價值鏈管理在高校辦公室管理中的應用

傅麗濱

(莆田學院 仙游校區管委會，福建 莆田 351100)

黨的十九大報告中明確提出，要 “加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”。在教育現代化與建設教育強國目標指導下，深化管理工作改革、提升管理服務質量成為高校新時期管理工作的發展方向。高校辦公室作為學校管理與組織協調的重要部門，承擔著管理、組織、協調、督辦、服務等多項職能，新時期在 “雙一流” 建設與辦學規模持續擴大背景下，對于高校辦公室管理工作的效率與質量提出了更高要求。基于此，應積極引入成熟管理理論，實現管理理念更新、組織結構優化、手段方法豐富及信息化水平提升，更好地提升辦公室管理工作績效，為高校建設發展提供內在驅動力。

一、價值鏈管理與高校辦公室管理的內涵

(一)價值鏈管理

價值鏈管理的概念由美國戰略管理學家邁克爾·波特于1985年提出，是指將企業中涵蓋生產、銷售、交貨及其他輔助性活動的業務流程建立起關聯性，形成一個整體的價值鏈，并對其實施統一管理。通過針對企業的業務、結構、流程與信息流進行整合重構，推動企業朝向流程型管理模式轉型，以此降低經營成本、提升運營效率與經濟效益。在價值鏈管理模式上，主要包含以下三種類型：一是橫向價值鏈，用于挖掘出企業的競爭優勢；二是縱向價值鏈，用于針對產業的進入和退出進行準確定位；三是內部價值鏈，用于編制降低內部成本的解決方案。價值鏈管理的作用在于打破原有職能部門的界限與邊界約束，建立起不同部門職能的有效連接，由此確立企業的流程型管理模式、提升流程管理的運轉效能，進一步提高企業的綜合競爭力、實現增值目標[1]。

(二)高校辦公室管理

高校辦公室是高校內部承擔發展規劃、綜合管理、組織協調、服務督辦等工作的行政管理機構，對于高校人才培養、教學管理、科研工作以及社會服務等職能的發揮具有重要影響。當前，在 “雙一流” 建設與高校辦學規模持續擴大的背景下，對高校辦公室管理職能的擴展與優化提出了迫切需求，因此，高校辦公室應基于價值鏈特征、面向各項管理活動與業務流程，實行改進調整與優化重構，將各系統、崗位與核心業務構建成統一的價值鏈，依托價值鏈管理模式提升綜合管理水平與系統運作能力，更好地促進高校的健康運轉與長效發展。

二、價值鏈理論下高校辦公室管理現存的問題

(一)缺乏中長期發展規劃意識

高校辦公室是協助學校黨政領導處理重大事項、開展日常各方面工作的職能部門，也是校領導、職能部門與師生群體間的連接樞紐，對于學校管理模式運行與各項工作的順利開展具有重要影響。但在當前高校生源持續擴張、信息劇增與不斷累積的形勢下，信息不對等、信息異化等問題在無形中對高校管理效能與辦學發展產生一定的制約作用。辦公室作為高校行政管理的中樞機構，管理水平將在一定程度上影響了學校整體管理效能與業務流程運行效率，當前高校辦公室的管理未能結合辦公室工作要求進行細致分工，缺乏將學校戰略規劃、辦學定位、發展目標等要素納入中長期發展規劃的意識，無法為辦公室管理工作的長效運行提供保障。

(二)金字塔式組織結構效率低下

高校辦公室在組織結構建設上呈現為自上而下的金字塔式結構，基于一定標準將管理工作劃分為一系列任務，確定具體任務執行的主體，以此降低服務成本、提升工作執行效率，并安排管理者負責監督執行[2]。但基于價值鏈管理理論，該金字塔式組織結構在具體任務執行環節存在一定的管理問題：一是內部分工缺乏系統性與協調性，管理人員在接收到分配任務后將局限于面向單一任務進行工作效率的提升，忽視對整體任務執行效果的關注，并受制于不同部門、科室間的職能交叉與利益分歧，易在工作執行過程中產生利益沖突，導致個體短期利益凌駕于集體長期發展目標之上，由此增大信息溝通成本、弱化組織運行效率；二是組織形式的僵化問題，高校辦公室的金字塔式組織結構主要面向師生需求提供管理服務，但隨高校辦學規模的持續擴大，復雜事務、多重矛盾與海量信息催生了對于辦公室管理效能提升的迫切需要，其原有組織結構下針對不同事務設定的職能權限與分工規則無法適應新業務流程的要求，因此，還需建立起更加高效、協同程度更高的新型組織形式。

