淺析高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)

山東女子學(xué)院 賈心紅

高校教學(xué)秘書是高校二級院系教學(xué)管理工作中的重要成員，行政上由學(xué)院院長、分管副院長領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處的指導(dǎo)，是日常教學(xué)活動的組織者和管理者。陳寶生部長在新時代全國高等學(xué)校本科教育工作會議上指出：高教大計、本科為本，本科不牢、地動山搖[1]。“教學(xué)是立校之本”，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的正常運行，進而影響人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，作為高校教學(xué)秘書，必須明確崗位職責(zé)，認識到崗位重要性。

1 教學(xué)秘書崗的崗位職責(zé)

教學(xué)秘書崗的工作職責(zé)主要包含以下幾個方面：

（1）教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院之間、教師之間和師生之間的橋梁和紐帶，具有溝通協(xié)調(diào)作用，要做到上令下達及時準確，下情上報客觀公正。

（2）協(xié)助配合學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作，使日常教學(xué)、管理工作有序運行。例如協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行學(xué)期初、學(xué)期中、學(xué)期末的各項檢查工作，這些工作大都是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進行，教學(xué)秘書要正視自己角色，既不能缺位無所作為又不能越權(quán)胡作非為，做好二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作助手。

（3）嚴謹認真對待日常教學(xué)管理工作，保障教學(xué)秩序井然有序。日常教學(xué)管理工作包含教學(xué)計劃的制定、課表的編排、教師調(diào)停課以及學(xué)生期末考試、期末補考考試等各類考試的組織等等，還包括處理一些教學(xué)突發(fā)事件，這都需要教學(xué)秘書要具備“五心”，即細心、耐心、愛心、責(zé)任心、平常心，統(tǒng)籌規(guī)劃每項工作，沉著應(yīng)對，不出紕漏，顧全到工作的方方面面。

（4）檔案收集、整理歸檔。教學(xué)秘書要有檔案管理能力，檔案收集意識。按照學(xué)年學(xué)期將日常教學(xué)管理的各類資料分門別類收集整理，作為資料參考和本科教學(xué)評估的原始資料。

2 教學(xué)秘書崗位重要性

高校教學(xué)秘書是二級院系教學(xué)管理工作中的重要成員，行政上由學(xué)院院長、分管副院長領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處的指導(dǎo)，是日常教學(xué)活動的組織者和管理者。教學(xué)秘書崗位平凡而又不可或缺。

（1）教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容就是服務(wù)，為教學(xué)工作服務(wù)，為師生服務(wù)，保障教學(xué)秩序有序進展，提高教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)點的質(zhì)量。

（2）教學(xué)秘書是教學(xué)各方面主體的橋梁和紐帶，具有上傳下達、溝通協(xié)調(diào)左右、合理兼顧的作用。

（3）教學(xué)秘書是二級學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。在主管領(lǐng)導(dǎo)的意見指導(dǎo)下，教學(xué)秘書要主動思考問題、解決問題，而不僅僅是干活的機器[2]。

（4）教學(xué)秘書是檔案資料管理員，不僅要對每學(xué)期學(xué)生的試卷、論文等資料收集歸檔，還要對每天大量的教學(xué)資料進行收集，保證教學(xué)資料的時效性、完整性、規(guī)范性。

3 高效教學(xué)秘書隊伍發(fā)展現(xiàn)狀

高校教學(xué)秘書崗位工作特點：涉及面廣、工作量大、繁雜瑣碎、工作重心不突出、工作難以出成果，導(dǎo)致教學(xué)秘書容易產(chǎn)生認可度不高、責(zé)任心不足、專業(yè)不對口、職業(yè)倦怠、流動性比較大等問題[3]。

3.1 高校教學(xué)秘書崗位認識不到位，責(zé)任心有待加強

從以往的觀點看來，教學(xué)秘書崗是輔助性崗位，工作簡單單一，沒有引起足夠的重視。有些教學(xué)秘書沒有意識到崗位的重要性，工作的條理性和認真程度有待于進一步提升。高極教學(xué)秘書崗位工作需要以事無巨細、嚴謹認真的態(tài)度對待，任何一個紕漏的出現(xiàn)，都會影響教學(xué)秩序的正常運行，嚴重影響教學(xué)質(zhì)量。比如說學(xué)期教學(xué)計劃的制定、課表安排、期末考試的組織以及教材征訂工作等等，教學(xué)秘書都需要確保準確無誤。

3.2 專業(yè)不對口，使得工作難度加大

教學(xué)秘書主要工作雖然不是走進課堂，教書育人，但在工作的方方面面，都與專業(yè)密不可分。專業(yè)不對口，確實在某些工作過程中，容易產(chǎn)生一些困擾，使得工作難度加大。以作者切身工作體會，專業(yè)對口，經(jīng)過一兩個學(xué)期的適應(yīng)，就會對人才培養(yǎng)方案、教學(xué)進度、每學(xué)期教學(xué)計劃等等，非常熟悉。專業(yè)不對口，則需要花費更長的時間來消化吸收，使得工作難度加大。

