金琳 南京高等職業技術學校

很多工作都離不開EXCEL，離不開大數據。有時我們需要創建一批載有諸多相似信息的工作表。以教學中常見的學生工作表為例，為班級每位同學創建一張學生信息表，工作表以學生姓名命名，內容是學生個人信息。如果手工創建，錄入數據工作量較大也容易出錯。精通EXCEL 運用，尤其是數據透視表和VBA 的運用，會事半功倍。本文嘗試使用數據透視表和VBA 兩種方法，快捷生成一批相似的工作表。

一、數據透視表

數據透視表是一種對大量數據快速匯總計算和建立交叉列表的交互式報表。它有很強的篩選功能和計算功能，具有很強的數據分析能力。通過轉換行列可以查看數據的不同匯總結果、可以選擇不同的頁面數據顯示不同數據內容、還可以根據需要顯示區域中數據明細。它有以下幾個常規功能：

1）方便的大數據查詢；

2）快速實現分類匯總，可按類別和子類別進行匯總；

3）動態交互式查看數據；

4）可通過移動行或列查看不同匯總結果；

5）可對所選擇數據進行篩選、排序、分組和進行條件格式設置

本文嘗試使用數據透視表另一種操作技巧，快速創建一組工作表。

二、錄入所需數據

首先如圖所示，錄入學生姓名數據，這是批量工作表命名所需的學生姓名，以及各工作表需要的學生信息表格數據（本文以EXCEL2016 為例）。學生信息表所包含學號、身份證號、班級、所學科目等各項數據。最終我們將創建多張以學生姓名命名的工作表，每張表包含同樣的學生數據信息。

三、批量創建工作表

鼠標左鍵單擊姓名列的任意數據單元格，在EXCEL 表格菜單區單擊“插入”，在下方功能區點擊“數據透視表”，在彈出的“創建數據透視表”設置對話框中，表格區域已經默認選擇姓名數據區域。在下方選擇放置數據透視表的位置，可以選擇新建工作表也可以在原有工作表創建。本文選擇現有工作表，在當前頁單擊任意空白單元格，插入數據透視表。

在EXCEL 工作表右側彈出“數據透視表字段”設置面板，將數據透視表字段中的“姓名”字段拖動到下方的篩選框中，關閉“數據透視表字體”設置面板。

在“數據透視表工具”菜單區域選擇“分析”，在左側功能區菜單點擊 “選項”，在下拉菜單中選擇“顯示報表篩選頁”，在彈出的顯示報表篩選頁對話框中顯示“姓名”，點擊“確定”。

這時可以發現已經生成多張以姓名命名的工作表如圖所示，這樣就完成了批量創建一組按指定姓名命名的工作表。

四、批量刪除和復制數據

完成多張工作表創建后發現每張工作表中都有生成的數據透視表，需要刪除所有工作表中這些數據，還需要將學生信息復制到每張工作表內。

單擊最右側的姓名工作表標簽選中該工作表，按住Ctrl 鍵并單擊標簽滾動調節按鈕 ，切換到最左側姓名工作表。按住Shift 鍵單擊最左側的姓名工作表標簽，同時選中多個工作表。然后選擇A1：B1單元格，點擊開始菜單中清除下拉菜單中的全部清除。完成所有工作表批量刪除數據。

拖動鼠標將學生信息多列數據同時選中，右鍵單擊復制，單擊A1 單元格，回車。完成批量復制學生信息到所有姓名工作表中，如圖所示。

最后在任意工作表標簽上單擊鼠標右鍵，取消組合工作表。

五、使用VAB 批量創建工作表

VBA 是一門標準的宏語言。VBA 語言不能單獨運行，只能被OFFICE 軟件，如WORD、 EXCEL 所調用。它是一種面向對象的解釋性語言，通常用來實現EXCEL中沒有提供的功能、編寫自定義函數、實現自動化功能等。使用VBA可以更便捷的批量創建工作表。

右鍵任意工作表標簽，在彈出的菜單中點擊“查看代碼”或使用快捷鍵：ALT+F11，打開Visual Basic 編輯器，創建一個模塊。在模塊中輸入以下代碼：

Sub 創建學生工作表()

Dim i

For i = 20 To 1 Step -1

Sheets.Add.Name = "學號." & i

Next i

End Sub

將工作簿另存為“啟用宏的工作簿”，然后運行“創建學生工作表”的宏，批量生成20 張學號命名的工作表。

六、結束語

EXCEL 作為一個功能強大的軟件，在工作中用途廣泛。其中數據透視表和VBA 都是極其強大好用的功能。數據透視表是實現快速匯總、分析大量數據的交互式工具。數據透視表不編程、不用函數，簡單方便，易學易用，具有出類拔萃的功能。合理地使用數據透視表和VBA 還可以幫助用戶迅速批量創建相似工作表。熟練掌握該功能，可以輕松完成類似日常工作。其操作簡單，不易出錯，極大提高工作效率。總之利用數據透視表和VBA 可以進行卓有成效的數據管理工作。