強化發電廠檔案管理信息化建設的方法研究

林小群 國家能源蓬萊發電有限公司

現今社會我國經濟不斷進步與發展，人們在生活中和工作中的用電需求出現大幅度增加，進而推動了我國發電事業飛速的發展。為了順應時代的發展與滿足人們的用電需求，我國相關部門對發電廠的發展提出了新的要求。

一、數字化檔案管理系統及其建立目的

（一）數字化檔案管理系統概述

信息技術推動了各行各業的快速發展，每個行業都跟隨著時代的腳步開啟了數字化管理時代。電子信息數字化技術在檔案系統領域的應用帶來了檔案管理工作的歷史性變革，為科學管理檔案工作提供了重要的技術手段支持，推動檔案管理工作從以往傳統的人工管理模式轉化為數字化檔案管理模式。依托信息化發電廠的檔案管理工作更為清晰和完善，為發電廠系統管理提供了有力的支持。發電廠數字化檔案管理系統目前還處于起步階段，在數字化的道路上還有一個漫長的道路要走，還需要不斷探索，建立起功能更全、更智能化的數字化檔案管理系統，這也是未來發電廠檔案管理工作的整體發展趨勢。

（二）發電廠數字化檔案管理系統建立的目標

無論采取什么手段，檔案管理的最終目的都是為了對檔案信息的集中統一管理。智能化的檢索手段以及網絡信息優勢，有效的提高了工作效率，為實際工作提供更為快捷的系統檔案信息管理服務，推動檔案信息資源實現共建共享，加快發電廠信息化建設。檔案信息的數字化，是將發電廠現有的各類檔案包括紙質檔案、聲像檔案、財務檔案、人事檔案以及工程圖紙檔案等進行數字化處理，實現紙質檔案和電子檔案之間的相互轉換，并以此為基礎將檔案信息與其他的管理系統、辦公系統進行關聯，大幅提升整體工作效率。

二、發電廠數字化檔案管理系統的設計

（一）檔案管理功能

檔案管理功能是發電廠數字化檔案管理系統設計的最為基礎的功能，主要是指實現檔案管理模塊數據管理功能，包括數據的錄入、檔案統計、文檔掃描以及檔案網上借閱等功能，實現對檔案從錄入到使用、銷毀以及各類統計等全方位的功能。

（二）檔案檢索功能

檔案檢索功能是指用戶通過計算機檢索對庫存檔案進行案卷級、文件及條目檢索和全文查詢的功能，方便實用，快速高效，大幅度提升檢索效率和質量。

（三）賦權審批功能

在電子檔案管理系統設計中，需要實現管理員對其他用戶的身份進行賦權，選擇性的為每位用戶開通不同權限，比如為移交檔案人員開通錄入權限、為用戶開通電子檔案瀏覽、下載權限等。同時，電子檔案管理系統也兼具檔案借閱審批，即對其他未賦權用戶提出的檔案借閱申請進行審批，有效提升檔案管理工作的安全性。

（四）統計輸出

統計輸出功能主要是指對檔案的統計功能和輸出功能，包括了檔案利用、庫存等的統計，案卷封皮、目錄、備考表等的輸出，使檔案管理工作得以更加有效、規范的進行。

（五）系統維護

系統維護功能的設計主要對系統設置、維護功能等功能進行實現，主要包括用戶管理、系統參數設置、報表維護、保存期限設置、系統日志管理以及密碼修改等權限。

三、強化發發電廠檔案管理信息化建設的方法

（一）做好檔案數據庫建設

數字化檔案管理系統的建設是發電廠檔案管理工作發展的重要前提。要想提升發電廠檔案信息處理的效率，就必須做好檔案的數據庫建設，將檔案以數據信息的方式進行存儲，將每條信息整理匯總形成數據庫。數據庫建設工作，一方面要做好信息的獲取功能，發電廠要通過互聯網來構建起發電廠檔案信息資源的共享機制，為了讓數據庫更好地服務于發電廠檔案管理工作，需要確保數據庫系統的完善性。另一方面要做好發電廠檔案信息分類工作，要對發電廠各類檔案信息進行細分并編目，積極推動數據庫檢索和存儲的高效性，做好時在信息分類的過程中還可以建立起資源目錄索引。

（二）完善檔案信息安全保障體系

發電廠各類信息資源中，檔案管理工作是信息資源中最為重要的一部分。一旦檔案信息資源保管出現問題，企業將會產生不可估量的損失，這使得檔案系統的安全防護工作十分重要。針對檔案系統安全防護工作，一是要做好信息加密工作，通過加密技術來提升發電廠檔案信息的安全性，從而避免發電廠內部檔案發生信息泄露事件。二是要做好認證技術，為了更好地保護發電廠檔案信息的安全性，做好安全管理工作，需要加強對認證技術的運用。

（三）云服務技術的應用

發電廠數字化檔案系統的建設，需要加強對云服務技術的應用，積極構建“云”檔案館。依托云服務技術，企業可以實現系統訪問用戶對發電廠檔案信息獲取的服務，還能夠為用戶提供難題解答、在線服務等功能，同時還可以實現發電廠檔案信息的遠程傳輸。

四、結束語

通過積極研發發電廠數字化檔案管理系統，能夠有效地改變發電廠檔案管理的模式，通過信息化手段來提升發電廠檔案管理的水平，同時發揮檔案在生產運行中的重要作用，更好地為個人、單位提供檔案服務。