航天企業數字檔案資源建設的問題與對策研究

田紅 何正文 楊琴茹

摘要：數字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，傳承航天知識成果，助力航天事業創新發展。面對數字檔案資源的急速增加和利用需求的不斷增強，航天企業檔案部門必須以服務利用為目的開展數字檔案資源建設工作。本文針對航天企業數字檔案資源建設面臨的問題，從標準體系、資源建設、創新服務等方面具體闡述了數字檔案資源建設對策。

關鍵詞：航天企業 數字檔案資源 問題 對策

隨著網絡和信息技術飛速發展，大數據、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，無紙化辦公、數字化研制、信息化管理越來越普遍，企業檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管理檔案實體到管理檔案數據，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到深度共享的變革過程。在“數字航天”建設大背景下，航天企業數字檔案資源急速增加，利用需求不斷增強，檔案部門必須從原先只注重紙質檔案保管的模式中解放出來，以服務利用為目的開展數字檔案資源建設工作，為航天科研生產活動提供資源保障和服務支撐。

一、航天企業數字檔案資源建設面臨的問題

（一）數字檔案資源建設規劃不足

當前，航天企業全面推動科研生產模式向數字化、網絡化、智能化轉型，數字檔案呈爆發式增長，各級檔案部門、信息機構雖然最大限度地保護著數字檔案資源的完整性和安全性，但由于缺少頂層設計與統籌規劃，缺乏科學、系統的數字檔案資源建設思路和管理對策，致使一些具有保存價值和經濟、社會效益的航天數字資源有可能缺失或被淹沒在龐大的信息數據中，不能及時為科研人員和社會公眾知悉并利用。同時，航天企業在電子文件歸檔、元數據管理、傳統載體檔案數字化等方面尚無統一的標準，使得數字檔案資源建設存在一定的盲目性。由于航天企業各單位在元數據采集、著錄、編碼、電子文件存儲格式等方面標準不統一，數字檔案資源異構現象嚴重，互通互聯困難，難以共享。

（二）數字檔案資源積累相對匱乏

數字檔案是實現檔案數據智能挖掘、知識管理的重要資源。目前，航天企業各單位積極推進傳統載體檔案數字化和電子文件歸檔工作，但總體來看，數字檔案資源建設水平不均衡、內容單一等，與數字檔案館建設要求的數字化目標存在較大差距。一方面，傳統載體檔案數字化工作進度緩慢，航天企業各單位以自主加工為主，受限于人力、財力等因素，加工能力弱，甚至部分單位還未開展數字化工作；另一方面，增量電子文件歸檔困難，航天企業各單位現有業務系統分布領域廣、種類多、數量大、格式繁雜，電子文件歸檔功能未全面嵌入各單位業務系統流程，缺少前端控制，沒有統一的接口標準和格式，實現多業務系統電子文件在線歸檔工作任重道遠。此外，由于檔案信息安全保密的特殊要求、檔案鑒定工作的滯后，大量數字檔案資源未能及時公開，致使可供利用的數字檔案資源有限。

（三）數字檔案資源開發利用效果欠佳

數字檔案資源因其不受“孤本”限制、快速查閱、便捷利用的特性，使檔案信息利用的廣泛性、時效性更加突出。在航天企業科研生產數字化能力和經營管控數字化能力不斷提升的背景下，產品數據管理（PDM）、工藝設計管理（CAPP）、試驗數據管理（TDM）、制造執行管理（MES）等系統數據不斷增加，科研人員利用檔案數據開展業務工作的需求也日益增加。但是，當前航天企業數字檔案資源存在檔案目錄數據多，全文檔案信息少；航天產品檔案多，經營管理檔案少；文本類檔案多，音像多媒體類檔案少；內容、結構單一，開發深度和廣度不夠等現象，無論是在資源數量還是在質量方面已然無法滿足用戶的要求，檔案信息資源的開發利用效果和深度欠佳。

二、航天企業數字檔案資源建設對策

（一）標準引領，加強數字檔案資源統籌規劃

在數字化研制背景下，數字檔案資源類型多樣將成為常態，要實現數字檔案資源的有效管理和高效利用，必須加強頂層規劃設計，以標準建設牽引和推動數字檔案資源建設工作有序開展。

1.規范檔案元數據標準。元數據是關于數字檔案資源描述的數據，也是數字檔案資源真實性和可讀性的重要保障。無論是對于傳統載體還是數字化的檔案資源，都需要對資源和數據的外部與內容特征進行揭示和描述，才能進行有序化的組織。隨著航天數字化、信息化進程加快，PDM、MES、OA、浪潮等系統的上線運行，海量異構分布的數字檔案資源呈指數級增加，航天企業必須加強元數據標準建設，規定各類電子文件在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程中對元數據的設計、捕獲、著錄的一般要求，確保不同系統、不同階段的數字資源特征得以描述和記錄，為數字檔案資源的整合、有效管理、高效利用和長期保存提供保證。

