淺析重大活動檔案建檔的價值和意義

■ 曾 燕

重大活動檔案作為國家檔案資源不可或缺的組成部分，對維護歷史真實面貌，記載改革開放和現代化建設成就，促進經濟社會發展具有重要作用。雖然自2005年以來不少省市制定了相關重大活動檔案規范管理的政府規章、辦法等，但由于重大活動時限短、參與部門廣、規格高，加之其管理工作機制不健全、介入參與和收集整理協調困難等因素影響，實際工作中，如何對其進行及時、科學的建檔成為了制約其是否完整與安全、能否有效利用的重點和難點，值得探析。

一、重大活動檔案的定義、范疇

重大活動檔案，是重大公務、公益、慶典、賽事、展覽、突發事件等活動過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、聲像、照片、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。

關于重大活動的范圍界定，各省市各有不同和側重，總體來說指各省區域內各級機關、團體、企業事業單位以及其他社會組織在省內外、境外組織舉辦的涉及政治、經濟、科學、文化、教育、衛生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節慶、會展等大型活動；突發事件的應對處置活動；關系改革、發展、民生等專項或者綜合性的工作活動。①《云南省重大活動檔案管理辦法》中，重大活動檔案包括：黨和國家領導人在本省的公務活動；外國元首、政府首腦、政黨領袖、國際組織負責人和著名外國友人在本省的外事活動；省委書記、省長的重要公務活動；省委、省人大、省政府、省政協的重大活動；對全省具有重大影響的政治、經濟、社會、文化活動，重大慶典、紀念活動以及重大公益性活動；由本省承辦的國家重大活動；省內重大突發公共事件的處置活動；應當依法建檔的其他重大活動等8 個方面。

二、重大活動檔案建檔的價值

重大活動檔案建檔的價值基于重大活動本身具有的歷史價值和現實價值，即查考價值和利用價值。

重大活動檔案，從字面理解而言，它與其他檔案的區別在于重大二字，除具憑證價值這一共性外，所提供的查考價值范圍和程度應不同于一般社會活動，不具有廣泛性，主要體現在為黨委、政府在政治、經濟、文化、社會建設中科學決策，為舉辦重大活動提升綜合管理水平，為研究經濟和社會發展提供信息支持，為重大突發事件提供經驗參考，尤其是可對突發事件、自然災害的應急提供處理方案，吸取其中有益的經驗教訓，盡量少走彎路或不走彎路，確保積極正面的輿論影響力方向。同時，重大活動檔案歸檔工作是新時代對檔案工作的要求，是開展服務性的前提和基礎，由于其檔案所呈現的文字、影像等具有較強的說服力和感染力，可通過回溯發展變遷，研究事件社會影響力，復原一個國家、地區或城市的記憶，凸顯其亮點、重點、特點和節點，從國家、地區角度來說，不僅體現著中國特色社會主義建設、地區社會經濟發展成果，還是歷史進程中反映重要事務的記錄憑證，具有留史、資政的重要作用。

三、重大活動檔案建檔的意義

當前，隨著改革開放不斷深入，各個領域舉辦大型活動日益增多，開展重大活動檔案建檔對檔案工作及社會發展具有深遠意義。

1.有利于服務中心工作

重大活動檔案具有明顯的政治屬性，其歸檔范圍包括黨和國家領導人、外國元首、政府首腦、政黨領袖、省委書記、省長和省委、省人大、省政府、省政協等重大公務活動的記錄。2015年1月習近平總書記視察云南后，對云南提出了“主動服務和融入國家發展戰略，闖出一條跨越式發展的路子，努力成為我國民族團結進步示范區、生態文明建設排頭兵、面向南亞東南亞輻射中心，譜寫中國夢云南篇章”的任務和要求，這是符合云南發展特點、需求的發展目標，也意味著在配合“一帶一路”戰略、深化同周邊國家合作等政治、經濟、科技、文化等活動領域中，一系列反映云南在新時代發展奮斗和努力進程的重大活動將被記錄，形成大量珍貴資料，由此，對相關檔案進行建檔成為檔案部門圍繞省委重大戰略部署，圍繞中心工作開展檔案服務，做好參謀助手作用，積極展現檔案作為的基礎工作和有力體現。

2.有利于增強社會檔案意識

目前，檔案事業雖得到黨和國家的重視，但檔案作為一種文化財富還沒得到全社會的廣泛認識，加之重大活動由于組織承辦機構往往是臨時的，一些機構領導認為檔案材料移交之后利用不便，且工作人員大都由各單位抽調而來，身兼數職等，難免造成不愿移交、檔案收集交接不到位等情況。對此，按照相關辦法要求，在開展重大活動建檔中通過介入、參與政治、經濟、科學、文化、外事等活動，積極向上級領導部門、重大活動責任部門、參與部門等普及檔案知識，將重大活動檔案建檔形成各級領導的共識，以點帶面，讓更多社會民眾認識到重大檔案的范圍和價值，提高社會檔案意識有著積極作用。

3.有利于優化檔案資源建設

重大活動往往是綜合性的，涉及眾多部門，各司其職，各負其責，以致所形成的檔案涉及領域廣、數量大、類別雜、載體多，加之它不同程度與當前社會主義新農村建設、抗震救災、農村土地確權登記、林權改革、脫貧攻堅、重大項目建設、民族、宗教等涉及民生，反映地方特色的重大活動相關，對其進行整理尤其需要綜合專業的素質和能力，不管是單獨以一項活動建立全宗或是以單位全宗進行歸并都少不了檔案部門的參與，通過編目建檔，還原保留重大活動的原貌和脈絡，人物和細節等等，最終變為珍貴的館藏資源，成為檔案資源建設的重要補充。

4.有利于推動檔案工作法治化建設

目前，雖然《云南省重大活動檔案管理辦法》中已明確縣級以上行政區域內具有重大影響的集會、會展等各種重大活動的檔案，由同級檔案行政管理部門確定收集；組織承辦單位應當自重大活動結束之日起90日內向同級綜合檔案館管移交重大活動檔案等相關責任、期限，并提出了7種違反規定行為的處罰措施，但因檔案部門參與重大活動的門檻高、主動性有待提高及缺乏強有力的監管手段等原因，相關規定并未真正實施落實，以建促改，通過重大活動檔案建檔將對帶動后續管理、利用等工作的法治化提供有效推手。

總的來說，重大活動檔案歸檔體現了檔案事業發展體系的要求，是貫徹落實新時代檔案工作任務的有力抓手，建設與新時代經濟社會發展相適應的檔案資源體系，開展重大活動、重大事件等具有典型性、代表性、稀缺性檔案資源的收集建檔是檔案部門的迫切責任和要求，需進一步貫徹落實。

注釋：

①《山西省重大活動檔案管理辦法》，201 6年1 0月20日起施行。