探討新時期行政辦公事務管理改進的重要意義

陳驥 福建省漳州市薌城區人力資源和社會保障局

通過局域網或廣域網，運用各種媒體形式、管理及傳輸信息，可以優化傳統辦公形式，進而實現無紙化辦公，這樣不僅能提高辦公室管理效率，而且可以優化整體辦公環境。對行政機關單位而言，為了提高政府服務管理能力，必須要及時、全面掌控信息，并在實踐工作中充分利用信息。因此，在新時代背景下，面對越來越高的辦公需求，行政機關單位在探索辦公室管理工作的同時，還要合理運用辦公室自動化進行創新，只有這樣才能更好更快地提高政府服務工作效率。下面對辦公自動化在辦公室管理中的創新工作進行研究。

一、辦公行政事務的性質

什么是行政辦公事務?沒有人單獨下過定義，也沒有人對行政辦公事務的內容作出過規定。也許有人會說：行政辦公事務，就是文秘工作以及收發文件之類的勤雜工作，行政辦公人員的工作場所，就是“辦公室”。但我們知道，隨著時代的發展，社會的進步，這種理解已經離現實社會越來越遠，尤其信息技術的發展及信息時代的到來，行政辦公事務的性質發生了根本性變化，行政事務辦公室也成了信息管理機構或部門。一個單位是一個整體，整體內部又有不同工作性質，不同工作性質決定了有一個部門從中進行協調，使之整個系統能科學規范運行，這就是當前行政辦公事務的工作性質。信息技術的發展，以及計算機與現代通訊手段的應用，強化了行政事務辦公室的信息管理能力與性質，使行政機關單位內部各業務部門，更加依賴辦公室人員，更加依賴行政辦公事務的有效性；相應的，行政辦公事務的任何失誤或低效，都可能招來非議與抱怨。有效地對事務性信息進行管理，是行政事務辦公室最基礎也是最核心的工作與職責。

二、淺談新時期行政辦公事務管理改進的重要意義

（一）不斷強化自身能力，高效處理事務

新時期的行政機關單位行政事務管理人員，要轉變傳統的工作思維，靈活應對繁雜的工作，不能呆板固執己見，要有敢于創新的精神，從而不斷加強自我的專業能力。這就要求行政事務管理人員對管理工作中所應承擔的各種職責、工作的具體流程方法等方面都做到了熟于心，要熟練分析工作內容的輕重緩急，這樣才能在做事的時候不會毫無頭緒，無法展開工作。同時還要提高自身的工作協調能力，努力和上級領導、部門同事做好所涉及工作任務的銜接與溝通。在每天工作時，要給自己制定相應的工作標準，并用心去完善自己的工作，認真做好工作報告總結，總結積累工作中出現的問題，從而提高自身工作效率。

（二）制定完善的管理制度

定崗定責制度是提高辦公室管理工作質量與效率的前提。由于辦公室管理部門是行政機關單位工作的運轉中心，所以，只有將各項工作緊密聯系起來，才能推動整體工作的進展。可見，在開展辦公室管理工作的過程中，行政機關單位必須認清辦公室管理工作的規律，不斷借鑒現代化管理方法，根據辦公室設置要求，制定定崗定責制度，讓辦公室員工根據相關制度開展工作。要想實現各部門的工作目標，并做好連接辦公室內外的紐帶工作，行政機關單位還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據，這樣辦公室員工才能各司其職、團結共事，提高辦公室管理工作的質量與效率。

