檔案信息管理成本預測中大數據技術應用

馮爽

檔案信息化建設離不開大數據技術的應用。這是因為，大數據技術可在短時間內完成檔案信息的分析和優化，使企業成本預測不再依賴抽樣控制，切實解決了信息滯后性問題，極大程度地提高了企業會計工作的有效性和透明性。基于檔案信息化的重要作用，本文分析并介紹了當前大數據分析技術在檔案信息管理成本預測工作中的具體應用，以期能為相關工作提供一定的啟發。

一、大數據的含義及特征

隨著大數據時代的到來，電子信息技術已被廣泛地應用到各個領域的發展。在實際電子信息檔案管理工作中，以電子信息技術作為基礎加強創新，不僅可以提高全社會電子檔案信息的管理水平，還可以促進社會經濟不斷發展和進步。大數據的特征。大數據技術具有規模大、數據價值密度低、數據種類多及數據處理要求高等特點，這體現了大數據與普通數據間的較大區別，具體來說為：大數據既能貼切地描述大量數據，也能獲取數據所蘊含的有價值信息。

二、大數據背景下檔案信息管理模式

1.建設電子信息檔案的信息資源。大數據背景下，在開展電子信息檔案管理工作的過程中，大數據技術的應用，可以強化檔案信息資源管理建設，并將所有采集到的檔案信息、記錄及文獻資料等轉變為電子檔案信息資源，保存在數據庫中，為后續的應用提供方便。另外，大數據技術的應用還可以為用戶提供更加便利的信息查詢服務，在解決檔案管理工作中工作人員數量不足的問題的同時，確保用戶可以根據自身需求完成自主查詢。

2.建設電子信息檔案數據庫。通過加強電子信息檔案數據庫建設，可以不斷地向有需求的部門提供更加便利和完善的檔案信息服務。這樣一來，不僅可以實現電子檔案信息資源的長期保存，還能為用戶自主查詢信息提供便利，從而更好地發揮檔案資源時效性價值，滿足不同用戶對檔案的個性化需求。

3.采集、加工、存儲各類電子信息檔案資源。大數據技術的應用，可以加工處理分散的檔案信息資源，以進一步提高信息資源的系統性和完善性，從而更好地存儲其相關信息。此外，采集、加工和存儲分散的檔案信息資源，可以實現檔案信息資源的聚類優化，確保可以為用戶提供更有價值的檔案信息。

三、成本預測工作中引入大數據技術的優勢

1.不再依賴抽樣。企業傳統的成本預測過于依賴隨機采樣，而采樣的過程實際上只應用了企業運維管理過程中的一小部分數據，其所得出的數據樣本并不能很好地反映出整體數據和信息的特征，導致很多經典且有用的數據資源被浪費。在實際操作中，這難以保證采樣工作的隨機性，導致最終的分析結果和實際之間存在較大的偏差。相反地，大數據技術的應用主要以企業所有運營數據為基礎，真正地實現了“樣本=總體”。

2.強調相關關系，解決信息滯后性的問題。一般來說，傳統企業成本預測僅針對已經發生過的運維操作，其預測和分析的重點就是分析問題發生的原因，這導致預測和分析工作存在一定的滯后性。而大數據技術可以通過收集和整理企業以往的運維操作數據，來預測未來可能會發生的問題，很大程度地提高了數據的利用效率，并保證了企業實際管理工作的有效性和時效性。

3.數據效率大于準確率。傳統檔案信息管理工作，由于往往會受到測量能力的限制，因此很難保證所有數據的精準性。大數據時代的到來徹底地解決了這一問題：應用大數據技可以幫助企業很容易確定具體數據，從而提高了整個數據系統的穩定性。換言之，數據技術的應用可以幫助企業從復雜的數據中獲取有價值的部分，且更強調數據的邏輯性、整體性和系統性。