2.規范數字檔案資源保存格式標準。采用標準化的數字檔案資源保存格式，既便于用戶獲取檔案信息，同時可以降低文件保存過程中數據丟失的風險，便于信息的共享傳遞。航天企業數字檔案資源凝結了大量的科研成果，是企業科研生產、經營管理的重要憑證和依據，如果不能保證其長期有效存取，就無法發揮數字檔案資源的作用，對其保存和管理就會失去意義。因此，在開展數字檔案資源建設時，航天企業必須重視數字檔案資源保存格式的通用性和標準化，選取有利于長期保存的格式。航天企業在型號產品研制過程中產生的二維圖紙、三維模型、設計、工藝、質量、聲像等數據資源，由于形成于不同的設備或軟件環境，非結構化數字資源規模大，必須規范數據傳輸、介質更新、信息遷移過程中標準化數字檔案資源的保存格式要求，保證其被有效讀取。

（二）需求導向，豐富和優化館藏數字檔案資源

豐富的館藏內容和優化的館藏結構是滿足數字檔案資源多元化利用需求的基礎。航天企業在數字檔案資源建設過程中，應緊跟數字化發展浪潮，做到電子文件歸檔與傳統載體檔案數字化工作同步開展，積極推動各門類文件材料歸檔，不斷拓寬數字資源采集渠道，構建覆蓋廣泛、門類齊全、結構合理、內容豐富的檔案資源體系。

1.加強業務系統電子文件有效管控。航天企業應大力推進數字化研制條件下航天產品電子文件、三維數據模型等非結構化數據歸檔以及經營、會計等業務系統電子文件的歸檔與管理，通過電子文件在線移交、歸檔，實現條目數據、全文數據以及元數據信息的集中統一管理。

2.加強傳統載體檔案轉換力度。根據科研生產需要，針對具有里程碑意義的航天產品檔案、反映企業變革與發展的經營管理檔案、體現重大項目預先研究與知識成果的科研檔案等，航天企業應按照利用率高檔案優先、珍貴檔案優先、高危檔案優先、特殊載體檔案優先等原則，分步開展傳統載體檔案數字化工作，實現存量檔案的數字化。同時，航天企業應積極推動檔案鑒定及降解密工作，優化檔案資源。

3.拓寬檔案收集渠道。在開展航天產品、重大科技專項、重大投資建設項目文件歸檔的同時，航天企業應進一步拓寬檔案收集渠道，加強聲像檔案、實物檔案、名人檔案、重大活動檔案的收集與征集，充實和豐富館藏；同時，圍繞航天企業轉型升級、科技創新、風險管控、市場發展、國際拓展等需求，加強國際前沿的航天發展動態、關鍵技術進展等情報信息的收集，豐富數字檔案內容。

（三）利用牽引，創新數字檔案資源服務方式

充分發揮數字檔案信息資源的優勢，激活數字檔案信息資源的價值，為科研生產提供優質高效服務，是數字檔案資源建設的目標。航天企業在數字資源管理系統開發和數據采集過程中，應堅持以用戶需求為導向，充分利用現代技術，創新數字檔案資源服務方式。

1.構建數字檔案資源管理平臺，實現資源集中管理與在線利用。根據相關管理要求和科研生產工作流程，航天企業應打通與PDM、CAPP、TDM等業務系統的接口，建立數字檔案資源管理平臺，通過采用基于大數據框架的數據管理機制，實現電子文件分類管理和電子文件、圖樣更改的動態更新。同時，航天企業應改變傳統的紙質檔案利用模式，通過電子審批、在線利用、到期催還等功能，為用戶提供快速、便捷的利用服務，滿足其對數字檔案資源利用的迫切要求。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求。針對型號項目科研人員，航天企業應提供一鍵式檢索的簡單查詢方式，以更全面的數據倉儲效力呈現型號研制全貌，為科研現場生產服務；針對企業決策者，航天企業應提供具有數據挖掘、知識管理技術的信息檢索和分析手段，以更強的知識挖掘能力匯聚企業知識管理成果，為領導決策服務。

3.建立數字檔案協同服務模式，提升對業務部門的支撐能力。航天企業應轉變傳統以紙質為主的歸檔方式，利用數字化整合產品研制過程的數據，采用邏輯歸檔方式形成面向產品的數據包，通過數據整合、分析與知識推送，為型號產品研制過程的追溯和質量問題的定位提供支撐。

4.提供個性化、知識化檔案信息服務，提升用戶體驗。航天企業應利用數據挖掘、用戶建模、信息過濾等各種先進的服務技術，創新服務手段，基于科研人員、管理人員等不同用戶的知識結構、行為習慣、常用信息需求等，準確、有效地掌握用戶的需求動態，提供個性化定制、推送服務。同時，基于大數據、人工智能等技術對數據進行深度挖掘和開發，提供有特色的知識服務、專題服務。例如，面對航天發展歷程的專題檔案需求，構建航天重大事件數據庫、型號重要節點數據庫、航天歷史文化等專題資源數據庫，有效提高用戶獲取所需資源的效率和質量；針對館藏資源特色，建設航天科研成果數據庫、型號研制圖片資料庫、型號研制質量問題案例庫等特色數字資源庫，提高個性化服務效率。

三、結語

數字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，凝結了大量的科研成果，如何將這些珍貴的財富進行有效管理，成為航天檔案工作者面臨的一個重要課題。在加強和改進檔案工作的新形勢下，航天企業必須以服務利用為牽引，借助先進信息技術，加強數字檔案資源建設，推動服務模式、利用方式的轉型，把檔案用活，讓檔案升值，為航天科研生產與經營管理發揮更強有力的支撐保障作用。

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作者單位：北京空間飛行器總體設計部