監理企業管理體系內部審核問題探討

（中國水利水電建設工程咨詢中南有限公司，湖南 長沙 410014）

質量、環境、職業健康安全管理體系內部審核是企業取得質量、環境、職業健康安全管理體系認證后開展的有計劃、系統的內部檢查活動，是對體系運行的符合性、有效性進行客觀性評價的有效手段，通過管理體系內審，對發現的不符合項、觀察項、建議項采取預防與糾正措施，保持持續改進，才能有效保證管理體系的有效性，增強顧客滿意度。

1 背景

質量、環境、職業健康安全管理體系是指ISO9000系列、ISO14000和ISO45001標準，ISO系列標準自問世以來，已對國際標準體系產生了巨大的影響，對全世界大部分國家和地區適用，廣泛適用于政府或者工業、經濟管理領域，經過多年的演進，目前有效的國際標準為ISO9000：2015、ISO14001：2015和ISO45001：2018，國家標準對應為《質量管理體系要求》（GB/T 19001—2016）、《環境管理體系要求及使用指南》（GB/T 24001—2016）和《職業健康安全管理體系要求》（GB/T 28001—2011）（ISO45001：2018對應的國家標準還未正式發布）。從價值取向來看，ISO系列標準以質量管理七項原則、風險管控理論為基礎，識別企業所處的環境、機會和風險，以及相關方的需求和合規義務，確保產品和服務的過程可控，最終實現讓社會、顧客、員工等相關方滿意的目的。基于三個管理體系的管理原則、體系結構和總體要求一致，監理企業實行了質量、環境、職業健康安全管理三個標準體系的有機融合，建立了適合于監理企業自身的三標管理體系，遵循三標管理體系要求，采用過程方法，規范了監理企業基本的工作流程。

為檢查每年質量、環境、職業健康安全管理體系執行及運行情況，評價當年運行、保持的符合性和有效性，以針對發現的問題及時制定糾正預防措施，促進持續改進。監理企業每年均需組織進行三標準管理體系的內部審核工作，內審質量對管理評審的準確性以及外部監督審核的驗證結果起決定作用，優化和加強內審工作對監理企業保持和持續改進管理體系質量至關重要，因ISO系列標準自2015年起進行了換版更新，統一了體系架構，為分析改版以來5年內審問題的變化趨勢，發現改進機會，本人對2015～2019年內審所發現的問題進行了整理。

2 管理體系內部審核的組織

企業根據管理體系的要求建立了內部審核程序，審核依據為《質量管理體系要求》（GB/T 19001—2016）、《環境管理體系要求及使用指南》（GB/T 24001—2016）、《職業健康安全管理體系要求》（GB/T 28001—2011），適用的法律、法規、標準和企業自身編制的管理體系文件等。審核范圍包括了企業管理體系涉及的產品、服務范圍、部門和過程。

每年的內審均在外審之前三個月左右，根據企業內部審核程序，發布內部審核計劃，組織召開首次會議，對內審工作進行部署和安排，統一制定內部審核檢查表格，設立多個內審小組，由企業領導帶隊對部門和項目部進行現場審核，采用隨機抽樣的方式，通過察看現場、與受審核部門溝通、詢問，查閱相關文件和記錄，與工程業主座談等收集證據，進行分析判斷。最終完成審核工作，并召開末次會議，發布內部審核報告，要求所有部門和項目部舉一反三，持續改進。

3 管理體系內部審核結果分析

通過對近5年內審結果進行分析，輕微不合格項、觀察項和建議項的年度分布情況如表1所示，主要問題不符合管理體系標準條款分布情況如表2所示。

表1 輕微不合格項、觀察項和建議項的年度分布情況

表2 主要問題不符合管理體系標準條款分布情況

分析近5年發現的問題數量，發現的問題數量按年度來看無明顯規律，2019年較多的主要原因是隨著社會的發展，對建設項目的管理要求越來越高，因此公司對管理體系內審的要求越來越細，要求在內部管理檢查時充分暴露問題，以及內部審核涉及項目數量的增多導致，與監理服務的質量無相關性。

從主要問題不符合管理體系標準條款分布情況來看，支持方面存在的條款不符合最多，運行和策劃次之，說明重點問題在于資源的投入、成文信息的管理以及項目現場管理策劃和運行控制。

4 歷年內部審核發現的主要問題

（1）領導作用方面：問題主要為崗位、職責與權限方面，少數項目部領導機構不完善，制定的崗位職責和權限不明確，存在職責未得到有效執行的情況，安全生產存在“一崗雙責”落實不到位問題。

（2）策劃方面：主要問題為規劃、制度和實施細則不完善，未及時修訂更新，還存在文件資料和現場管理兩張皮的現象，重要環境因素、危險源評價不規范。

（3）支持方面：從近5年數據來看，支持方面存在的問題最多，主要分布在日常記錄不規范、資料管理不便于檢索。人員配置、培訓有所欠缺、過程記錄及資料不齊全，在標準化建設、人力資源和教育培訓管理方面存在不足。

