淺談發揮綜合檔案館社會功能的思考

諸 俊

(重慶市永川區教育檔案館 重慶 402160)

在檔案工作中，由于檔案館本身的性質和任務，決定了它具有廣泛的社會功能，即它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔宣傳教育，為社會的經濟、政治、科學、文化等各方面服務的功能。為社會服務是一個既古老又現實的問題。由此，引發了筆者對新時期更好地發揮國家綜合檔案館社會功能的幾點思考。

一、加強綜合檔案館館際之間的橫向聯合，形成合力

加強綜合檔案館的橫向聯合，形成規模效應，將豐富的檔案信息，以整體優勢向社會提供服務，將更顯綜合檔案館的實力。

我國不同檔案館的檔案信息資源的構成狀態，無論是數量上，還是質量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、優勢，如果加強橫向聯合，發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢和互補效應，打破區域界限，從更廣闊的空間加強聯系，提供綜合服務，聯合開發檔案信息資源，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，使檔案的利用向廣泛、縱深發展，那么檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立檔案館網、或以檔案信息服務集團的方式，實現檔案信息資源的交流與協作，形成合力，為今后加入社會的信息網絡打下基礎。

二、優化館藏檔案結構，提高館藏檔案質量

目前，各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在精蕪混雜、結構不合理的問題。盡管在國家檔案局制發的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》中規定了收集建國后檔案的范圍，但實際上，館藏檔案中各級黨政機關、群眾團體產生的文書檔案多，科技檔案、專門檔案極少，使其名為綜合性檔案館，實為黨政機關檔案館。加之，還存在大量重復的檔案及長期卷檔案沒有及時進行鑒定。這一系列問題嚴重影響了檔案館功能的發揮。

雖然政府的檔案可以看作不只是政府機構的歷史記錄，而且是一種重大的文化和科學的信息資源，在國家信息系統中，機構成了其中一個有意義的、基本的和對各方面都有用的要素，具有廣泛的利用價值，但作為人類社會歷史的真實記錄，檔案應該包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容，即包括國家歷史發展的全貌，是國家和人民集體記憶的關鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結果必然造成這樣的社會記錄是一個不完整的記錄。“檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益，而且更多地還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”這個重任應由國家綜合檔案館來承擔。為此，綜合檔案館應增強優化館藏檔案種類、結構的意識，正確認識處理檔案完整與精煉的關系，拓寬收集面，從不同方面反映一個國家、地區發展變化的全過程，同時從規章制度上減少重復文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優質的館藏資源為社會服務。

三、加強人才培養和人才儲備

社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。人們可以注意到“根據國家概念建立起以司法行政管理為基礎的檔案工作，向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會文化檔案概念變化”“檔案工作由保管、記錄活動的證據，變為確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者”。

這一系列的變化迫使我們盡快地調整自己，迎接挑戰。迎接挑戰的關鍵是提高檔案工作者素質。各級檔案館的領導已經越來越意識到，人才素質和人才結構在工作中的重要性，紛紛計劃招聘人才，引進高層次的人才，也注意到了人才結構的合理性，但還有一個值得重視的問題，那就是現有的檔案人員怎么辦。他們面臨著知識老化、新技術知識較為貧乏的問題，這使檔案工作跟不上社會的發展節奏，難以滿足社會的需求，工作受到了一定的制約。為此，加強檔案館現有人才的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。

四、樹立正確的檔案工作效益觀

在新的經濟形式下，檔案工作配合國家的中心工作，為經濟建設服務，這是毋庸置疑的。但是，為經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。企業中保存的科技檔案、技術資料可直接參與經濟建設，在利用中創造經濟效益，這是我們要體現的，但我們不能因此而片面強調檔案館的各項服務工作都去追求經濟效益，而忽視它的社會效益。事實上，檔案館的工作更加貼近科學、文化、教育、歷史研究等領域。

五、社會的發展是綜合檔案館社會功能充分發揮的重要條件

任何行業的發展都離不開一定的動力、條件和保證。檔案事業的發展，綜合檔案館功能的發揮也不例外。社會的發展、經濟的繁榮會促進社會對檔案信息需求的增長，也會帶動檔案事業的向前發展。應該說，社會信息需求和全民檔案信息意識，是影響檔案館功能發揮的一個重要因素。但歷史的經驗告訴我們，檔案事業的發展相對經濟的發展要滯后一段時間。為此，我們應該意識到，社會主義市場經濟的建立、科教興國戰略的實施、知識經濟的即將到來，并不意味著國家在短期內會大幅度增加對檔案館的投資。況且，社會主義市場經濟體制本身的完善還有一個過程。綜合檔案館社會功能的發揮，是一個復雜的系統工程，它涉及國家經濟發達程度、國家方針政策、社會對檔案信息需求、檔案館自身的業務建設等諸多方面，單就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。因此，應該正確理解和認識檔案工作效益滯后的特點，找準檔案工作的定位，實事求是地評價檔案館工作。