高校檔案管理數字化發(fā)展面臨的問題及對策

蘭孝菊

（滇西科技師范學院 云南·臨滄 677000）

0 引言

高校檔案管理數字化發(fā)展過程中，由于人才資源、基礎設施等方面的缺失，導致檔案管理的數字化程度較低，制約了高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。為提升高校檔案數字化管理水平，需要不斷強化檔案管理數字化基礎設施的建設力度，提高管理人員的綜合素質與能力，同時，建立健全的檔案管理制度，完善檔案管理數據庫，增強檔案安全保護力度，進而有效提升檔案管理數字化發(fā)展的效率和質量，提高高校整體的管理水平。

1 高校檔案管理數字化發(fā)展面臨的問題

1.1 數字化程度偏低

當前我國高校還未完全實現檔案的數字化管理，大部分高校仍然以傳統(tǒng)的紙質管理方式為主，不僅增加了工作人員的工作量，同時，造成了管理步驟繁瑣，缺乏系統(tǒng)性的問題，不利于工作效率和質量的提升，使得高校檔案管理數字化程度偏低。部分高校雖然采用了數字化檔案管理方式，但由于缺乏完善的檔案管理制度和規(guī)范化、標準化的管理流程，導致檔案管理過程中信息的搜集和整理與檔案的目錄不符。[1]我國目前針對高校檔案管理數字化建設與發(fā)展的問題缺乏統(tǒng)一的文件，導致高校在進行數字化檔案管理過程中，缺乏可參考的數據依據。且高校主要通過自主建立檔案管理軟件和數據庫，而大部分數據庫的功能目前只能停留在目錄檢索上，并未完全發(fā)揮大數據技術的優(yōu)勢作用，進而制約了高校檔案管理數字化的建設與發(fā)展。

1.2 難以實現系統(tǒng)對接

目前大部分高校借助辦公自動化系統(tǒng)開展管理工作，該系統(tǒng)同時也具有文件整理和歸檔的功能，但在與檔案管理系統(tǒng)的目錄菜單進行對接時存在較大難度，系統(tǒng)的兼容性也相對欠缺。盡管高校會在一定時間內對辦公自動化系統(tǒng)進行優(yōu)化與升級，但仍然無法實現與檔案管理系統(tǒng)對文件的整理與歸檔標準相適應。大部分高校在借助辦公自動化系統(tǒng)將原文導入檔案管理系統(tǒng)的過程中，往往造成原文的內容缺失，進而影響了原文的完整性。

1.3 人才資源匱乏

高校檔案管理數字化建設與發(fā)展對于管理人員的專業(yè)能力和素質提出了更高的要求。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識和能力，同時，能夠熟練操作與運用互聯(lián)網技術，進而有效發(fā)揮檔案數據庫的優(yōu)勢作用，提高高校檔案管理數字化建設的水平。但由于當前大部分高校缺乏對檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理人員的年齡普遍較大，他們的業(yè)務操作能力和水平相對較低，且缺乏較強的自主學習能力，無法做到熟練操作與運用檔案管理數字化軟件和系統(tǒng)，仍然采用手動整理的方式進行檔案管理。[2]這種管理方式極大降低了工作效率，同時容易由于人員的失誤導致檔案數據信息的丟失，影響了檔案信息的安全性。高校中真正掌握檔案管理數字化建設知識和技能的人才少之又少，檔案管理人員使用數據庫的效果和質量無法滿足高校對檔案管理的需求，只能做到目錄的輸入和檢索，不僅影響了檔案管理數據庫作用的發(fā)揮，還在很大程度上制約了高校檔案管理數字化的建設與發(fā)展。

1.4 數字化基礎設施建設不足

當前大部分高校管理人員將更多的精力投放在教學和科研工作上，缺乏對檔案管理工作的重視程度，導致在檔案管理數字化建設工作的資金和人員投入力度不足。檔案管理數字化基礎設施的建設不足，許多先進的高科技設備，如高精度掃描儀和高端打印機等設備，無法得到有效應用。同時，由于專業(yè)人員的缺乏，導致檔案管理的軟件和系統(tǒng)在長時間內無法更新與完善，進而影響了系統(tǒng)運行的效果，降低了高校檔案數字化管理工作的效率和質量。

2 推進高校檔案管理數字化發(fā)展的有效對策

2.1 提高對檔案管理數字化建設與發(fā)展工作的重視程度

高校管理人員需要將檔案管理數字化建設與發(fā)展工作納入學校發(fā)展的規(guī)劃中，旨在有效提高高校信息化管理工作的水平。首先，檔案管理部門需要依據自身發(fā)展的實際情況建立檔案管理責任制度，明確檔案管理人員的職責，提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。管理人員需要制定統(tǒng)一的檔案管理流程，保證檔案管理系統(tǒng)中電子檔案目錄與紙質檔案目錄和原文相吻合。同時，在檔案數據系統(tǒng)中完善動態(tài)監(jiān)控功能，進而能夠對檔案信息的掃描、分類、整理和歸檔等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，提高檔案信息傳輸與整理過程中的完整性和安全性。學校要安排專業(yè)技術人員定期對數據庫系統(tǒng)進行更新與升級，實現檔案信息的共享功能，并與相關部門進行溝通，提高對辦公自動化系統(tǒng)的準確對接，簡化檔案管理工作的流程，提升高校檔案管理工作的水平。

