機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及其破解策略

劉詠梅 山東省菏澤市曹縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局

鑒于現(xiàn)代信息技術(shù)的快速更新與發(fā)展，我國各機(jī)關(guān)單位的管理工作也隨之加以創(chuàng)新，特別在檔案管理領(lǐng)域，已經(jīng)在持續(xù)開展數(shù)字化建設(shè)，這樣一來即可提供更為便利與高效的服務(wù)。然而，實(shí)事求是地說，我國機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)目前依然處在初級(jí)開發(fā)期，還存在著諸多不足需要加以破解。本文就此問題予以探究。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大發(fā)展的背景下產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，主要是指應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮以及高速掃描等技術(shù)，把紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)形態(tài)的文件，系統(tǒng)化組合成為具備序化結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，即把各類傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字化資源，用數(shù)字形式加以存儲(chǔ)，用網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行傳輸，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施全面管理，從而達(dá)到檔案信息高效利用與共享之目的。

二、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

一是能提高工作效率。對(duì)機(jī)關(guān)單位來說，每年都會(huì)生成大量檔案。如果要在紙質(zhì)檔案中查找所需檔案，要耗費(fèi)相當(dāng)多的人、財(cái)、物力。在實(shí)施數(shù)字化管理之后，不僅能極大提高檔案管理的成效，而且大大減少了檔案管理人員的工作總量，減輕了其負(fù)擔(dān)。二是能提高利用效率。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的查詢很不便利，如果部分檔案的立卷、存放等工作不夠精細(xì)，查詢的難度更大。在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)施電子化存檔后，能極大提升檔案查詢的效率。三是能提高安全性能。紙質(zhì)檔案一旦被破壞，就會(huì)造成無可挽回的損失，其保存壽命是有限的。實(shí)施數(shù)字化之后，檔案可以在信息化載體中加以保存，而且受到外界的影響相當(dāng)小，安全性能比較強(qiáng)，從而能夠極大地提升檔案保存的期限，滿足機(jī)關(guān)檔案保管之所需。

三、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的突出問題

1.思想認(rèn)識(shí)不夠深刻。雖然檔案數(shù)字化已經(jīng)得到機(jī)關(guān)單位檔案管理者的普遍認(rèn)可，但在實(shí)際操作中，一部分機(jī)關(guān)檔案工作者還缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的全面了解，以至于難以發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性。因?yàn)橐恍C(jī)關(guān)檔案管理者的偏見，未能將檔案數(shù)字化建設(shè)列入重要工作內(nèi)容，導(dǎo)致這項(xiàng)工作進(jìn)度滯后，在一些單位甚至流于形式。

2.軟硬件設(shè)施不夠完善。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理無法脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而單獨(dú)存在，但由于一些機(jī)關(guān)并沒有采用比較先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，難以做到信息的全面共享與互通，難以滿足多種類型信息管理的需求，無法全面跟上時(shí)代發(fā)展之步伐。雖然我國機(jī)關(guān)檔案的硬軟件設(shè)施設(shè)備應(yīng)用已經(jīng)比較充分，但是依然還有一些機(jī)關(guān)單位所投入的資金不夠充足，導(dǎo)致其檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程有所滯后，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案數(shù)字化管理的低效化。

3.安全管理不夠到位。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理必須要在網(wǎng)絡(luò)條件下才能實(shí)現(xiàn)，而數(shù)字化設(shè)施設(shè)備難以脫離計(jì)算機(jī)有關(guān)軟硬件之識(shí)別。所以，互聯(lián)網(wǎng)信息安全成為是影響機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)要素。鑒于目前我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還不夠純凈，存在病毒或者黑客攻擊的可能性，這就為檔案數(shù)字化管理增添了安全上的隱患。

4.檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理者也有相當(dāng)高的要求，但目前機(jī)關(guān)單位檔案管理者多數(shù)是兼職人員，缺乏專業(yè)性，加之部分檔案管理工作者無法適應(yīng)于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)其提出的新要求，因而造成機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)未能達(dá)到較高的水平，造成機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)了一些不盡合理之處，迫切要求提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)。

四、破解機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的幾點(diǎn)策略

1.進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)人員的檔案數(shù)字化意識(shí)。近年來我國在檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中取得了一些顯著成績(jī)，也打造出了一些技術(shù)過硬的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。所以，如果要進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，就一定要強(qiáng)化對(duì)平臺(tái)的科學(xué)管理。這就要求機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)工作人員建立起強(qiáng)烈的檔案數(shù)字化意識(shí)，尤其是機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)充分重視本單位檔案數(shù)字化建設(shè)，從中分析與總結(jié)存在的問題，出臺(tái)科學(xué)的管理體系，形成富有執(zhí)行力的數(shù)字化管理制度，為本單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供指導(dǎo)。

2.進(jìn)一步完善軟硬件設(shè)施。數(shù)字化建設(shè)不僅要確保硬件設(shè)施齊全完整，而且還要確保軟件系統(tǒng)能夠及時(shí)升級(jí)。所以，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)充分重視在兩個(gè)方面的資金投入，盡可能購置比較先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備以及工具，并且不斷推動(dòng)新系統(tǒng)的部署與運(yùn)用。當(dāng)然，各機(jī)關(guān)檔案建設(shè)化建設(shè)還要依據(jù)本單位實(shí)際情況來實(shí)施，不可一味引入新技術(shù)，而是要保障新技術(shù)的運(yùn)用能切實(shí)滿足目前情況下檔案管理的實(shí)際需求，更好地分配有限的檔案數(shù)字化建設(shè)資金。

