論加強醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

謝麗霞 江蘇省泰州市人民醫(yī)院

一、醫(yī)院文書檔案管理的特點

文書檔案既是醫(yī)院過去發(fā)展歷程的縮影和還原再現(xiàn)，也能夠精準高效的指導醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展方向以及變革途徑。當前，醫(yī)院在開展管理時集中表現(xiàn)為以下方面的特點：第一，規(guī)范性。文書檔案是一種規(guī)范性的文件，雖然從表面上來看，其具備一定的系統(tǒng)性，但在管理過程中，仍有其規(guī)范可言。為行之有效凸顯它的核心作用以及關鍵效能，有必要遵循其規(guī)范性的特征，積極采用高效且科學的管理方式以及管理手段，全面保障檔案管理的高質量發(fā)展。第二，服務性。文書檔案具有非常強的服務性，它能夠為醫(yī)院各個部門的工作決策等提供詳實全面的依據(jù)，同時也能夠在很大程度上推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。第三，保密性。在醫(yī)院的運營以及發(fā)展的過程中，文書檔案是一種真實化的信息記錄載體，它能夠全面且客觀的記錄醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展過程，甚至還能夠真實全面的反映醫(yī)院的診療記錄以及科研信息，后者更具有較強的保密等級。

二、優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理的高效路徑

在醫(yī)院長效快速發(fā)展的實踐過程中，更好的提升自身的發(fā)展成效，應該高度關注文書檔案管理。其管理水平的高低以及優(yōu)劣程度等，直接關系著醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展質量，直接關系著醫(yī)院各項事業(yè)的開展水平。在實踐過程中，醫(yī)院應該高瞻遠矚，始終以前瞻性的發(fā)展視角以及戰(zhàn)略性的眼光，積極采用高效且科學的管理策略，更好的推動醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

（一）樹立現(xiàn)代化管理意識

不可否認，當前文書檔案管理理念存在著較大的滯后性。相對傳統(tǒng)且單一化的管理理念，直接抑制著現(xiàn)代醫(yī)院的高效率發(fā)展。因此，若想提升管理效能，應該率先注重意識的創(chuàng)新以及變革。從全新的視角出發(fā)，高標準的開展檔案管理。一方面，醫(yī)院應該營造科學的內部氛圍，形成良好的工作意識，全面提升文書檔案的整體地位。確保醫(yī)院領導真正將文書檔案管理擺在關鍵性的位置上，積極采用高效且科學的管理方式，真正夯實文書檔案的管理水平以及管理成效。醫(yī)院的管理者作為醫(yī)院各項事業(yè)的決策者以及推動力量，應該注重從思想層面來轉變自身的傳統(tǒng)認知，積極突出其管理的重要地位，積極進行意識領域的創(chuàng)新以及發(fā)展，繼而更好的發(fā)揮文書檔案的指導、指示、揭露、反饋等各項職能以及作用。另一方面，在醫(yī)院運營以及發(fā)展的過程中，只有構建完善的信息化管理體系，切實將信息技術與文書管理結合起來，才能夠更好的提升其運行質量。因此，現(xiàn)代醫(yī)院應該加大技術投入，積極應用高效其科學化的信息技術，不斷創(chuàng)設優(yōu)質的信息條件以及信息工作氛圍，創(chuàng)新應用現(xiàn)代技術手段，真正推動此項工作的高質量發(fā)展與運行。

（二）優(yōu)化文書檔案的存儲管理工作

在醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展過程中，做好存儲管理工作是必要且關鍵的。只有完善存儲機制，不斷優(yōu)化文書檔案的服務水平。可以說，文書檔案的存儲管理工作是非常重要的基礎以及關鍵所在。若缺乏完善的存儲機制，若缺乏必要的管理手段，很難提升其管理效率。為此，醫(yī)院應該明確存儲工作的職責以及任務，依托于清晰化的目標責任等，更好的理清人們的工作職責以及工作任務，進一步提升其存儲成效。同時，醫(yī)院還應該注重信息轉換工作，在全面搜集以及高效整合的基礎上，將傳統(tǒng)的紙質類型的文書檔案或者電子媒介的檔案資源等，有效轉變?yōu)閿?shù)字化的資源類型，切實提升信息化管理程度。與此同時，在文書檔案管理的過程中，醫(yī)院還應該從全局出發(fā)來構建精細化、流程化的現(xiàn)代管理機制體系，不斷推動管理手段的創(chuàng)新與發(fā)展，特別是要優(yōu)化其利用方式與效率，有效節(jié)省文書檔案的檢索時間，有效降低文書檔案的檢索失誤率。

（三）構建科學且清晰化的管理機制

在醫(yī)院文書檔案的管理實踐中，鑒于文書檔案的類型是較為復雜且多元的，鑒于文書檔案的形式是較為豐富且廣泛的，為更好的提升文書檔案管理工作的整體成效，有必要構建科學的管理機制，以此來精準全面的指導文書檔案管理實踐。一方面，在醫(yī)院文書檔案管理實踐中，應該充分全面的結合醫(yī)院自身的發(fā)展特點，科學全面的構建統(tǒng)一規(guī)范化的管理機制，以清晰明確的管理制度來精準指導文書檔案管理工作。在文書檔案管理的實踐過程中，應該充分立足于完善的機制體系，有效明確文書檔案管理的內容，精準全面的分析以及研判文書檔案管理的方法以及手段，最大程度提升文書檔案管理工作的整體成效。另一方面，在文書檔案管理的實踐過程中，有必要精準全面的劃分相應的管理職責以及任務分工，確保不同的管理人員都能夠明確自身的管理任務以及管理要點，都能夠自覺主動的投身于文書檔案管理的實踐過程中。基于此，在文書檔案管理的機制創(chuàng)新過程中，要構建清晰化的責任機制，要將管理職責以及任務等細分到不同的人員身上，最大程度調動他們的主觀能動性，綜合全面的提升文書檔案管理的整體成效。

（四）優(yōu)化文書檔案管理人員的素養(yǎng)

管理人員是非常重要的參與主體，必須切實有效的優(yōu)化管理人員的綜合素養(yǎng)，以此來更好的促使他們履行崗位職責。為此，醫(yī)院應該結合自身的檔案管理實踐以及發(fā)展特點等，以常態(tài)化、周期性的培訓教育機制，切實有效的提升管理人員的崗位素養(yǎng)以及專業(yè)能力，不斷優(yōu)化他們的崗位履職意識，督促他們正視自身的本職工作，積極進行必要的創(chuàng)新與變革。與此同時，醫(yī)院還應該在實踐過程中加強績效管理的應用，全方位加強對文書檔案管理人員的績效考核以及評估等，確保他們得以發(fā)現(xiàn)自身的不足以及缺陷，繼而更加主動的投身于自主學習實踐中。

三、結論

現(xiàn)代醫(yī)院的高質量發(fā)展，離不開基礎性的工作。雖然文書檔案是基礎性的工作，但對于現(xiàn)代醫(yī)院的高質量發(fā)展，仍具備較大的作用與價值。醫(yī)院為更好的推動自身的發(fā)展，同時也為了不斷優(yōu)化信息數(shù)據(jù)的應用，必須建立健全完善的信息管理體系，全方位推動信息化管理的優(yōu)化以及變革，更好的發(fā)揮基礎信息的載體性作用。