信息時代創(chuàng)新檔案管理工作的相關策略

肖婷婷

(哈爾濱市呼蘭區(qū)人社局 勞動仲裁院，哈爾濱 150500)

1 信息時代的檔案管理工作

檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產信息檔案等，對于不同性質的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質量。信息技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網(wǎng)絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。在信息化時代，檔案管理必須圍繞相關法律法規(guī)開展工作，應積極向電子檔案過渡，才能滿足企業(yè)長遠發(fā)展的實際需要。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 信息采集更便捷

在檔案信息采集方面，利用計算機網(wǎng)絡的高效性、交互性、共享性的優(yōu)勢，能夠在短時間內整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時效性，有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時間進行檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理工作效果。

2.2 提升檔案管理水平

在檔案管理工作中運用計算機及現(xiàn)代信息技術，不僅能夠對分散的檔案信息進行集中處理，將紙質檔案匯總整理成電子檔案，還能實現(xiàn)對檔案的永久保存，便于隨時調用。在開展檔案管理工作的過程中，利用專業(yè)的管理軟件和平臺，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強檔案信息的時效性、準確性。

3 檔案管理工作的發(fā)展趨勢

3.1 無紙化

隨著時代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的大量增加，檔案管理需要存檔的資料也越來越多，紙質載體形式已無法適應時代發(fā)展的需要。以數(shù)據(jù)形式進行存儲的方式逐漸取代了紙質形式，在存儲空間以及人力成本等各方面體現(xiàn)出無可替代的優(yōu)勢。

3.2 精細化

目前，企事業(yè)單位以及政府相關檔案資料信息種類較多，類別復雜，而且信息量越來越大，因此，要將各類信息分門別類地細化、分區(qū)，構建獨立、相關的檔案系統(tǒng)，有效集合獨立的檔案信息，縮短檔案信息調動、查詢的時間，解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的弊端和問題，提高管理效率。

3.3 實時化

傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式受環(huán)境條件、載體等各方面的制約，在調用和傳送等方面無法實現(xiàn)及時性，工作效率受到較大的影響。在信息時代，通過信息技術的應用，構建網(wǎng)絡檔案管理平臺，檔案信息能夠在最短的時間內完成傳輸交互，使檔案管理效率得到進一步提高。

4 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關舉措

4.1 健全相應的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質量，首先就要完善當前的相關管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過程中已有規(guī)章制度，已經(jīng)很難適應新的社會發(fā)展形勢的需要，特別是伴隨網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，相關的檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時宜。只有在當前網(wǎng)絡環(huán)境下制訂相應的規(guī)章制度，才能有效進行檔案管理職權的分配，符合網(wǎng)絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現(xiàn)實工作的需求。

4.2 提升網(wǎng)絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網(wǎng)絡使用環(huán)境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網(wǎng)絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息；工作開始前要對當前的網(wǎng)絡環(huán)境進行安全測評等，從而將相關的網(wǎng)絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

4.3 加強檔案管理信息化建設

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制至關重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。

不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，構建科學合理的檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問題。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設置相應的權限，要明確規(guī)劃出檔案管理框架。

4.4 完善信息化管理制度

信息時代下，檔案管理工作要通過規(guī)章制度的制訂來完善，對相關的工作流程進行有效規(guī)范和約束，使檔案管理工作的效率和質量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應的檔案管理規(guī)章制度，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度已無法適應信息時代下對檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網(wǎng)絡環(huán)境以及社會需求制定管理制度，并結合未來的發(fā)展趨勢，完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度，保證管理規(guī)章的權威性。在網(wǎng)絡化的趨勢下，要結合網(wǎng)絡化對檔案管理工作的要求以及發(fā)展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網(wǎng)絡管理需要以及網(wǎng)絡平臺構建管理要求，科學分配管理責權，并及時分析信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時修正錯誤，保證后續(xù)規(guī)章的創(chuàng)新和改革。

4.5 提升管理平臺的安全性

檔案管理工作只有在網(wǎng)絡環(huán)境安全性得到保證的情況下，才能有效避免檔案被竊取或篡改等問題的發(fā)生，使檔案資料的安全性以及單位利益不受侵害。目前，不少單位由于對檔案管理工作缺乏足夠的重視，在軟件維護、安全技術革新以及完善管理平臺等方面，沒有投入足夠的資金和管理力度，不僅導致檔案管理效率不高、管理質量較低，還增加了檔案管理的風險，阻礙了檔案管理工作的改革和優(yōu)化。在信息化建設高速發(fā)展的形勢下，為了有效保障檔案管理的安全性，要加強檔案管理技術的革新，充分結合網(wǎng)絡環(huán)境，加強對管理環(huán)境的維護，并通過網(wǎng)絡環(huán)境的安全檢測，有效保證檔案信息傳遞的安全性，要大幅度降低檔案風險產生的概率，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。