3.進(jìn)一步保障數(shù)字檔案的安全性。近年來我國機(jī)關(guān)檔案工作在信息收集上取得了很好的突破，不管是在種類上，還是在數(shù)量上，均有了極大的發(fā)展。但是，這也給機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理造成了巨大的挑戰(zhàn)，尤其是在信息完整性保障上所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)大大超過了以前。在此狀況之下，機(jī)關(guān)檔案從業(yè)人員要樹立起強(qiáng)烈的檔案安全意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案信息的科學(xué)管理。一是機(jī)關(guān)檔案工作者要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行好各項(xiàng)安全管理舉措，且自身也要制定相應(yīng)的配套性規(guī)范，而且一定要比規(guī)定更為嚴(yán)格。二是機(jī)關(guān)檔案管理工作中要嚴(yán)格執(zhí)行好監(jiān)督任務(wù)，檔案信息的統(tǒng)計(jì)、收集、分類以及歸檔等相關(guān)程序均應(yīng)受到監(jiān)督與制約。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者應(yīng)為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)立報(bào)警機(jī)制，依據(jù)檔案信息危險(xiǎn)狀況劃分一定的等級(jí)，從而為檔案工作者提供技術(shù)上幫助，幫助其改進(jìn)工作中的不足之處。三是健全完善檔案數(shù)字化安全管理責(zé)任機(jī)制。一旦發(fā)現(xiàn)了數(shù)字檔案中存在信息外泄問題，就要依據(jù)具體狀況，對(duì)有關(guān)責(zé)任主體嚴(yán)格追究責(zé)任，并抓好事后總結(jié)與報(bào)告等工作。

4.進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要依托先進(jìn)的技術(shù)手段，而且在相當(dāng)大的程度上還要靠檔案工作者的實(shí)際工作能力，所以提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常有必要，在機(jī)關(guān)檔案工作中必須要把加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)作為數(shù)字化工作的重點(diǎn)來抓。在工作過程之中，機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)強(qiáng)化檔案人才多元化能力的培養(yǎng)，確保新錄用工作人員能夠嫻熟地掌握計(jì)算機(jī)操作方面的技巧，并全面掌握相關(guān)領(lǐng)域的各項(xiàng)理論知識(shí)，并且為檔案數(shù)字化系統(tǒng)的進(jìn)一步開發(fā)與后期維護(hù)提出合理建議。當(dāng)然，新錄用工作人員還要主動(dòng)和經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員開展交流，吸收其有益的經(jīng)驗(yàn)，從而創(chuàng)設(shè)出更為科學(xué)的數(shù)字檔案管理新模式。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作者的專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)，幫助其提升實(shí)際操作技能。

5.進(jìn)一步探索檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)。對(duì)部分有條件的機(jī)關(guān)來說，可主動(dòng)探索如何運(yùn)用業(yè)務(wù)外包來實(shí)施好檔案數(shù)字化工作，就是要選擇具備資質(zhì)和操作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化公司負(fù)責(zé)外包本單位檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，主要內(nèi)容涵蓋了檔案數(shù)字化整理、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)及維護(hù)，管理軟件研發(fā)與日常管理、硬件設(shè)備維護(hù)等。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)安排人員全程參與，及時(shí)協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題，確保這項(xiàng)工作落細(xì)落實(shí)。

6.進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)信息共享性。在機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，必須采用切實(shí)有效的方法，持續(xù)提高各類檔案數(shù)據(jù)信息所具有的共享性。然而，這一定要形成于檔案信息安全得到全面保障的前提下。唯有在這一情形之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效傳遞有關(guān)檔案信息之目的，進(jìn)而才能夠在調(diào)入相關(guān)人才之時(shí)更加科學(xué)、合理地進(jìn)行遴選。通常情況下，在機(jī)關(guān)單位所實(shí)施的檔案數(shù)字化建設(shè)中，都會(huì)牽涉到一個(gè)極為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中主要涵蓋了該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法、檔案錄入手段與輸出手段、硬件設(shè)備的合理選擇等。機(jī)關(guān)單位自身的工作內(nèi)容原本就相當(dāng)復(fù)雜，所形成的檔案數(shù)量往往會(huì)非常多，因此唯有健全完善檔案管理數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)，并且進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的共享性，才能真正實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

五、結(jié)束語

總之，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息新時(shí)代滯后，我國機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的工作責(zé)任變得更加重大，承擔(dān)著為民服務(wù)的重大使命。這就要求我國廣大機(jī)關(guān)單位切實(shí)把握住時(shí)代發(fā)展的最新脈搏，不僅要有向直充的動(dòng)力，又要具備開拓創(chuàng)新的新時(shí)代精神。可見，隨著檔案數(shù)字化建設(shè)大潮的到來，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)更加注重檔案數(shù)字化建設(shè)工作，針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的思想認(rèn)識(shí)、硬件設(shè)施、安全管理、人員素質(zhì)等方面問題，采取行之有效的破解策略，從而切實(shí)提升我國機(jī)關(guān)檔案管理的整體水平，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策提供更好的信息服務(wù)。