互聯網背景下事業單位辦公室檔案改革策略分析

馮艷艷

(內蒙古自治區赤峰市喀喇沁旗政務服務中心 內蒙古赤峰 024400）

隨著計算機技術的發展和改革，它已經擴展到社會的各個領域，大量信息在網絡上傳播。作為信息時代的發展機器，計算機正在改變許多行業的經營模式。事業單位的檔案管理也受到了不斷發展進步的影響。檔案管理是每個行業的一項重要工作，它能直接反映工作情況，能及時調整工作，處理工作中出現的各種問題，政府領導的事業單位必須做好檔案管理工作。目前，國內機構一般采用紙質文件處理初期工作，文件太多，難以整理和保存，導致檔案數據檢索的工作量大、效率低、時間長。隨著信息技術的應用，文件管理的效率和速度有了很大的提高，其工作模式也在不斷變化，但對復雜的檔案機構的管理仍有改進的空間[1]。

一、互聯網背景下事業單位辦公室檔案管理的重要意義

（一）檔案資料的保存更加完整

在信息時代到來之前，檔案大多是紙質的，即使保存條件比較嚴格，但還是很難保證檔案的安全。信息管理歸檔使歸檔成為存儲在數據庫中的數據傳輸，可以隨時調用數據，即使數據存儲u盤、硬盤等損壞，也可以進行數據恢復。與紙質文件管理相比，其安全性更高，丟失或損壞更少，文件保存更完整，這給辦公室檔案的管理帶來了極大的方便。

（二）檔案資料的保存更加安全

行政檔案管理是事業單位工作的重要環節。事業單位應做好對檔案、文件的保密工作，將信息文件存儲在更安全的媒體中。與紙質文件相比，電子文件不僅能夠保證文件的完整性，而且會使文件的保存更加安全。電子紀錄可隨時備份或銷毀，在發生意外時還能得到妥善保護。

（三）檔案資料管理效率更高

在文件管理工作中，管理人員的工作量往往較大。在處理紙質文件的過程中，首先要對紙質文件進行分類，一個一個的分類。其次，根據所分配的不同文件編號進行歸檔，這個過程需要很長時間。員工在搜索文件時還需要根據文件的序列號逐個搜索文件，搜索時間甚至超過了文件的閱讀時間。最后是檔案的保存，檔案要定期清理，否則檔案會發霉或被蟲鼠吃掉，影響閱讀。清潔工作還會消耗大量的人力和物力。如果使用信息技術來管理記錄，這些情況可以在很大程度上避免。注冊文件時，可以使用系統上分配的序列號來注冊它，這樣能夠縮短查找目錄的時間，可以直接查找和提取信息。信息技術還可以縮短紙質文件的保存時間，減少管理和維護紙質文件的工作量。

二、互聯網背景下事業單位辦公室檔案管理的改革措施

（一）創新技術，制定合理的發展計劃

從技術角度來看，我國事業單位辦公室的檔案管理存在許多不足。因此，我國事業單位辦公室檔案管理部門應積極開展技術改革和創新，首先依靠互聯網，同時與企事業單位自動化網絡、社會交往等信息相結合，通過對大數據信息的分析和處理，獲取最有價值的檔案信息。近年來，隨著網絡技術的發展和社會環境的變化，檔案信息資源呈爆炸式增長。因此，如何對海量數據進行收集、分析和處理，實現對電子文檔數據的有效管理已成為人們廣泛關注的問題。為了滿足人們的期望，使人們獲得更多有價值的信息，事業單位檔案管理部門必須創新檔案管理技術，制定適合檔案管理部門發展的切實可行的方案，這有利于檔案大數據戰略的推進。一是積極做好前期準備工作；二是從源文件的信息、文件信息數據大小和檔案信息的多樣化需求出發，找出適用于事業單位辦公室檔案管理的發展規劃，提出發展目標；三是在國家保密規定和信息公開的前提下，無論是事業單位、行政單位或是企業單位，檔案管理部門要打通行業間的數據鴻溝，實現數據信息共享，建立數據信息統一管理和應用的平臺。

（二）培養互聯網專業人才

從最近幾年的發展來看，互聯網技術的發展非常迅速。隨著互聯網技術的發展，必然會出現一些問題，特別是中國法律環境的不完善，給大數據的應用帶來了一些障礙。因此，面對當今的大數據環境，中國政府必須積極完善法律，為檔案大數據的發展提供良好的環境，并對相關法律法規作出明確規定。同時，在互聯網的背景下，事業單位辦公室檔案管理部門也應加強對檔案大數據專業人才的培養。從當前的情況來看，檔案管理部門人員專業水平不達標，難以適應檔案大數據管理的環境。檔案工作者如果一直墨守成規，不能跟上時代的步伐，適應數字檔案的新環境，勢必面臨著被淘汰的命運。因此，事業單位辦公室檔案管理部門一是要做好大數據人才儲備工作；二是做好大數據人才的培養工作，在大數據文件管理的過程中，不可避免地會遇到各種困難，檔案管理部門應定期或不定期培養大數據人才，更新知識體系，使其具備解決問題的能力[2]。

（三）改進檔案上傳和更新的自動化技術

就我國事業單位辦公室的檔案管理而言，自動上傳和更新模式起步較晚，管理模式還存在一些不成熟的方面。因此，在互聯網的大背景下，有效整合電子檔案和檔案管理系統是一個重要的工作，通過兩者之間的鏈接和整合可以有效簡化手工上傳的繁瑣程序，文件管理系統將自動上傳文件的分類信息，以確保檔案的標準化和完整性。

三、結束語

隨著互聯網技術的不斷發展，大數據已成為一個突出的發展特征。在這個新時代的發展，事業單位辦公室檔案管理至關重要，與此同時，檔案工作者也面臨著巨大的挑戰，所以要及時抓住發展機遇，在事業單位進行檔案管理的基礎上，繼續推動信息管理的改革創新，充分開發和利用新技術，在當前信息化發展的背景下促進檔案管理發揮更大的價值。