淺談信息化助力內控執行力的提升

陳麗蕓 中海油研究總院有限責任公司

一、目前國企內控存在的主要問題

隨著國家《企業內部控制基本規范》《內部控制應用指引》等制度的頒布，大部分國企，尤其是央企，逐步建立健全了企業內控制度，內控監督和評價也日益嚴格。但是面對現代化企業管理精細化要求不斷深入，國家監管力度不斷加強的形勢，國企內控管理仍然存在不足之處：

（一）制度貫徹不完全到位，集團操作不統一

由于央企規模較大，各分子公司由于地域管理方式和理解能力、工作習慣等諸多原因，導致內控制度細化和操作實施的寬嚴程度不完全相同，集團操作不統一。

（二）內控管理實時監控手段缺乏

日常業務管理存在制度執行力弱、回避責任、審核簽字人與責任人不匹配或越權簽字等現象，集團管控力越到底層越弱化，導致集團過程監控滯后，審計監察成本較高。

（三）預算管理精細化程度不夠，控制環節相對滯后

預算支出明細內容劃分比較粗獷，預算實時控制缺乏有效的統計手段，存在超預算支付的風險。預算執行分析滯后，執行過程超預算預警提示作用不能即時發揮。

二、信息化手段助力內控執行力提升

把管理要求和內控制度植入信息化系統當中，固化到信息化系統各環節，以便實現能按制度處理業務，幫助公司在制度執行過程中預防問題、發現問題、解決問題，實現制度執行的有效監控和剛性執行，解決上述內控管理中的問題。

（一）規范付款支持單據，提高內控執行力

按照付款業務性質分類，根據內控制度確定相應的付款支持單據，并以列表的形式在信息化系統中予以固化，實現付款所需支持資料統一規范，完全體現內控管理制度的要求和精華。經辦人在申請付款時，比對系統提示要求，檢查支持單據的齊全性、有效性、一致性。這不僅為集團對同一費用的管理要求達到一致，同時也為財務共享奠定基礎。

（二）審批流程自動流轉，審批權限剛性執行

將資金支付的權限管理分為資金審批和業務審批，根據業務性質將崗位職責與內控審核相匹配，形成不同的審批流程。只要選擇正確的預算科目，信息化系統自動匹配相應的審批流程，利用內設在信息化系統中的公司組織機構設置，自動尋找下一步批準人（直接上級管理者），實現審批流程自動流轉，無人工干預，未經審批不能進入下個環節，避免了不知找誰簽字和隨便找人簽字的現象，從而實現內控審批流程的剛性執行。

（三）實時自動報備管理，強化集團管控

在流程設計中加入報備節點，使得所屬公司按照規定的業務事項和限制額度通過系統實時自動報備集團。集團本部可以隨時查看管理要求是否實現，若發現所屬公司報備事項不符合內控管理要求，及時通知整改。集團內控管理得到有效管控和強化執行。

（四）過程提示快捷配置，滿足動態管理需求

如何將不斷完善的制度快速推廣并固化到系統中？智能過程提示配置便捷，隨時根據財經法規、內控制度、審批權限等的新要求更新修改，保證公司執行的管理制度和內控審批權限的要求完全一致和有效執行。更新的制度也可有效貫徹到每個崗位，使系統成為員工迅速熟悉制度的引導工具。

（五）預算科目樹狀分級，精細化與靈活性結合

首先明確預算的層級，信息化系統可以實現預算科目按照樹狀分級設計，可實現十級預算管理。前三級可以按照集團要求統一設置，后七級根據各公司精細管理要求，分解至管理末級。也可以根據每年預算管理的重點和角度不同分別分解控制預算，實現預算管理的精細化與靈活性相結合。

（六）預算執行數據自動更新，過程自動控制

信息化系統強制實現費用的剛性控制。信息化系統通過付款申請時的預算科目選擇實現自動更新預算使用數據，當剛性控制預算完成至一定比例時（如80%），信息化系統設置自動預警，提醒責任人是否需要增加預算；如果預算余額不足則不能通過審批。

（七）標準化報表與定制報表結合，滿足不同需求

根據管理需要，信息化系統實時生成不同維度的執行情況報表，可編制集團口徑的經費執行情況統計表，管理費用、銷售費用執行情況統計表及投資計劃完成情況統計表，隨時掌握各公司預算執行情況，比對預算完成情況，提高管理效率。同時根據各公司不同需要，提供預算執行情況基礎總表，量身打造不同預算層級的實時數據要求。

（八）引入在途預算的概念，降低預算超支風險

付款申請自發起至審批結束期間使用的預算列為在途預算，在此期間該部分預算凍結。在途預算的實時統計和提醒為預算的剛性控制提供有力的手段，避免出現對于某一個預算科目同時申請多筆付款時預算超支的情況。

三、結語

在財務管理系統信息化的同時，要考慮到內控管理的種種需求，將內控要求固化到系統中，以信息化系統助力內控管理要求的剛性執行，避免人為規避內控流程的風險。