專門檔案管理應遵循的原則與編制類目

李博文

(七臺河市人民醫院，黑龍江 七臺河 154600)

專門檔案往往產生在機關或企業、事業單位，而且是比較重要的核心檔案，是機關或企業、事業單位的主體檔案。例如，在土地管理局，檔案主體是土地管理檔案；在房產管理局，檔案主體是房產檔案。專門檔案應歸入檔案管理中，其應按照全宗管理的原則，實行集中統一管理。

1 專門檔案管理遵循的基本原則

1.1 專門檔案必須集中統一在本單位綜合檔案室管理

各種門類的檔案管理所遵循的依據是國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規，檔案行政管理部門制定的規章、制度、規范、標準。如《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等。

我國檔案工作的基本原則是實行檔案的集中統一管理。專門檔案是國家全部檔案的一個組成部分，也是現行機關、團體、企業、事業單位檔案的組成部分，必須實行統一管理。專門檔案無論是會計檔案、審計檔案還是土地管理檔案都具有整體性和成套性的特點。從宏觀上講，各種門類的檔案，必須依據檔案工作共同的管理法規、標準、規范，針對不同門類檔案的特殊性，把各種門類檔案集中統一管理。雖然專門檔案具有整體性、成套性的特點，但管理的具體方法各異。專門檔案應該實行集中統一管理，這是由國家性質和社會制度決定的，應該歸國家和人民所有。專門檔案辦理完畢必須收歸本單位的綜合檔案室。一個單位的全部檔案是一個不可分割的整體，各種專門檔案屬于這個整體的成分之一。對于需要長遠保管的檔案，在本單位保存一定年限后，應統一移交給當地有關檔案館，不得任意轉移、銷毀。從微觀上講，各種專門檔案在本單位應該有統一的科學管理方法，其中最主要的是專門檔案形成前的文件材料的積累和歸檔，要納入檔案綜合管理程序和工作計劃中，全體工作人員需要具備一定的檔案意識，養成良好的工作習慣，做到處理問題有依據，處理過程有記錄、有統計數據，處理結果有總結。

1.2 維護專門檔案的完整與安全

維護專門檔案的完整與安全，對專門檔案管理具有十分重要的意義。完整，是從數量的意義上講的，就是要使專門檔案收集齊全，不能殘缺不全。從質量上來講，就是要保證專門檔案的準確、系統，不能與客觀實際相抵觸，更不能任意割裂分散。安全是一定要保證專門檔案的真實、可靠。改善專門檔案的保管條件，實行科學管理，方可延長專門檔案的使用壽命，避免不應有的損失。

專門檔案，特別是合同檔案、訴訟檔案等，若不完整、不準確、不系統，不僅影響使用，甚至有害，造成假象，引出錯誤結論，造成與事實不符的冤假錯案，給個人、集體、國家造成不應有的損失。

2 專業檔案的編制類目

管理好專門檔案，難點是如何分類，制訂分類大綱(方案)。首先要搞清分類概念，編制分類大綱的目的是利用分類大綱指導機關單位檔案分類和編目，其作用是對檔案的實體進行控制，對檔案內容進行檢索。專門檔案分類沒有固定的模式，不同種類的專門檔案分類方法不同。不同門類的專門檔案的分類就是對立檔單位所形成的各種門類檔案按其自然形成特點、時間、內容和形式上的異同，分成若干個層次和類別，使其構成有機整體。分類方案的確定，在文件歸檔前，必須通盤考慮和確定妥善的分類方案，使立檔單位的立卷和編目有所遵循，使歸檔的案卷實現有序地排列。為此立檔單位在分類時必須遵守分類的原則，劃分的類目應遵循實際運用性、科學系統性、相對穩定性和科學適用性、類目的保證性等原則。

2.1 實際運用性

專門檔案類目的實際運用性表現在分類時必須遵循專門檔案的自然形成規律，最大限度地保持專門檔案文件來源、產生的時間和內容諸方面的歷史聯系。掌握同一級類目劃分后需要按同一標準進行組卷，這里要說明的是分類大綱是用來劃分檔案的一種工具。通過制訂分類大綱來管理立檔單位全部檔案實體不是一種理論性的研究和設想。立檔單位編制的分類大綱要符合本單位的實際情況，能夠把本單位所形成的全部檔案包括在內，同時還可以根據實際情況，在執行幾年后，根據實際工作需要，類目可以擴充或減少。

2.2 科學系統性

在整理專門檔案前，必須選擇科學實用的分類大綱，其原因是不同的立檔單位擔任的職能不同，形成檔案的種類、數量、重要程度都不相同。因此，必須從實際出發，按照形成檔案的類別選擇既科學適用又合理的類目。其中，大類和屬類的概念一定要明確，含義要清楚，分類級別要分明，歸類要準確，類目之間不能重復、相互交叉，不設空類，進而使全宗檔案類目的設置能夠深刻地反映立檔單位活動的全部實際情況。

2.3 相對穩定性和科學適用性

全宗檔案的分類方案一旦確定，制訂的分類大綱應始終保持前后一致。沒有特殊情況，不輕易改動分類大綱，這是因為制訂分類大綱時，是在對全宗檔案科學管理的基礎上，經過充分研究、反復推敲后形成的，它關系到全宗檔案的整理、編目、排列、統計及編制檢索工具等一系列工作。因此，分類大綱制訂后，應盡量保持穩定，但運用幾年后，若整個全宗內容有所增或減，那么分類也應隨之有所變動，有些單位由于職能轉變、機構合并或撤銷，其檔案分類方案變動較大，甚至會根據新內容重新制訂新的分類大綱，有些單位只是局部微調整即可。近年來，由于社會發展的需要，形成各類訴訟案卷內容多、案情復雜，在辦案過程中，為了加強秉公執法，人民法院設立檢查辦案執行情況組，在檢查辦案過程中形成的文件材料，無法歸入上述制訂的分類大綱類目中，所以在原四大類的基礎上增設了檢查執行類。立檔單位全宗內所有檔案的分類方案一旦確定后，就要保證它的穩定性，但在執行過程中又可以有所補充，有所調整，其目的是使分類方案既保持相對穩定性又具有科學適用性。

2.4 類目的保證性

類目的保證性，是指每個子類下必須有一定數量的案卷。不設空類，是指子類下不能沒有案卷。其分類每一大類下設屬類、子類，每個子類必須由案卷組成，保證類不虛設，類是實體組成的，絕不能設空類。

3 結語

專門檔案和其他檔案一樣，是人們在社會實踐活動中形成的，是以不同內容、不同形式記載的，同樣記述并反映了國家政治、經濟、科學技術和文化生活的真實面貌，是企事業單位所形成的全部檔案的一個部分，必須實行集中統一管理，進一步從宏觀管理上調整和理順檔案的管理體制，完善各種門類檔案的管理制度，使專門檔案的管理更加規范化、條理化、科學系統化。全面分析和研究專門檔案，是檔案研究的新課題，是屬于市場經濟發展的客觀要求。由于專門檔案種類繁多，內容豐富，問題復雜，每種專門檔案的概念、對象、內容、名稱、分類層次及結構均需作出專題研討。