企業檔案管理存在的問題與解決措施

崔梅(陜西省延長石油延安能源化工有限責任公司，陜西 延安 727500)

0 引言

隨著時代的發展，社會的各個領域都與之前有些很大的不同，企業的管理手段也增加了許多，檔案方面也增加了幾項新的。目前企業的檔案管理還存在著許多問題，但是企業無法更好的運營和發展，只有找到檔案管理存在的問題，并就問題進行解決，提出相應的對策，才能將企業更好的發展下去。目前企業增加的頻率越快越快，有一部分的企業直接忽視了檔案管理這一環節，這對企業的發展會帶來不好的影響。

1 檔案管理的重要性

檔案的錄入與管理在一個企業開始運營的時候是有必要存在的，企業的檔案記錄了企業的創辦時間、創辦基金、股東等等，這些直接的影響了企業的發展和未來企業的規模。檔案直接記錄著企業的發展歷程，還涵蓋了大量的科技信息和發展優勢，能夠讓企業更好的抓住機遇，迎接下一個挑戰。檔案管理是企業的根基，它包含著企業所有的數據。如果沒有好好的對企業檔案進行管理，導致檔案混亂甚至是丟失，都會給企業帶來不良的影響，甚至還會讓企業不能夠繼續發展下去。一個企業的檔案管理是否優秀，直接影響著這個企業能否更好的適應時代和社會的發展，以及市場經濟的管理，促進企業的飛速發展。企業檔案往往記錄著比較重要的內容，對它進行保管不是一項簡單的工作。檔案的丟失會給企業未來的發展埋下一顆定時炸彈炸彈，不知道什么時候就會讓企業發展停滯。如果將企業檔案管理的井井有條，那么公司的發展也有可能更加的順利。

2 企業檔案管理目前存在的問題

2.1 高層沒有對企業檔案管理有足夠的重視

高層是否重視企業的檔案管理，對企業本身能否重視這一項管理有著很大的影響。高層往往認為，檔案管理只不過是一些文字類的東西，有或者沒有都是無所謂的，但是這些所謂的“文字類的”東西卻和市場經濟和社會發展等息息相關。企業高層沒有給予企業相應的重視，導致企業人員對檔案管理這個環節有所忽略，或者在進行檔案管理時沒有正確的手段，導致無法為需要的顧客提供高質量、高效能的服務，這也有可能是檔案保管不當導致的。高層的忽略直接導致了企業下員工的不在乎，他們也會順其自然的認為檔案只是“文字”，不會對企業有著什么樣的影響。高層領導者往往只追求更遠更好的發展，卻經常忽略掉最基礎層面的工作，高層領導者的疏忽會直接影響到手下員工的辦事效率和工作方向，高層領導者的工作意識也會間接的傳達給手下員工，而且事實證明，檔案全的企業發展的更好，更容易抓住時代，更容易在競爭者當中領先一步。

2.2 檔案缺乏專業人員負責

檔案是企業的痕跡，它記錄了企業發展的歷程，而這些檔案目前沒有被高度的重視，因此，只有很少的企業對檔案管理方面分配專業的人員負責。沒有專業的人員負責就說明企業的管理人員沒有對自己公司的檔案有著很好的認識。專業人員缺乏也會導致檔案無人管理，檔案管理這個名詞聽起來容易，但是從企業開始發展至今為止，有著無數的記錄，這需要專業人員一點一點的進行查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當做證據[1]。專業人員會比非專業人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細節和專業。專業人員的缺少直接導致檔案放置混亂，沒有好好儲存導致檔案丟失或者損壞都會給企業的發帶來不利的影響，甚至還會因為檔案的缺失造成企業倒閉，因此，在檔案管理方面，還是需要專業人員的。

2.3 管理手段落后

隨著新時代的發展，企業對于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術等來對企業的檔案進行整理。傳統的檔案管理是手工操作的，不僅大量的耗費人力體力，還占用不必要的時間進行打理，導致企業發展轉型更慢，而現在科技高度發展，可以利用計算機技術，對企業的檔案進行整理查閱，減少了企業的負擔，還能加速企業的發展，但是目前的企業檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進行歸類，像缺少專業人員一樣，檔案會無人看管導致丟失。企業的檔案管理手段不夠先進，與時代脫節，落后傳統的管理手段不僅僅浪費了太多人力資源，還費時間，企業就會發展停滯，管理手段是控制企業發展的重要環節之一，也是最基礎的環節，在管理的基礎上進行發展，因此落后傳統的管理手段應該及時的進行更新，使用現代化管理手段進行檔案的管理。