(三)管理模式陳舊、管理手段單一

辦公室管理業務范疇涵蓋校長信箱、信訪接待等工作內容，負責在學校與學生間建構起溝通與反饋的橋梁。但當前高校生源持續擴大與管理體制改革帶來了一系列問題，辦公室在執行任務過程中處于被動狀態，局限于利用會議文件傳達校方領導的具體指令，在調查了解學生思想動態的過程中難以保障實時獲取信息、生成處理意見、解決矛盾問題，缺乏有效的運行機制、管理制度，并且針對管理人員的工作狀態、進度完成情況等缺乏有效的考核評價機制，導致學校內部監管長期處于無序狀態，管理方法陳舊、管理手段單一，由此影響了辦公室管理工作效率的提升。

(四)信息化管理建設與應用不足

價值鏈管理理論強調挖掘組織內部的潛力要素，推進業務流程的優化重構，彌補高校辦公室在管理、協調上存在的不足，實現降本增效目標。但當前高校內部的信息化建設仍較為薄弱，信息化管理系統利用率不高，未能結合學校物資與信息流程情況進行資源的優化整合與價值鏈順序建構，且缺乏完整的價值評估與衡量體系，未能建立集事前協調、事中督辦與事后總結于一體的信息化管理系統，過度依賴結果控制、忽視過程管理，導致無法解決分散管理、集中管理的沖突問題，因信息溝通不暢為信息不對等、信息異化等問題埋下隱患，難以有效利用信息化手段實現高校資源的優化整合與高效利用。

三、價值鏈管理在高校校辦中實施的具體優化路徑

(一)實行全方位價值鏈管理，形成戰略規劃意識

1.橫向價值鏈建構

將橫向價值鏈模式引入高校辦公室管理中，主要目的是挖掘高校的競爭優勢，提升綜合競爭實力。在管理規劃的設計上，首要前提是以辦學規模的持續擴大為目標，圍繞高校學科建設、生源資質與師資隊伍等方面提高建設力度，在營造良好學術氛圍與育人環境的基礎上，依托特色校園文化的建設增強學校的社會聲譽，將校風校貌、學科建設、科研成果、師資力量等列為學校的無形資產，實行統一價值鏈管理，以此擴大學校在辦學上的吸引力和競爭力[3]。同時，在價值鏈管理的載體建設上，應引入信息技術手段進行辦公室管理流程的優化再造，依托網絡信息管理系統實現對各環節、資源與信息的協調管理，促進組織內部各成員間的高效溝通與經驗交流，為高校競爭優勢的提升提供技術支持。2.縱向價值鏈建構

在縱向價值鏈模式的建構上，要求針對產業的進入與退出進行合理定位。在價值鏈管理中的產業進入維度，主要以學生作為 “顧客”，高校通過展示其在教學與管理上的高水平，以此發揮對學生的吸引力；而在產業退出維度，則以學生作為 “產品”、以用人單位作為 “顧客”，通過提升學科建設與教學管理質量，打造出符合用人單位需求的綜合素質型人才。高校辦公室應基于以人為本導向推進價值鏈管理模式的實施，兼顧校領導、教職工與學生群體的需要進行資源整合與優化配置，提升教學管理質量，培養出符合社會需要的高素質復合型人才，系統提高高校的辦學實力。

3.內部價值鏈建構

內部價值鏈的建構聚焦學校成本管理維度，圍繞以下三方面強化內部成本控制：一是內部管理成本，強調針對學校管理資金進行優化配置與合理利用，減少資金浪費問題；二是辦學成本，通過拓寬資金來源的方式在學費上給予學生優惠，強化對學生入學的吸引力；三是后續教育費用，在依托高校學科建設與師資力量提高學生學習能力與專業素養的基礎上，還應注重培養學生的社會適應力與就業能力，為學生由學校向社會過渡搭建起良好平臺。為提升內部成本控制水平，高校辦公室還應面向各管理環節進行戰略規劃的編制，基于價值鏈管理維度進行流程控制與績效分析，聯合結果控制提升價值鏈運行效能，更好地助力高校實現中長期發展目標。

(二)推進價值分配系統重構，建立現代管理制度

1.重構價值分配系統

基于價值鏈管理理論，組織內部的價值分配方式與每一名成員個體的利益存在密切關聯，并對成員的行為具有直接影響。高校辦公室遵循以人為本理念推行價值鏈管理模式，因此，位于價值鏈上各流程的價值分配方式均應以全體教職工和學生的利益為參考標準，保障其價值分配方式贏得全體成員的滿意。考慮以學校辦公室為代表的機構在工作量、職能要求上與其他校內單位存在一定差距，倘若采用統一分配標準易產生勞動與收入不對等的問題，導致工作人員心理失衡、消極怠工，因此，辦公室應在現有年終分配機制的基礎上，結合各組織的職能要求、日常業務量與工作付出情況進行崗位、個體員工收入的精細化分配，在提高院系管理人員薪酬待遇的同時，注意平衡其與專任教師間的收入差距，確保薪酬收入與勞動付出成正比，依托物質保障更好地調動校辦成員及其他部門人員的工作積極性、增強內部凝聚力，為高校管理水平的提升、業務流程的高效運轉與師生滿意度的提高提供服務。

