人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

殷菁遙

(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心，哈爾濱 150000)

人事檔案是儲存人才信息的重要資料，集中反映了一個人的文化程度、社會經歷、業務成長以及工作能力。做好人事檔案管理工作是完成好人事工作的基礎性前提，也是單位選拔、晉升優秀人才的有力依據，更是上級部門考查人事管理工作細致與否的重要標準之一。當今社會，互聯網、大數據技術飛速發展，智能化、數字化已成為大勢所趨，為了滿足檔案信息現代化的建設需要，提高人事檔案管理工作的便捷性、高效性、可靠性，亟需在人事檔案管理工作中融入網絡信息化手段，為管理與利用人事檔案開辟新的途徑。

1 人事檔案管理信息化的重要意義

人事檔案管理信息化是組織系統信息化工作的關鍵構成部分。新形勢下，構建安全、便捷、共享、高效的人事檔案管理信息化系統有利于人事工作與人事檔案工作的協調促進、共同發展。現階段，人事檔案主要以紙質材料的形式保存，管理過程中主要借助人工進行手動操作，這一操作過程涵蓋了收集材料、分類歸檔、調閱、借閱、審核等動態管理過程，業務繁瑣、工作量大，客觀存在人力、物力的耗費問題，導致工作效率低下，占用工作人員太多時間。同時，會受到外界因素或工作人員主觀情緒的影響，在操作過程中會因操作不夠細致而發生失誤錯漏，增添了后續信息整理的難度。而在實現人事檔案管理信息化后，只需做好一次詳實的基礎性信息錄入就能夠反復使用信息。通過網絡大數據可以實現檔案信息的實時調取、分析與檢索，不再需要檔案管理人員到庫房翻找厚重的紙質檔案，可大幅提高工作效率和檔案信息資源的利用價值。

2 人事檔案管理信息化工作中存在的問題

2.1 檔案管理人員缺乏專業度

很多單位對人事檔案管理工作的重要性認知不足，大多數人認為人事檔案管理只是簡單的保管類工作，不需要具備專業技術知識的人員進行維護，因此隨意配置人員進行檔案管理，檔案管理人員往往身兼多職，工作重心也逐漸發生偏移，導致沒有精力去鉆研人事檔案業務，也缺乏時間在專業知識上做精進。人事檔案管理工作需要循序漸進的逐步優化，需要在創新思維下不斷學習新技術、發現新方法、利用新手段。在信息化時代背景下，檔案管理人員需具備人力資源管理、檔案管理、計算機操作以及互聯網技術等相關專業結合起來的綜合能力。若僅將這個崗位看做簡單機械的保管類工作或不停的調動人員，勢必有礙于人事檔案精英人才的培養，更容易在檔案管理上造成一定范圍內的混亂態勢，會干擾檔案管理工作的持續性發展。

2.2 人事檔案信息化管理制度不健全

人事檔案信息化管理的主要對象是數據與信息，二者缺一不可，共同構成檔案的主體。數據的完整和信息的準確需要依托于統一而規范的數據采集標準，但現階段卻沒有行之有效的制度與標準。在信息采集、獲取方面，由于缺乏相應的制度規范，再加之工作人員的專業度和意識不夠，沒能做到及時、準確地采集檔案信息，致使數據采集不全面、不完整。在檔案信息維護方面，沒有形成長效的動態更新機制，導致人事檔案信息無法及時實現網絡共享與同步更新。因某些單位或部門的體制機制原因，對檔案信息化建設不重視，不積極推動相關制度的制定，造成檔案信息化管理工作發展緩慢。

2.3 技術設備配備不齊

電子設備是進行檔案信息化管理必不可少的重要基礎設施，其配置及配置參數會直接影響檔案信息化管理的有效開展，在極大程度上關乎人事工作的效率。數據安全是人事檔案信息化管理的關鍵點，如果安全保障存在問題，人事檔案信息將很容易被人通過非法程序盜取、利用，會造成不可估量的損失。現階段，多數單位的領導層仍然認為紙質檔案即可滿足日常辦公需要，不需要進行信息化管理，因此不在檔案管理上投入過多資金，于是導致計算機軟硬件和相關保密設備等無法配置齊全，使得信息存儲與保密具有一定的局限性，極大影響了檔案信息化的全面建設。

3 開展人事檔案信息化工作的建議

3.1 大力培養人事檔案管理人員

開展人事檔案信息化管理是一項必須長期堅持的持續性工作，一旦中斷將很可能造成檔案信息管理的混亂無序。在檔案管理工作中，應著力加強檔案管理人員梯隊建設，引進或培養一支專業的檔案信息化管理團隊。在選人用人方面，要選拔具備較高的政治素養、高度的責任意識和過硬的專業技能的檔案管理人員，并及時錄入、隨時更新職工的職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等動態信息。同時，要注重知識的不斷積累翻新，著力增強培訓力度，定期對檔案管理人員開展業務與技能培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力和職責意識。通過學習計算機理論及相關操作，使檔案管理人員能夠熟練運用檔案管理軟件，用專業素質和過硬的能力為人事檔案信息化工作的高效開展保駕護航。

3.2 統一數據采集標準，健全人事檔案信息化管理制度

創新人事檔案信息化管理的工作理念，統一業務和數據標準，逐步制定并更新人事檔案信息化管理制度。第一，應制定可行、統一、規范的數據采集標準，劃定檔案管理人員職責，明確崗位要求，設立監督機制，一人錄入一人檢查，避免錯錄、漏錄。第二，引導檔案管理人員建立有關信息化檢索的觀念，使人事檔案管理工作向精細化、智能化方向精進，提升工作效率。第三，完善動態的人事檔案管理制度，因為人是在不斷變動的，人的履歷與信息也需要不斷完善更新，這樣才能有效提升檔案信息的利用空間。

人事檔案中可提取出的信息關乎每位職工的切身利益，如發生泄露或丟失，將會為職工乃至相關人事工作造成無法估量的損失。因此，在健全檔案信息化管理制度的進程中，確保信息的安全是需要優先提出與考量的。例如，在規劃全年培訓方案時，應考慮安排對人事檔案管理人員進行網絡技術安全、信息系統應用等方面的培訓，謹防信息泄露、丟失。同時，強化檔案管理人員的保密意識，制定相關制度，加強對信息安全的保障力度，著力為人事檔案管理提供安全可靠的網絡環境與制度保障。

3.3 加強軟硬件基礎設施建設

由于人事檔案具有極強的機密性，所以必須在資料的保密技術和軟硬件設備方面做好防護，一方面，要加強硬件設備的建設，購置能夠滿足現實需求的電子設備，如工作站、掃描儀、打印機、數碼相機、刻錄機等，并指定專人接受相關設備使用的技術培訓，同時應加強庫房的防火、防潮、防盜管理，配備滅火器材及測溫儀等，并定期進行檢查維護。另一方面，要引進專業化的軟件設施，應包含保密相關軟件、防火墻、備份系統等，降低信息被盜取利用的風險，并通過備份來提高檔案資料的安全性。另外，還要搭建安全、穩定的網絡環境，實現人事檔案信息的網絡私密共享。