（4）運行方面：主要是現場管理存在不到位、對發現的安全隱患整改處理及預防措施不到位、項目現場存在不符合安全規程現象、防護及警示標志不全、日志記錄內容填寫不全、對現場管理過程資料檔案整理不及時、應急預案不完善等問題。

（5）持續改進方面：主要為對顧客或外部評價相關記錄臺賬的管理上存在不足，未對問題及業主意見考核進行剖析，缺乏統計分析記錄。

近5年的內審結果均表明，問題基本出在細節方面，整體上工程監理等過程基本得到了控制和保證，產品、服務質量符合合同法規和顧客要求，產品服務質量穩定，促進了工程建設的順利進行。但一些常見和通病問題依然存在，應引起高度重視。

5 原因分析

通過對內部審核發現的問題進行總結，產生問題的原因主要體現在以下幾個方面。

（1）項目部監理工作較繁重，個別項目負責人對三標管理體系運行工作重視不夠，流于形式，重現場，輕資料，相關的學習培訓、執行情況檢查沒有落到實處。

（2）公司項目分布較分散且偏遠，年度內難以實現項目檢查全覆蓋，公司一般組織對重點或典型項目進行監督檢查，對檢查提出的問題及整改預防要求，未受檢項目、新開工項目往往疏于對照自查自糾、吸取經驗教訓、制定預防措施，從而致使類似問題的反復發生。

（3）個別項目部監理人員流動性較大，員工的能力、培訓和意識未得到及時有效培養和提升，員工的責任感降低，或經驗不足，或工作積極性不高。

（4）隨著公司在不同業務和專業領域市場的拓展，結合公司標準化建設需要，管理體系文件也急需進行修訂完善、新增補充及分類細化，以利于持續運行及有效實施。

6 改進措施

（1）推動學習型組織建設，負責人應堅持帶頭學習公司管理體系文件及安全生產標準化體系文件，并積極推行其運行，加強人才培訓、培養，提高員工隊伍素質，重點加強質量、安全、技術等教育培訓，不斷增強培訓效果。認真組織質量安全法律法規、技術標準及強制性條文、管理體系文件的學習，切實提高培訓效果。

（2）各項目應加強工作經驗的積累，對現行管理制度進行清理，根據公司管理體系文件的要求，對建設過程中易出現的通病進行總結、匯總，針對性地編寫監理規劃及相關制度、細則，并在實施過程中持續完善。新增編制符合實際需要的管理制度，并組織進行評審發布實施，對不符合要求的管理制度內容應盡快組織進行修訂、補充和完善，并重新評審后發布。所有制度應按要求進行內部溝通和傳閱，確保其有效執行。

（3）應加強成文信息過程管控力度，形成充分有效的履約痕跡，建立完善的動態管理臺賬，嚴格按照記錄和文件形成過程加以控制，組織資料管理人員開展資檔管理相關學習及培訓，并結合檔案管理規定和歸檔管理辦法，進一步規范記錄和文件的管理。

（4）應嚴格技術質量責任制，按照過程控制程序要求抓好關鍵控制環節的管理，如項目策劃、基礎性資料輸入、校審及評審、產品服務輸出、對施工過程的管理等重點環節。加大對項目的服務支持及監督指導，大力推動和不斷完善項目管理工作標準化、安全生產標準化和信息化建設。

（5）加強對服務質量和生產安全的監督和檢查，切實提高產品服務質量，杜絕安全質量責任事故的發生。質量管理方面，定期開展公司抽查和項目自查工作，并結合內外審和顧客反饋意見開展專項質量剖析；安全管理方面，加強對現場安全生產管理薄弱環節的重點檢查，對發現的問題及時整改閉合，將安全管理目標考核作為公司考核評價的首要條件，確保安全生產責任得以層層落實。

（6）加強管理體系運行的考核。按照考核與監督檢查并重的原則，嚴格考核與管理，對管理問題突出且屢次指正不改的，直接計入年度項目部考核。同時，加強目標實施情況中間檢查和年底考核評價，確保年度目標的落實。

（7）結合公司實際發展和經營生產活動的需要，持續完善三標管理體系文件和安全生產標準化體系文件，做到好用、管用，更有效地指導項目工作，將管理體系與項目生產實際緊密結合，避免兩張皮的現象。

7 結語

通過多年的內部審核，不斷地發現自身存在的問題并采取預防和糾正措施以持續改進，保證了管理體系的良好運行，但內審發現的薄弱環節和不足也應引起足夠的重視，管理水平的提升是一個持續的過程，不進則退，企業應該運用好管理體系內部審核這個管理工具，做到舉一反三、持續改進，從而真正提升企業的市場競爭力，達到顧客及相關方滿意的目的。