（三）轉變傳統觀念，提高員工綜合素養

現階段，雖然辦公自動化這一理念已經融入各行各業管理中，但從本質上講，大部分工作人員依舊將其看作處理基礎業務的主要依據，并沒有從多角度入手研究辦公自動化。由于辦公自動化中涉及社會學、系統工程及行為科學等學科，所以在現代化行政機關單位辦公室管理中創新應用是發展的必然選擇。此時，要想實現高效辦公管理，在應用辦公自動化的同時，還要提高辦公人員的綜合素養。如果沒有按照全新辦公要求嚴格要求員工素質與技能，將無法適應現代化行政機關單位的發展步伐。尤其是在新時代背景下，隨著無紙化辦公理念的提出，OA 系統的全面落實，現代化行政機關單位對辦公人員提出了更高的要求。雖然部分行政機關單位已經進入無紙化辦公，不管是文件收發還是傳遞都運用計算機操控，但因為沒有優質的工作素養和專業技能，致使辦公室工作出現了大量問題。因此，在未來建設發展中，現代化行政機關單位在應用辦公自動化的同時，要從兩點入手，一方面，突破員工傳統工作思維，向他們傳遞全新技術內容，并提高他們的信息素養，以此在明確辦公自動化應用價值的基礎上，在實際工作中熟練應用；另一方面，定期組織員工參加辦公室業務培訓活動，在他們奠定扎實基礎知識的同時，引導他們理解和應用相關法律規定，以此為實現真正意義上的辦公自動化提供基礎保障。

（四）創新管理方式

創新管理方式也是優化與完善現代行政機關單位辦公室管理工作的具體對策。如今，為構建服務型政府，更好地提高行政機關單位服務管理能力，就必須不斷創新管理方式。一方面，現代行政機關單位應當緊跟時代潮流，積極借鑒先進的管理經驗，從而轉變自身傳統的管理觀念。另一方面，現代行政機關單位還應當根據當今社會的發展需求，不斷創新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實落到具體的辦公室管理工作中去。

（五）確保行政事務管理定位的精準性

在行政機關單位行政事務管理工作中，會出現對相關工作沒有全局的把握，從而出現定位不準確的問題，導致行政管理人員的工作內容雜亂無章，對自身的職責沒有清晰的概念，辦公效率低下，這就影響了行政管理工作的順利開展，難以滿足當下社會對行政事務管理工作的要求。所以行政管理人員要時刻謹記自身的工作責任，轉變原本松懈和不思進取的工作態度，建立全面的思想體系，充分做好自己工作的基礎部分，認真分析工作中每個環節出現的相關問題，基于實際情況出發，進行精準定位。

三、辦公室辦公自動化的發展趨勢

通過了解行政機關單位傳統管理模式可知，工作人員之間的聯系主要涉及溝通、控制及協調，而部門之間的關系主要依靠人力或傳統傳輸工具，這樣不僅會影響整體工作效率，而且會在業務管理中出現大量由人為因素引起的安全問題。因此，從提出辦公自動化理念開始，各行各業就已認識到這一內容的重要性。通過運用計算機交流和處理各類文件信息，促使員工從煩瑣、單調且重復的工作中解脫出來，并讓部門內容形成一個龐大的辦公室，既能共享部門資源，又可以明確部門員工的職責。因此，針對現代化行政機關單位發展需求，持續推廣辦公自動化必須要從以下幾點入手：第一，幫助工作人員形成良好的工作習慣，并提升其工作素養；第二，規范工作流程，強化內部溝通，并提高整體管理水平；第三，推廣無紙化辦公理念，在減少資源消耗的同時，控制行政機關單位管理成本支出；第四，在普及辦公自動化計算機應用技術的同時，逐漸向著先進化和數字化的方向革新，如開展視頻會議、電話會議等；第五，加強互聯網安全管理工作的關注度，尤其是對傳遞與發布信息而言，現代化行政機關單位管理人員要構建完善的安全系統。

四、結語

通過概述辦公室管理工作的基本內涵，分別從辦公室管理工作的職責和辦公室管理工作的作用兩方面入手，明確辦公室管理工作在現代行政機關單位發展中的重要性。同時找到現代行政機關單位辦公室管理工作存在的問題，如缺少先進的管理理念、缺乏完善的管理制度等。并提出優化與完善現代辦公室管理工作的具體對策，如制定完善的管理制度、融入現代化管理理念、創新管理方式、堅持以人文本、優化管理環境、提高辦公室員工素質。這樣才能有效提高辦公室管理工作的有效性，從而提高行政機關單位工作效率和政府服務水平。