關于社會保障電子檔案管理系統建設的相關研究

蒲麗倩 定州市社會保險事業服務中心

社會保險業務檔案主要包含：參保職工的基本情況、參保繳費記錄、繳費審批材料等等，這些信息和資料涉及職工的利益和權益。檔案的精準性和安全性直接影響到參保職工是否能夠享受社會保險待遇和福利。人力資源和社會保障機構必須為勞動者提供服務。因此，人力資源和社會保障部門應該準確的記錄工作人員的相關信息，并盡量做到無錯誤，從而保障社保檔案的安全性。

隨著社會信息的日益更新和網絡化，使用電子檔案已成為必然趨勢。利用電子檔案可以顯著提高檔案的使用率，減輕檔案管理人員的工作壓力，成為實際工作中一種流行的檔案形式。

一、完善社保電子檔案管理系統的重要性

過去使用的紙質檔案不僅沒有統一的筆跡和格式標準，而且存在易損壞、易丟失的缺陷，對人力資源和社會檔案的管理產生一定的影響。然而電子檔案模式不僅可以保證檔案的統一格式，又能實現遠程聯網，能夠有效的提高檔案管理的效率和質量。其次，社會保障與人民群眾的利益息息相關，對社會經濟發展有著巨大的促進作用。人民社保檔案是群眾辦理社會保障的檔案，沒有頁碼，也沒有內容。因此，有必要對文件進行重新編碼和編目，以確保重組后的文件更加規范化、規范化。通過重新對檔案整理，可以最大限度地解放征集網站，提高管理水平，提升管理效率。

二、社會保障電子檔案管理時存在的問題與不足

近年來，國際上對電子檔案的研究和應用都集中在圖書館，電子檔案領域的研究和其他機構在電子檔案保護領域的研究滯后，電子化檔案的研究和應用仍然不足。

（一）社保電子化檔案發展不均勻

目前，我國各地社會保障電子檔案的建設和使用發展都極不平衡。就算是比較發達的地區也存在社會保障電子檔案的建設和使用不平衡的狀況，管理形式也只是一種簡單的電子存儲形式。資源基礎與業務平臺無關，不符合統一標準和不同地區的互動共享。不同縣市、不同安全類別的數據庫不能共享同一人。不同數據庫存在重復的基本信息，影響社保一體化進程，阻礙參保人查詢繳費等信息，也造成建設資源、人力資源、財力資源的重復開發和浪費。

（二）電子化信息自身的特征阻礙社保電子化的推廣

電子檔案存在不穩定性，主要造成原因是數字化和網絡智能化系統造成的。電子檔案的修改痕跡不易被發現，一定程度上降低電子檔案的精準性。電子信息內容存儲載體一般來說都比紙質版的要求高，由于技術限制，使用壽命較短。另外，電子檔案的管理范圍還沒有統一的標準，對電子檔案的理解有局限性，沒有完善的管理機制，導致許多檔案管理人員在存儲檔案時真實性不高，這些缺陷都成為電子檔案推廣的障礙。

（三）社保電子檔案的使用具有局限性

目前，利用電子檔案已經能夠實現基本信息查詢、保險繳費記錄查詢、福利審批等功能。但在實踐中不能作為一個完整的依據。另外，由于電子檔案信息數據庫建設周期短，檔案的規范化管理尚未實現。有學者認為，這種認識的缺失導致了資源的重復開發，浪費人力資源和財力資源，引起了檔案管理者的廣泛關注。但在實際工作中，我們不能完全脫離紙質檔案，單單依靠電子檔案完成相關業務操作，這種檔案信息化不可能一下達到頂峰，仍然需要科技的進步和文化的積淀。

三、社會保障電子檔案管理的解決措施

電子檔案的建立雖然為檔案的管理人員減輕了工作的壓力，但是在網絡安全方面還存在一些不足，因此，應對檔案安全問題加強重視程度，可以通過以下幾個方面來加強電子檔案的安全性：

（一）提高檔案管理人員的素質和能力水平

檔案管理人員作為電子檔案的主要推動者，檔案管理人員的管理水平和綜合素質將直接影響檔案管理工作的質量與發展，因此有必要培養一支綜合管理隊伍。要讓檔案管理人員正確認識自己的工作，明確自身的責任，使檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，增強工作的自豪感，從而有效提升管理者對工作的積極性。其次，要對管理人員加強培訓內容，如：計算機知識培訓、檔案管理培訓等等，并舉辦專業技能競賽，激發員工學習的積極性，有效提高員工的檔案管理能力，定期進行綜合素質培訓和心理輔導。

（二）招聘專業的網絡安全技術人員

根據網絡安全管理的實際情況，使用相應的網絡安全防護軟件和技術人員，安裝相應的網絡安全防護軟件，從而有效防止非法入侵和病毒植入的情況出現，有效提高電子文件的安全性。電子檔案基本上存儲在軟盤或光盤上，因此，應購買高質量的軟盤和光盤。本文主要探討了完善社保電子檔案管理系統的重要性、社會保障電子檔案管理時存在的問題與不足、社會保障電子檔案管理的解決措施，希望以上內容能對相關單位和企業有所幫助。

四、結語

通過以上我們可知：社會保障檔案電子化的實施，有助于社會保障工作持續性發展。其次，人社機構的檔案管理部門應對檔案電子化管理加大重視，加強檔案管理人員的業務能力水平和效率，從而為今后的社保工作的持續性發展打下良好的基礎。