3.3 職業(yè)規(guī)劃不明晰，工作動力不足

高校教學(xué)秘書崗位的自身特點——輔助教學(xué)，使得這支隊伍職業(yè)規(guī)劃不明晰，再加之日常繁雜的工作，使得教學(xué)秘書很難沉下心來去搞科研，導(dǎo)致在個人發(fā)展方面非常困頓，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，崗位流動性大。

4 學(xué)思踐悟、知情意行，提升教學(xué)秘書工作積極性

所謂知，就是認知。認知是行為先導(dǎo)，是踐行的基礎(chǔ)。步入任何工作崗位，我們都需要了解崗位，認識崗位。對于教學(xué)秘書崗也一樣，我們需要認識了解教學(xué)秘書崗的崗位職責(zé)及其重要性。高校教學(xué)秘書要樹立正確觀念，認識到崗位的重要性，認真對待崗位上的任何一項工作；充分地分析認識自己，剖析崗位職責(zé)哪些能夠勝任，游刃有余去處理，哪些是短板，需要加強學(xué)習(xí)，提升自己。高校可通過開展系統(tǒng)性、專業(yè)性的崗前培訓(xùn)，對學(xué)院的專業(yè)分類、學(xué)科特點、工作職責(zé)等都有所了解，工作上才會得心應(yīng)手。否則，則會手忙腳亂，對有時效性的工作處理不及時，易導(dǎo)致工作疏漏。

所謂情，即情感。情感是人們對思想和行為進行價值判斷引起的情感體驗，人類的任何思想都要伴隨一定的情感。對待工作，需要情感的注入，尤其是教學(xué)秘書，面對冗雜繁瑣的工作，沒有情感，就會不可耐煩，最終出現(xiàn)工作紕漏。除此之外，教學(xué)秘書可以培養(yǎng)多方面的興趣愛好，充實生活，保持身心健康；學(xué)會自我減壓，調(diào)整負面情緒，教學(xué)秘書面對的服務(wù)對象眾多，日常事務(wù)中不可能滿足所有人的要求，工作中不可避免產(chǎn)生摩擦，所以教學(xué)秘書要有一定的抗壓能力，學(xué)會調(diào)整負面情緒，學(xué)會與教師、學(xué)生溝通協(xié)調(diào)，創(chuàng)造愉悅舒適的工作氛圍。學(xué)校也可以多方面營造良好的工作環(huán)境和工作氛圍，使教學(xué)秘書工作之中保持愉悅的心情，提高工作效率。

所謂意，即意志。意志是人們自覺克服困難的心里過程，是人在強大理念下產(chǎn)生的精神動力，是一種內(nèi)心、精神、信念的品質(zhì)。教學(xué)秘書可以根據(jù)自己的工作情況制定合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，有目標指引著自己，工作才會有動力，才不會至于在繁雜的事務(wù)中迷失自己。高校也需要通過制定教學(xué)秘書崗晉升渠道、培訓(xùn)體系、安排合理的薪酬激勵政策等措施，來提升教學(xué)秘書的工作意志，增強職業(yè)認同感。

所謂行，即行為。行為是人們有意識的活動，也是認知、情感、意志的表現(xiàn)。工作能力的表現(xiàn)，也就是日常各項工作能否正確處理，能否準確“落地”。教學(xué)秘書要保持積極學(xué)習(xí)的心態(tài)，向教師學(xué)習(xí)，向同行學(xué)習(xí)，不斷提升工作能力和工作素養(yǎng)。認知、情感、意志最終體現(xiàn)在落實每項工作的行動中，在每學(xué)期重復(fù)的工作中，教學(xué)秘書應(yīng)當認真總結(jié)，找出工作的規(guī)律性，不斷探索最高效的處理方式方法，掌握教學(xué)秘書崗位技能，提升工作效率。學(xué)院或二級院系也可制定相關(guān)的獎勵政策，多給教學(xué)秘書一些鼓勵[4]。

強化“認知”的明理基礎(chǔ)，重視“情感”的價值體驗，增強“意志”的品質(zhì)凝練，培育“行為”的主動自覺，作為教學(xué)秘書，應(yīng)充分認識到崗位的重要性，崗位職責(zé)了然于胸，對工作充滿熱情，將工作條理化、清晰化，提升責(zé)任意識，盡心盡力做好每一項工作，內(nèi)化于心，外化于行。

5 結(jié)語

優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊伍是高校教學(xué)管理有效運行的保障。作為高效教學(xué)秘書，需要從自身擺正職業(yè)態(tài)度，增強職業(yè)覺悟，提升職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，把每項工作落實到位，保障教學(xué)秩序有序運行，提升高校育人質(zhì)量。