對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

張新杰 新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院

當(dāng)前信息化技術(shù)有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，社會發(fā)展的信息化程度越來越高。醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該緊跟社會發(fā)展趨勢，順應(yīng)新的時代發(fā)展形勢，積極探索檔案管理信息化的創(chuàng)新思路，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。基于此，醫(yī)務(wù)工作人員查找相關(guān)的病癥資料與治療資料將變得更為便捷，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率也將得到顯著的提升。

一、檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的價值

（一）節(jié)省占地儲存大容量資料文件

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲存方式不僅需要單獨開辟空間存儲文件，還需要相應(yīng)的通風(fēng)條件、管理人員和存儲設(shè)施，不僅為醫(yī)院運營增加了額外的成本，其長期積累下來的檔案文件往往也由于得不到及時整理，其實際價值也得不到有效發(fā)揮，并且醫(yī)院空間緊張，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔檔案占地面積大，且極易發(fā)霉、潮濕，造成以往資料尚未得到有效整理和清除，新的資料又不斷增加，存儲量極為有限，難以適應(yīng)醫(yī)院日常檔案工作的開展。而利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，通過各科室配備計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院僅僅需要在醫(yī)院檔案管理中投入較少的人力，就可完成醫(yī)院檔案管理工作，無須開辟專門的檔案存儲空間，就可以輕易存儲比較過去容量更大的數(shù)據(jù)資料。

（二）為醫(yī)務(wù)人員績效考核提供準(zhǔn)確的依據(jù)

醫(yī)院信息化檔案管理的內(nèi)容也可以作為醫(yī)院對醫(yī)務(wù)工作者開展績效考核的重要依據(jù)與參考指標(biāo)。在現(xiàn)代醫(yī)院的經(jīng)營管理當(dāng)中，醫(yī)務(wù)人員的績效考核是一項重要工作，通過績效考核，不僅可以對醫(yī)務(wù)人員的日常工作形成良好的監(jiān)督和引導(dǎo)，也能夠?qū)λ麄兊目冃顩r進(jìn)行科學(xué)合理的評價，配合醫(yī)院的獎懲制度提高醫(yī)護(hù)人員工作的積極性和主動性。在對醫(yī)務(wù)人員績效考核的過程中，必須有科學(xué)完善的績效考核標(biāo)準(zhǔn)及其依據(jù)，只有這樣才能對被考核者作出客觀的評判。在這一過程中，完善的檔案信息是考核的重要依據(jù)，而完善的檔案信息只能通過強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)才能達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)和要求。

（三）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由各科室分開記錄，由于整合不及時且工作量和工作難度大，數(shù)據(jù)的綜合價值往往得不到發(fā)揮，并且各科室數(shù)據(jù)分散，共享程度不夠，不利于各科室工作開展，而電子化檔案存儲，通過各科室日常記錄，共建一個內(nèi)部共享的數(shù)據(jù)庫，有利于實現(xiàn)資源的共享和價值的最大限度發(fā)揮，從而實現(xiàn)對檔案資料的統(tǒng)一管理。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）增強(qiáng)對于醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)以及維護(hù)

為了使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠順利地進(jìn)行，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員需要積極改變自己的態(tài)度，增強(qiáng)對于醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的重視，增加這方面的資金投入以及資源投入，其中需要配備素質(zhì)較高的人員來開展建設(shè)工作和維護(hù)工作，使得醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)保持一個良好的運行狀態(tài)，如此可以促進(jìn)醫(yī)院各項工作順利進(jìn)行。在這個時期，需要加強(qiáng)國家相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使得醫(yī)院檔案管理工作變得更加合理、規(guī)范，而且需要增強(qiáng)對于檔案管理人員行為的約束和監(jiān)督，如果違規(guī)就要及時進(jìn)行懲罰，確保全體工作人員保持危機(jī)意識，自覺遵守檔案管理制度，如此，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以發(fā)揮顯著的作用。

（二）運用專業(yè)的人員

當(dāng)醫(yī)院應(yīng)用信息化技術(shù)完成檔案管理工作時，這時應(yīng)該認(rèn)識到專業(yè)技術(shù)人員的重要性，并且在此基礎(chǔ)上對檔案管理的方法進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，在最大程度上改善工作的方式，以提高工作的水平。為了更好地利用信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行執(zhí)行，必須對檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，讓他們更加靈活地運用信息技術(shù)完成檔案管理工作。當(dāng)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)工作的時候，就信息技術(shù)的利用方面而言，需要加強(qiáng)他們的認(rèn)識程度，并且對他們進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，這樣能夠更加高效地利用信息技術(shù)完成相應(yīng)的檔案管理工作，并且能夠在較少的時間內(nèi)完成更多的工作，推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，并且不斷提高管理的水平，這樣就能夠充分體現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的作用。

（三）保障檔案信息化建設(shè)的長期性以及規(guī)范化

醫(yī)院在發(fā)展中一定要對檔案進(jìn)行一個長期有效的管理，在對檔案進(jìn)行管理的過程中，一定要對檔案管理工作高度重視，制定相應(yīng)的激勵措施，從而有效保障檔案管理人員在檔案管理過程中提升自身的工作熱情以及積極性，進(jìn)而將檔案管理工作細(xì)化到每一個小地方，只有將相應(yīng)的管理制度以及工作落實到位，才能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的信息化，從而體現(xiàn)出檔案管理信息化的價值，有效提升醫(yī)院的服務(wù)水平以及質(zhì)量。另外，對檔案進(jìn)行建設(shè)的時候，一定要有效采用歸檔的雙軌制，這種歸檔方式能夠在極大程度上保障檔案管理的有效性，在醫(yī)院對檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一定要嚴(yán)格按照雙規(guī)制方式進(jìn)行相關(guān)的操作，通過這種雙重的保證，來實現(xiàn)檔案管理的有效性以及高速性，促進(jìn)醫(yī)院管理檔案更好發(fā)展以及進(jìn)步。

（四）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

一方面，醫(yī)院應(yīng)大力加強(qiáng)檔案管理所需的硬件設(shè)施配置，包括醫(yī)院人員在日常工作中所使用到的各類辦公用品、計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，為各科室參與檔案記錄、管理提供基礎(chǔ)條件，此外，醫(yī)院應(yīng)通過建立完善的管理體系，定期維護(hù)硬件設(shè)備，并安排專業(yè)人員進(jìn)行檢修，做好相應(yīng)的防潮和檢修工作，以確保設(shè)備能夠在最佳狀態(tài)下運行，確保檔案記錄工作能夠順利展開。另一方面由于電子化檔案管理涉及信息化和網(wǎng)絡(luò)化，但由于種種主客觀原因，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中還存在許多的安全隱患問題，因而醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中必須具備互聯(lián)網(wǎng)安全意識，針對實際情況，配備相應(yīng)的計算機(jī)專業(yè)人才或加強(qiáng)與計算機(jī)專業(yè)公司的合作，加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)獨立性建設(shè)以及外網(wǎng)加密性建設(shè)，大幅提升電子檔案的安全性，保障電子檔案不會被竊取、刪除或篡改。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，在整個醫(yī)院的管理工作中占有十分重要的地位。為推動醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，提高人員信息技術(shù)能力，制定規(guī)范化管理制度，從而提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。