，要避免出現用戶資料被竊取，從源頭做好信息的保密工作。要保障信息系統的安全性，提升保密級別。還應認識到紙質檔案的作用，使其能夠成為一項有益的補充。

三、人力資源檔案的服務管理

（一）檔案資料的共享與傳輸

在人力資源檔案管理工作中，檔案資料的查閱是一項日常工作。要按照用戶實際需要采取最為便捷有效的傳輸形式。隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作發生了極為顯著的改變。現今可通過同步網盤傳輸、聊天軟件、郵箱、在線文檔等等形式進行資料的傳輸，這些網絡時代所特有的技術深刻影響了人力資源檔案管理工作的開展形式。人力資源檔案管理部門應積極采用多種形式，提升檔案數據的利用率。要充分利用信息技術所帶來的便利性，將檔案數據采取線上管理的模式，實現更為高效的服務。為進一步提升檔案管理的效率，為用戶提供全方位的檔案管理服務，人力資源檔案管理部門要加大互聯網技術的應用力度，促進檔案管理的多元化發展，使用戶能夠通過線上檢索、查詢、復制等功能，即可達到相應的目的。要使檔案信息實現全方位的共享，如半開放共享、全開放共享等。

（二）提供全天候的人力資源檔案管理服務

隨著社會經濟的發展，人們對檔案服務的需求越來越多，要求相關部門及人員做好日常管理工作，通過采取互聯網的方式，充分滿足用戶的各項檔案需求，加大管理服務的范疇，提升用戶的使用體驗，使用戶能夠在互聯網的支持下，實現隨時隨地的檔案共享服務，從細節入手，將此項工作進行深入優化。

四、結語

人力資源檔案管理工作關系到勞動者的切身利益，應嚴格落實此項工作，使其能夠充分滿足人們的需求。要加大人才的挖掘力度，通過明確人才挖掘的重要性，做好后續的相關工作。人力資源檔案要進行信息化管理，要廣泛提升檔案管理服務質量，使其能夠切實滿足人們的需求。本文對人力資源檔案管理工作的三個重要方面出發，對此制定出了相應的解決措施，要對傳統模式下的檔案管理進行深入改革，制定出合理化的策略，使其能夠為推動人力資源檔案管理工作提供一定的參考。