3 企業檔案管理的解決措施

3.1 加上企業內部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識

在企業內部員工之間宣傳起檔案的重要性，能夠更大的幫助檔案更好的管理，加上了企業員工的意識，他們會發現企業檔案是多么重要的資源。想要在企業內部對檔案管理進行宣傳，少不了檔案管理專業人員的專業素養，有了足夠的專業知識，才能更好的向其他員工進行宣傳普及，讓他們也知道檔案對企業發展的重要性。增強員工意識的最快方法就是先提升企業高層的管理意識，對企業的高層進行統一的培訓，再由高層領導下基層，對各個員工進行培訓，讓他們意識到檔案在企業發展中的重要性，和起到的作用，讓員工們了解企業檔案相當于企業發展的命脈，想要企業更好更遠的發展，就少不了對企業檔案的保存與管理。

3.2 建立健全檔案管理機制，提高工作責任心

企業要想實現高效的檔案管理水平，首先要以企業為實際原型，建立一個完善的檔案管理機制，并要求管理人員嚴格按照管理機制開展工作。這也就要求企業的管理方式以及管理水平都必須與時代接軌，順應時代的發展潮流，建立信息化的檔案管理體系。同時，檔案室的工作必須要具體落實到每一個檔案工作人員身上，并且將管理水平與職員績效關聯，這樣才能真正提高管理水平。其次，企業的檔案管理也必須嚴格遵守國家的法律法規，并結合企業的實際發展需求，研究出具有本企業特色的檔案管理體系，同時也要要求每一個檔案管理人員嚴格遵守企業的管理制度，嚴格做好企業機密檔案的保密工作，從而實現企業檔案管理價值最大化[2]。最后，也要培養企業檔案管理人員的工作責任心，對于企業的機密檔案要予以保密，并且時刻守護企業的公有財產，堅決按照管理制度開展工作，這樣才能確保檔案管理工作的有效性。

3.3 提高檔案管理水平

檔案管理落后會導致檔案的缺失或者損壞，在這個科技發達的時代，就要用這個時代的科技水平對企業的檔案進行管理，提高了檔案管理的水平，就相當于為企業下一步的發展抬高了一個臺階。企業檔案的收集與歸檔在企業的檔案管理中是核心項目，檔案管理圍繞著收集和歸檔所進行，企業要結合自身情況，考慮檔案管理的手段，不能盲目跟風，最后導致檔案混亂。將企業檔案的管理水平與現代社會的科技接軌，用高科技的管理手段服企業的檔案進行管理會更加的容易和省時間，將多出來的人力和物力用到該用的地方去，推動企業的發展。檔案管理水平的提高還能帶動企業各方面的發展，比如有了完整的文件檔案，就能夠更容易的和其他各個企業進行簽約，聯合發展，帶動企業的成長，擴大企業的規模，讓企業在企業之間更加具有競爭力。信息化時代，要充分的利用好計算機信息技術，這樣才能更為有利的推動企業的檔案管理工作。[3]信息化技術運用到企業的檔案管理重，可以對傳統化的管理方式進行優化，同時也能大大的提升管理人員技術水平和工作效率。因此，在企業檔案管理的過程中，要充分利用好多媒體技術以及電子信息技術，從而提升檔案管理的快捷性和共享性。同時，也要保存好紙質版的檔案實體，以實體為保管主體，以電子檔位流通和共享，這樣不僅可以提升工作效率，同時也能提升檔案管理的社會價值。

3.4 培養專業人才

專業人才缺少直接導致了企業檔案管理無法順利的進行，高素質的專業人才是每個企業都需要的，能夠提高企業的整體素質。從學習目的、學習角度、學習方法、學習內容等等多種學習方式，來對人才進行培養，打造出全方面的人才。將理論與實際內容相結合，讓他們在學習的過程中實踐，根據不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學習方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業化的管理人員，才能起到高效的管理水平[4]。提高管理人才的整體素質，將檔案管理專業人員培養成全面型人才，不僅僅在檔案管理領域上出色表現，同時能夠在企業其他職位上也能展示出自己的才能。

4 總結

企業檔案管理是企業發展的基礎，企業的檔案越完整，發展的路上就會越有底氣，更容易發展和升級，在進行檔案管理的同時，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業檔案的重要性，提高人們普遍的認識。根據分析當前企業檔案管理的問題，提出相應的對策和建議，加快企業的發展，還要結合企業自身的發展狀況，進行適合自己企業的檔案管理模式。