2.2 強化數字化基礎設施建設的力度

高校管理人員需要不斷加大對檔案管理數字化建設與發(fā)展的資金投入力度，將檔案管理數字化建設需要購買設備的經費納入學校的整體預算，積極引進并應用高科技的尖端設備，保證掃描設備、打印設備等基礎設施的使用效率，進而為高校檔案管理數字化建設與發(fā)展工作提供強有力的硬件支持。同時，學校管理人員需要依據自身的實際情況，選擇功能強大且操作簡便的檔案管理軟件，確保檔案管理軟件和系統(tǒng)具有文件的掃描、處理、歸檔、整理、傳輸與儲存等功能，且具備較強的兼容性，保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，提升高校檔案管理工作的效率和質量。[3]此外，學校還可以與軟件開發(fā)企業(yè)合作，制定與研發(fā)與自身實際相適應的檔案管理軟件，強化對檔案管理工作全過程的監(jiān)督力度，進而有效推動高校檔案管理數字化建設與發(fā)展的進程。

2.3 積極引進專業(yè)技能較強的復合型人才

為提升檔案管理數字化的水平，高校需要不斷完善獎勵機制，吸引大批專業(yè)技能較強的復合型人才，提高檔案管理團隊的綜合素質和能力。提高人才招聘的指標和要求，需要人員掌握最基本的檔案管理知識和技能，還要具備互聯(lián)網技術操作與運用的能力，保證能夠對數據信息進行有效的分析和處理。同時，定期開展教育培訓工作和技術交流活動，針對檔案管理專業(yè)知識和計算機操作相關知識進行討論和交流，借鑒其他高校優(yōu)秀的檔案管理工作經驗，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力和素質。此外，高校還應不斷加強檔案管理安全培訓工作的力度，提升管理人員對檔案信息保護的意識，并制定嚴格的檔案安全管理制度，將管理人員的績效考核與檔案管理保護工作相掛鉤，一旦出現檔案信息丟失和泄露的情況，需要對管理人員進行責任追究，進而確保檔案信息的保密程度，有效提升檔案管理數字化建設與發(fā)展中數據信息的安全性和完整性。

2.4 制定科學合理的檔案管理數字化發(fā)展方案

高校首先要對檔案管理數字化的標準進行統(tǒng)一規(guī)范，確保對檔案的收集、分類、整理、歸檔和保存工作進行全面有效的監(jiān)督和控制，保證檔案資源的合法性，提升檔案管理工作的科學性和有效性。同時，高校要明確檔案業(yè)務處理的流程，確保各環(huán)節(jié)流程的統(tǒng)一性和標準化程度，并制定技術性的規(guī)范標準，嚴格要求管理人員按照技術的應用與操作流程開展檔案的管理工作，避免由于技術應用不當導致檔案數據信息丟失情況的發(fā)生。高校要依據自身的實際發(fā)展情況，建立功能全面的檔案管理自動化系統(tǒng)，并提高系統(tǒng)對風險的防御能力，避免由于非法侵入系統(tǒng)導致檔案信息被竊取問題的發(fā)生。[4]同時，不斷強化軟件的兼容性與系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，確保檔案管理各環(huán)節(jié)工作順利開展。實現檔案管理自動化系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)功能的對接，擴大電子文件的檢索范圍。實現高校館藏檔案的數字化建設，將具有較高歷史價值的館藏檔案，如稀缺的文獻資料以及學校發(fā)展進程的相關文件等進行分類整理，并利用數字化技術有針對性的對受損館藏文件進行有效修復。此外，通過建立統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，使檔案管理自動化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等形成有效鏈接，實現檔案信息的共享，學校各部門能夠借助信息化管理平臺搜索到需要應用的檔案信息，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為學校各部門工作效率的提升提供了有力的技術支持。

3 結語

檔案管理數字化的建設與發(fā)展對于提升高校信息化管理水平具有至關重要的意義。檔案管理數字化能夠有效節(jié)約人力資源和管理成本，同時極大提升管理工作的效率和質量。因此，高校需要針對當前檔案管理數字化發(fā)展中問題存在的主要原因進行分析，并從制度、人員素質以及基礎設施建設等角度，強化檔案管理數字化建設與發(fā)展的力度，有效提升高校檔案管理數字化發(fā)展的速度和水平，從而促進高校的可持續(xù)發(fā)展。