有關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案管理思考

宗凌燕

【摘 要】隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院對新的醫(yī)療技術(shù)和先進設(shè)備的需求越來越大。如何使醫(yī)療設(shè)備在使用過程中發(fā)揮最大的經(jīng)濟和社會效益，設(shè)備的管理是關(guān)鍵，而設(shè)備檔案的管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)。本文分析了檔案管理的重要性和必要性及檔案管理的難度，并探討其管理的一些思路和實施方法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備;檔案管理

Abstract： .With the rapid development of the modernization， the hospital demand for new medical technology and advanced equipment more and more. Equipment management is the key of how to maximize economic and social benefits in the use of process， and the equipment archives management is the foundation of equipment management. This article analyzes the importance and necessity and the difficulty of archives management， and discusses some ideas and methods to it.

【中圖分類號】R27【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-3783（2020）01-03--01

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理能夠幫助醫(yī)院更好的掌控及配置醫(yī)療設(shè)備，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的作用，對設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)以及醫(yī)療工作的展開有著重大的意義。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的管理的必要性

為什么說醫(yī)療設(shè)備檔案管理很重要？基本上關(guān)于醫(yī)療設(shè)備的檔案主要分為兩大類：設(shè)備采購檔案和設(shè)備維修/維保檔案。例如，在設(shè)備采購檔案中，可以清楚的了解該設(shè)備所有相關(guān)資料，保期以及為過保之后續(xù)保或者維修提供憑證;

同樣在維修檔案中，通過查看維修記錄對較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性的維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機時間，節(jié)省維修費用，減少醫(yī)療設(shè)備對人身的傷害，也降低事故隱患的發(fā)生率。設(shè)備維修和維保檔案相互聯(lián)系，后者是前者的延續(xù)。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

大部分的醫(yī)院普遍存在“重經(jīng)營、輕管理”的情況，因此檔案管理工作的重要性往往被忽視。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，每個醫(yī)院的的檔案管理也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可言，缺乏規(guī)范性、科學(xué)性及可復(fù)制性。目前，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理基本以一些有標(biāo)桿性醫(yī)院的檔案管理為參考，在實際過程中慢慢改進，難免會出現(xiàn)遺漏的問題。另一方面，檔案管理人員都是非專業(yè)出身，基本都是兼職人員，人員的流動性非常大，這個對檔案的發(fā)展是個很不利的因素。

三、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點分析

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識薄弱

醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書檔案與病理檔案的收集。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個階段：前期的設(shè)備購置、使用過程中的設(shè)備維護以及后期的設(shè)備報損與轉(zhuǎn)讓，是一個貫穿始終的系統(tǒng)過程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購置計劃時，檔案管理人員沒有參與其中，不明白有多少是需要歸檔，增加了相應(yīng)的難度。

（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性

1.收集周期長，醫(yī)療設(shè)備檔案需要從醫(yī)療設(shè)備的購置到完全報廢的整個環(huán)節(jié)中進行設(shè)備檔案材料的收集整合，其周期比較長

2.在設(shè)備的使用過程中，相關(guān)的操作者流動性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟損失。

3.醫(yī)療設(shè)備的種類繁多，檔案涉及到多個科室多個操作人員和相關(guān)人員，使得統(tǒng)一管理難上加難。

四、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考

隨著社會的發(fā)展，越來越多的人意識到了檔案管理的重要性。如若醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階級給予檔案管理工作重視，將之視作為醫(yī)院發(fā)展工作中的重點，并以此來端正其他人員的思想意識，繼而更好的配合檔案管理人員落實工作，所以統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)顯的尤為重要。

對于檔案管理員，由于都是非科班出身，需要對其進行相關(guān)培訓(xùn)，使其擁有豐富的理論知識，具備較高的業(yè)務(wù)水平，提升其工作的熱情，確保擁有強的責(zé)任心及強的服務(wù)意識，這樣才能在檔案管理中發(fā)揮自身的作用。

綜上兩大點，再結(jié)合個人幾年的工作經(jīng)驗，歸檔總結(jié)如下：

1.當(dāng)設(shè)備簽訂合同后，檔案管理人員就可為每個設(shè)備建立一個設(shè)備資料檔案，首先內(nèi)容可包括設(shè)備購買前申請報告（年初計劃還是臨時申請）、臨床給予的參數(shù)參考、議價記錄、銷售合同、報關(guān)單（進口設(shè)備）;待設(shè)備驗收合格后將驗收單放入各自的檔案中;此時設(shè)備可以由財務(wù)人員入庫，生成各自唯一的條碼，寫入當(dāng)時的合同中備注，通過條碼可以區(qū)分相同名稱相似時期的設(shè)備。檔案詳細(xì)內(nèi)容可以檔案目錄，見圖1 。

2.計量檔案：可以包括醫(yī)療儀器設(shè)備計量檢測記錄、計量檢定證書以及記錄檢定合作證等。近期越來越多的醫(yī)院開始重視設(shè)備的計量情況，通過購買相關(guān)的計量設(shè)備，如電氣安全監(jiān)測用的電氣安全分析儀，電刀監(jiān)測的電刀分析儀等等，通過專業(yè)的計量設(shè)備，可以有效提高維修的質(zhì)量水平，減少設(shè)備帶病操作的風(fēng)險，提高設(shè)備的使用壽命，更確認(rèn)使用人員的安全。把點滴的計量檔案整理并統(tǒng)計可以得出很多更有價值的維修經(jīng)驗。

3.單機維修檔案的建立比較復(fù)雜，可以先從大型設(shè)備著手，包括巡檢記錄、使用記錄、保養(yǎng)記錄、維修記錄等。從購機免費保修期間開始，所有的維修工單也都要相應(yīng)歸入檔案中（需要維修工程師配合檔案管理人員及時提供材料），對以后是否要購買維保做參考依據(jù)，直至設(shè)備的報廢。其中大型設(shè)備需要過保后購買相應(yīng)的維保比較復(fù)雜（同類設(shè)備可以一起購買），在此是建立單獨的維保合同檔案合適還是歸類到單臺設(shè)備中看各自的醫(yī)院的情況。例如圖2 。

現(xiàn)在有越來越多的軟件可以幫助工程師們對單臺設(shè)備進行更加詳細(xì)的分析，通過前期的數(shù)據(jù)收集、匯總、導(dǎo)入從而實現(xiàn)簡單的成本效益分析，并對其在保情況，維修情況，出保情況都可以了如指掌，可以更好的確保設(shè)備的使用情況，保障臨床能更好的服務(wù)患者。

五、結(jié)語

醫(yī)院管理人員必須更新自身的觀念，醫(yī)院相對也要提高對管理人員的重視，加強培訓(xùn)，積極引進先進軟件和技術(shù)，提高檔案管理工作的發(fā)展和管理質(zhì)量，從而實現(xiàn)檔案信息的共享，并從中給醫(yī)院帶來潛在的社會效益和經(jīng)濟效益，使得醫(yī)院有更好的發(fā)展。

參考文獻

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