如何做好檔案管理的保密工作

余艷 內江市扶貧開發服務中心

隨著社會的發展進步，檔案資源巨大的社會價值逐漸為公眾所認知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項工作做得好壞，會直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發利用，來實現信息資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、檔案管理的保密工作的要求

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到四化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、如何做好檔案管理的保密工作

（一）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30 年，機密級事項不超過20 年，秘密級事項不超過10 年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（二）檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（三）細化分類

首先，我認為應該細化對資料的分類。檔案項目工程的類型多，范圍廣，因此需要細化對項目資料的分類。對具體的時間、項目進行細化的分類。做好登記和管理。從而在需要查閱資料的時候方面查找。做好分類，也就能夠強化管理，從而做好檔案管理的保密工作。

（四）及時整理

其次，對于資料檔案應該及時整理，確保當天的工作當天完成，這樣能夠提升檔案資料管理的效率和正確度。對于每一類資料的記載需要盡量細化和準確，加大項目資料管理的效率。加強項目檔案的效率，相對來說提升了工作的保密性。

（五）嚴格規范操作行為

在資料檔案管理中出現的代簽行為，就是因為沒有嚴格按照資料管理的規范進行操作。因此，我認為，資料管理人員應該嚴格按照文件要求進行操作，堅決避免代簽、錯簽和亂簽的現象發生，提升工作的效率。

從而避免讓沒有管理資格的人對檔案上的內容進行了偷窺。從而做好檔案管理的保密工作。

（六）加強專業培訓

加強對資料管理人員的專業培訓。包括資料分類管理和保密工作的培訓。讓資料管理人員的專業素質提升，從而促進工作效率和正確性的提升。并且，培訓可以以專業的講課、考核、交換學習的方式進行，盡可能的從全方位多方面的加強對資料管理人員的專業培訓。讓其了解到進行檔案管理和保密工作的重要性。

《中華人民共和國檔案法》是我們從事檔案工作的基本準則，我們時時刻刻都必須以此在檔案管理工作中嚴格執行和落實。與此同時國家和各地方政府，針對檔案工作涉及的各個行業特點也出臺相關的規章制度，作為檔案工作的相關人員對這些相關規定必須做到熟記于心。各單位必須針對自身的實際情況，要建立起有自身實用價值的閱覽制度、外借制度和復制制度，針對不同需求人群，要切實履行不同的審批手續，讓管理人員在執行上有章可循、有據可依。在最大化發揮檔案效能的同時，確保不失密、不泄密，保證檔案的完好無損。對實際工作的積累出的經驗教訓，要不斷總結梳理，為下一步工作的提高提供可遵循的依據。對于擔負檔案管理的直接人員，必須要先強化其政治意識，強化為人民服務的宗旨，以滿腔熱情投入到檔案事業當中。同時要具備較強的專業知識及技能，熟悉檔案管理的各項工作流程，更重要的是其必須具備敏銳的工作能力和迅速的判斷能力，在單獨面對情況的時候，能正確做出判斷，切實保證檔案保密工作做得扎實有效。

四、結論

檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，完善檔案管理工作。