2.建立現代管理制度

在推進體制機制創新的基礎上，應依托管理制度的建設保障價值鏈管理模式的有效運行。在制度編制環節，需結合辦公室管理工作的性質、特征、權責與義務等要素，保障既能夠發揮工作人員的主觀能動性與創造活力，同時也為日常管理工作的具體執行提供參考與約束工具，引導辦公室工作人員在審慎履職的基礎上更加清晰地規劃出自身的發展方向。一方面，應明確辦公室管理工作的基本原則，要求工作人員正確看待辦公室職能與高校教學管理、行政工作等業務流程的關聯性，基于全局視角建立個體利益與學校整體利益的關聯性，更好地促進辦公室職能的發揮；另一方面，強化辦公室工作人員的服務意識，以 “為師生服務” 為核心培養良好的服務態度與服務精神，在日常工作中主動與師生進行交流，實現對其思想動態的及時捕捉與有效反饋，為后續階段的工作重點調整與工作規劃創新提供重要參考。

(三)構建競爭考評激勵機制，深化學習型團隊建設

1.引入競爭考評機制

價值鏈管理理論要求整合系統資源、突出競爭優勢，首要前提是建立科學的崗位責任機制，結合崗位工作需求進行員工調配與職責權限設定，避免出現崗位職責交叉問題，并賦予不同崗位員工一定的權限、增強其效能感，用于發揮對懈怠等行為的監督作用，保障在發現問題時實現問責到崗、問責到人。同時，針對原有績效考評制度進行創新，將工作量、工作態度、工作完成情況、創新意識等指標納入考評標準范疇內，建立起公平公正的績效考評制度體系，結合不同崗位員工的工作貢獻度進行獎勵計劃的分層次設計，并將業績與薪資待遇掛鉤、實行多勞多酬，保障業績突出的員工能夠獲得同等回報，有效發揮薪酬的激勵作用。此外，還應注重滿足員工的自我實現需要，立足于個體價值維度為員工搭建起職業發展與晉升平臺，運用崗前培訓、在職培訓、專業培訓與校內外研討交流活動拓寬工作人員職業視角，輔助其完成職業發展規劃的編制，并針對其職業生涯發展進行跟蹤管理，依托個體價值的實現服務于集體利益的提升。

2.建立學習型團隊

在學習型辦公室管理工作團隊建設上，首先，從人員選拔層面入手，結合崗位需求、人員組成與個體學歷水平、工作能力等因素，選拔高素質人才組建工作團隊，并落實業務知識、思想政治理論、管理能力等培訓工作，保障在人員綜合素質層面占據先天優勢。其次，在工作氛圍建設上應注重培養工作人員樹立明確的學習與發展意識，引導其主動面向新形勢、新要求更新自身的業務知識，學習新的管理手段與方法，在豐富工作經驗的同時，不斷完善知識結構，形成終身學習的良好習慣。最后，在團隊管理與建設上，應注重引入定期考核培訓機制，引導辦公室工作人員樹立危機意識、激發主動學習的熱情，營造良性競爭的工作氛圍，幫助工作人員在競爭過程中實現自我提升與發展，配合常態化業務交流、線上線下培訓、小組討論等方式的實施，更好地推進學習型團隊建設，為辦公室管理的高效運轉提供人才與智力支持。

(四)完善信息管理平臺建設，提升信息溝通效率

在 “互聯網+” 與大數據時代背景下，高校的生源信息與其他數據呈現出激增的狀態，如何實現對信息數據的有效利用成為辦公室管理工作所需解決的難題。在價值鏈管理理論指導下，要求高校辦公室將分散于學校人力資源、財務、教務等不同職能部門中的數據信息進行整合，基于統一的網絡信息管理平臺進行數據集成與集中管理，利用大數據分析、云計算等技術手段從中提煉出有價值的信息資源，實現學校管理流程再造與資源利用率的提升。以微信公眾平臺管理模式的建構為例，可聚焦用戶、平臺與服務三個維度實行精細化管理。在用戶維度以微信群作為工具，利用學校、學院微信群進行用戶管理、信息發布、信息統計、實時交互與監督管理；在平臺維度以互動平臺為載體，聚焦管理制度、工作流程、辦公室工作人員與信息化環境四個層面進行信息整合；在服務維度以微信公眾平臺為載體，面向師生群體設置用戶認證、后臺管理、信息發布、數據統計與整合、小程序嵌入等功能模塊。通過該信息管理平臺的建構，可實現對高校信息數據的系統整合與優化利用，有效提升信息溝通效率，并為學校相關決策的制定提供服務。

四、結論

在知識經濟時代背景下，將價值鏈管理理念引入高校辦公室管理工作中，通過整合價值活動、優化資源利用等措施構建起高效的價值鏈條、優化高校業務流程，配合戰略規劃設計、創新價值分配、學習型團隊建設、信息化平臺利用等策略的實施，進一步突出高校的競爭優勢、提升管理服務質量，促進高校核心競爭力的長效提升，更好地增強育人合力、發揮管理育人功能。