四、檔案信息管理成本預測工作中大數據分析技術的應用

1.建立完善的電子信息檔案資源管理系統。目前，國內電子信息檔案資源管理工作中，還存在諸多問題，其中最突出的問題是基礎設備不夠完善。這限制了電子信息檔案資源管理工作水平的提高。因此，在實際工作中，必須不斷加強基礎設備的建設，并以此為基礎，構建完善的電子信息檔案資源管理體系。就建立科學的管理標準而言，需應用先進的管理技術，做好檔案資源管理系統的升級和更新，以保證電子信息檔案資源管理工作可以在更開放的系統中進行，從而為用戶提供更便利的電力信息檔案服務。在加強制度方面的建設方面，可采取的措施有：①根據當前的電子信息檔案資源管理工作的實際情況，制定相關規章制度，并及時將電子信息檔案上傳至相關平臺，提高數據的及時性和有效性。②細化崗位職責，在具體工作中嚴格落實。③仔細地核對和檢查云端數據，及時糾正不正確的數據。④重視檢索功能的建設，加強檔案資料的歸類和編輯，執行更加有效的檔案信息目錄，確保用戶可以在最短的時間內找到自己需要的信息資源。

2.提高財會工作的透明性和真實性。傳統的企業財務工作都具有較強的保密性，超過一半的工作基本都是手工完成，很容易產生失誤、錯誤甚至造價的問題。而大數據技術的應用，避免了這些問題的發生，幾乎所有的財會工作都是在線上完成，提高了財會工作部門工作人員的工作效率，同時為管理人員查詢相應的財會數據提供了巨大的便利。

將大數據技術應用到企業財會工作中，可以使資金的流向更好地反映企業的實際經營情況，讓企業可根據資金流向及客戶數據來總結客戶需求，并通過調整經營方向，以滿足更多的用戶的實際需求。另外，通過監控異常資金流向，可以及時發現并解決企業經營過程中的違規問題，為企業的良好運營提供保障。

3.提高對信息的預測力。傳統數據時代，企業更依賴根據數據分析結果產生的原因，而分析過程也往往采用傳統的職業習慣。與大數據技術相比，這不僅過程缺乏科學性，而且結果也缺乏準確性。大數據技術最主要的功能即應用數據模型分析海量的數據，從而正確地預測未來某一件事情發生的概率，可以幫助企業更清楚地認識未，并根據分析和預測的結果提前采取有效措施。例如，應用大數據技術可以分析消費者的網絡購買記錄及網上瀏覽記錄，以確定其，然從而更精準地為其推薦相關產品。對于企業來說，正確地分析消費者的消費偏好，可以更好地調整銷售策略。

4.控制企業經營成本。企業的經營成本主要由兩部分內容組成：剛性成本和隱性成本。前者屬于企業必需支出費用，包括稅務、辦公差旅、員工福利等。后者直接決定了企業的經營成本，比如，在企業的具體運營過程中，如果部門間的協調程度不夠，員工工作效率低下，則企業的經營能力也會越來越差，其所需的隱性成本也就更高。大數據技術的應用，可以幫助管理者更好地分析企業運作的每一環節，并找出低效率、高消耗的環節，分析其產生的原因，從而采取有效的措施加以解決。除此之外，大數據技術的應用還可以幫助管理者第一時間發現和解決問題，實現企業經營成本的全范圍管控，提高企業管理過程的有效性和科學性。

綜上所述，大數據時代下，全新數據技術的出現和應用大幅度地轉變了傳統的工作模式和方式。因此，為了更好地發揮出大數據技術的優勢，企業財會工作人員必須做出相應改變。成本預測工作不僅可以為企業管理者提供財務管理數據，還可以充分地挖掘數據信息，提高判斷和決策的效率和準確性。另外，通過應用大數據技術管理高層次的財務信息，還能保證管理成可在最短的時間內獲取最有價值的數據和信息。

（作者單位：中鐵十六局集團有限公司）