大數據背景下的高職院校檔案管理研究

王丹和

(浙江工貿職業技術學院 浙江溫州 325000)

一、大數據背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案工作現代化管理模式單一

高職院校傳統檔案管理理念下的檔案管理流程基本都是信息采集、中間整理、儲存備份、利用查詢[1]。高職院校檔案管理工作起步晚，經驗少，仍沿用原來的“人力”方式保存紙質材料。即使一些高職院校緊跟信息化時代的步伐，先行實施了檔案管理工作的信息化，也只停留在單機信息收集的淺層，無法及時、全面收集海量數據信息。這在一定程度上加大了檔案管理工作的難度，降低了工作效率，無疑也限制了高職院校檔案信息資源的開發與利用。

(二)大數據背景下檔案管理手段亟待創新

在信息化的時代潮流中，如何運用信息化手段創新性地開展檔案管理工作十分重要。信息平臺數據庫中數據的共享及相關海量數據信息的調閱、利用已成為檔案管理信息化得以實現的一大優勢，已是大勢所趨。但由于辦學條件有限、資金投入不足等，有的高職院校沒有采用適應大數據海量信息時代的檔案管理信息系統和信息化設備，仍采用人工的方式進行檔案的歸納、總結和利用。一些學校由于資金有限，檔案管理軟硬件設施設備落后，即便意識到了檔案信息化的重要性，相關工作仍難以開展。

(三)缺乏專業化的檔案管理人才

在高職院校進行檔案管理工作的相關人員需要具備一定的專業知識，還應該具備能夠科學、高效地管理和分析學院檔案的能力?，F有高職院校在檔案管理人員配備方面存在較大缺口，具備檔案管理能力和大數據操作能力的人才更是寥寥無幾。在大數據背景下的檔案管理信息收集工作模式中，目前從事檔案管理的人員已無法勝任相關工作，難以保證檔案管理工作高效、高質量地完成。即使能夠完成，他們也無法將數據的價值合理利用起來，導致檔案只能在原有基礎上進行管理，缺少創新，與信息化時代檔案管理的要求還有一定差距。

二、大數據背景下高職院校檔案管理工作的發展策略

(一)提升檔案管理現代化理念，創新工作模式

隨著現代信息技術的大發展，以互聯網為基礎的“智慧校園”也在各大高職院校全面推廣開來。檔案管理工作應借助大數據信息技術促進自身的發展。檔案管理工作人員應建立信息化檔案管理目標，樹立檔案管理現代化工作理念，利用大數據信息技術對檔案資料和信息數據進行收集、記錄和加工，改變原有的檔案管理傳統模式，以系統化、標準化方式幫助高職院校建立起信息化、數字化的檔案管理工作模式。檔案管理工作人員還應該合理應用大數據的平臺，使高職院校能夠發現數據本身的價值，促進學校的發展，為用戶提供針對性的服務，提升用戶的滿意度[2]。

(二)建設大數據背景下檔案管理的監管機制

大數據背景下的檔案管理工作要實現高質量、信息化、高效化開展，需不斷完善檔案管理機制，立足檔案管理服務教育教學工作。學校應設立專門的檔案管理部門，優化檔案管理人才結構，健全檔案管理制度，以學校、學院、系部“三級”管理模式，加強檔案監管工作，以制度化建設，明確相關流程，全面構建檔案工作的標準化、規范化，積極推進檔案管理工作有序開展。同時，學校要加大對檔案設施設備的資金投入，配全配齊設施設備，以現代化的檔案管理服務理念，收集在大數據時代背景下反映學校教學狀況、資源利用、科學研究等方面情況的信息，提高檔案的利用率，并發現信息背后的價值，促進學校的發展[3]。

(三)配齊專業化檔案管理人員

檔案信息資源的開發與利用，除了要有先進的儀器設備，更重要的是要有檔案管理專業人才的高效管理與應用。檔案管理工作要想順應時代發展需求，必須注重檔案管理專業人才的培養，配備、配齊專業的檔案管理隊伍，注入新鮮的血液，讓更多年輕的、具有大數據素養的檔案管理類和操作類人才充實到檔案管理團隊中，并建立健全檔案管理技能和素質發展體系，為他們提供各種專業化的技能訓練和學習培訓發展的機會，在大數據背景下不斷提升他們的數字化水平、信息化能力和大數據技能[4]。同時，學校應做好檔案管理人才的梯隊式建設，將老的有工作經驗的檔案管理人員與新的具有專業大數據素養的年輕專業化管理人才整合起來，新老交替，通過專業培訓、專業講座、專業研討等方式實現梯隊式發展，在確保檔案管理隊伍穩定性的同時，努力打造一支高素質、專業化的檔案管理人才隊伍，積極推進檔案管理工作持續、穩定、健康地發展。

(四)融合大數據技術，加快檔案信息化建設進程

在大數據的背景下，高職院校應該加強檔案信息化建設的進程，將互聯網技術、大數據信息技術融入到高職院校檔案管理工作之中，構建檔案資源庫、模塊化的電子檔案數據體系，通過系統建設構建高職院校檔案管理工作的信息掌控平臺，做好與各部門的溝通、交流，加強檔案信息的收集、整理與歸檔；通過科學、合理地整合與共享互聯網的檔案信息資源，充分發揮電子檔案的作用，依托大數據技術挖掘電子檔案內在的數據價值，對檔案信息進行智能分類、搜索和查詢，合理、高效地利用檔案信息，使檔案管理向著數據分析的方向不斷發展?？茖W地使用信息化技術和計算機分析技術，能使學校獲得有利于發展的信息和知識[5]。

三、結束語

在大數據的時代背景下，社會諸多領域都發生了巨大變化。大數據管理理念的提出對高職院校檔案管理工作提出了新的要求。只有采取不斷創新的思維方式，以大數據技術為依托，優化檔案管理人才結構，注重檔案管理人才的培養，健全檔案管理工作機制，充分發揮大數據信息技術的巨大優勢，才能借助大數據技術平臺與電子檔案管理體系提升檔案管理水平。