新時期文書檔案管理現狀及對策研究

夏雪 湖北省漢江河道管理局田關閘管理分局 毛珍珠 湖北省碾盤山水利水電樞紐工程建設管理局（籌）

單位通常是國家設置的具有公益性質的機構，要接受政府的領導。最近幾年，單位在經濟與社會的發展和進步中不斷壯大，需要職工處理的工作不斷增多，各種文件也越來越多，傳統的紙質文案已經很難滿足單位系統管理及文書檔案保存需求，文書檔案管理信息化成為必然趨勢。信息化把檔案人員從煩瑣、冗雜的文書檔案收集與保管等工作中解救出來，提供更加高效、便捷、有保障的文書檔案管理方式，加強研究具有重要意義。

一、文書檔案管理的特點

綜合性，文書檔案主要來自機關、團體、企單位辦公室等行政管理崗位在日常管理過程中產生的具有保存價值的文件資料，包括通知、決議、決定、會議紀要等文件，涉及單位黨務、人事、基建等內容。其來源既有上級印發，也有本單位制定，還有本單位與其他單位往來文件等等，具有綜合性特點。

二、當前單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理重要性的認識不足

許多單位對文件檔案管理不夠重視，沒有認識到利用信息技術提高文件檔案管理效率的必要性，檔案管理的作用沒有充分發揮，在日程運營管理過程中顯得微不足道。正因為如此，才會導致在進行檔案管理工作時出現很多問題。長此以往，不僅在思想上容易忽略檔案管理工作，更容易導致員工甚至領導層對檔案管理工作認知上的偏差和態度上的偏移。一些單位中的領導認為檔案管理工作不是主要工作，更不是重點工作，檔案管理工作的好壞并不能決定一個單位的興衰成敗，因此，在檔案管理工作方面，并沒有做到高度重視、親自部署、嚴加推進、抓好落實，也就使得各層級人員對檔案管理工作難以付出百分之百的努力。雖然檔案信息化建設已經如火如荼，但正是因為發展過程中對檔案管理工作重視度不夠高，才使得信息化建設推進滯后而緩慢，工作局面往往較為被動，對于單位提高檔案管理質量和效率、有效促進單位發展是極為不利的。

（二）缺乏專業性的管理人才

在單位，檔案管理不是主要工作，所以專業管理人才往往不安排或者很少安排。在實際工作中，大多數人員沒有接受過檔案知識的專業培訓，對檔案的重要性、檔案管理的要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔和裝訂沒有了解，檔案收集意識薄弱。而且大部分檔案工作者往往工作多，對檔案工作的精力投入不足。，日常檔案管理工作中多數情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀實等方面嚴重欠缺，在很大程度上影響了一個單位的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設上發揮力量，推進工作。

三、新時期文書檔案管理對策

（一）制度化管理

俗話說，不以規矩不能成方圓。文書檔案管理也應遵循嚴格的規章制度，提升文書檔案制度化管理水平。一方面，成立專門的檔案管理機構或領導小組。實行分管領導主抓，行政崗位主管、各部門通力協作配合，檔案人員具體落實的管理體制機制，明確不同崗位及人員的職責，強化文書檔案管理領導機制。另一方面，要構建全生命周期的文書檔案管理制度。從文書檔案資料的形成、收發、傳閱、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等管理制度，確保文書檔案管理全過程有章可循、有據可依。此外，要加強各項規章制度貫徹落實的監督和考核，將文書檔案管理納入機關綜合績效考核的重要組成部分，增強制度執行力。

（二）規范化流程

目前，機關、團體、企單位文書檔案管理流程普遍存在不規范現象，主要表現在文書檔案歸檔不及時、文書檔案交接隨意性、文書檔案內容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質量和效率，因此，要切實規范文書檔案管理流程，實行全流程規范化管理。一方面，要規范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標準等；另一方面，要規范文書檔案整理。嚴格按照文書檔案形成時間、內在聯系等因素，做好文書檔案規范整理，確保頁碼編制不漏號、不空號。此外，要規范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴格履行檔案利用手續，確保檔案保密和安全。

（三）更新升級軟硬件設施

針對管理文書檔案的軟硬件設施配置應做好準備、規劃，確保軟硬件設施跟上文書檔案管理需要，順利推進信息化。例如單位要在信息技術和網絡系統的支持下購進先進的數據收集設備、計算機控制設備，并及時更新、升級，使其適應信息化管理需要。并且在新科技持續取得突破的情況下，單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務于其他工作，它可以依靠辦公自動化系統來擴展其模塊和功能。它由三個相互關聯、相互獨立的模塊組成：文檔處理、文檔管理和文件管理。這三個模塊覆蓋了本單位文件檔案的整個工作流程，實現了文件收發過程中的預歸檔，實現了所述文件檔案整理過程中的檔案管理，并準備了電子文件號、文件檔案的存放號、文件的識別與銷毀、檔案的添加，進一步提高了文件檔案管理的信息化水平。此外，單位應把檔案建設納入總體規劃，因為文件檔案管理信息化離不開現代科學技術，單位應結合先進科學技術創建數字檔案，使其電子設備可以準確、完整地存儲并輸出檔案數據信息，增強處理文書檔案的功能。同時利用計算機技術和網絡技術對文書檔案管理中的檔案信息系統、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實行現代化建設，充實文書檔案信息資源，為單位的發展、群眾需求的滿足等提供優質服務。

四、結束語

綜上所述，在單位發展和改革的過程中，關于檔案管理工作的進行，需要領導和各部門人員共同協調重視來完成，并在其中加入現代互聯網技術，實現檔案信息化建設，搭建現代化檔案數據庫，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓以提高其專業性，為單位的發展和改革奠定堅實的人才基礎，最終提高其競爭力和實力。