科研機構如何做好檔案管理中的保密工作

劉昊星

(天津國際生物醫藥聯合研究院 天津300457)

1 科研機構做好檔案管理中保密工作的現實意義

檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對于科研機構來說，最重要的檔案類別為科技檔案，科技檔案是科研機構科學技術成果的集中體現，反映著科研機構的研發技術水平，具有極大的開發利用價值和指導決策價值，是科研機構具有核心競爭力的寶貴資源。因此，在檔案管理的各個環節中加強保密工作，是科研機構維護自主知識產權，保證機構可持續健康發展的關鍵舉措，具有十分重要而深遠的意義。

2 科研機構檔案管理中保密工作存在的問題

2.1 保密意識有待提高

當前，隨著科學技術的快速迭代升級，許多科研機構將工作的著眼點完全聚焦于科技研發，力爭領跑行業，因此出現了部分科研機構領導只重視研發創新，忽視日常行政管理工作的情況，特別是對檔案管理中的保密工作知之甚少，甚至不聞不問，僅由內設機構負責人全權代理。另有部分科研人員缺乏保密意識，沒有學習過《保密法》，不懂得如何界定國家秘密與工作秘密，認為自己沒有接觸到涉密文件，就“無密可保”，或者認為信息網絡四通八達，“有密難保”。還有一些科研機構的檔案管理人員，僅僅掌握國家秘密的保密措施，對于工作秘密、科學技術秘密如何辨析、如何保護含混不清，導致界限不明，標準不清，工作難以有效開展。

2.2 檔案保密制度不健全

在制度體系建設方面，許多科研機構雖能制定并執行檔案管理相關規范，但對檔案的保密工作沒有切實可行的措施，甚至完全空白；或者僅有國家秘密檔案資料的管理規定，但對工作秘密、科學技術秘密卻沒有詳細的制度約束。在檔案的分類管理上，沒有從密級和類別上進行細化，檔案的使用權限沒有劃分，對管檔人員的保密職責也沒有明確規定，導致在實際操作過程中，無從監督檔案使用的保密情況，工作秘密、科學技術秘密檔案也與一般檔案一樣，使用申請程序簡單，極易造成檔案收回不及時、不完整，或者隨意復制、隨意傳播的情況。

2.3 檔案管理人員職業素質不高

科研機構的檔案資料種類繁多，涉及到學科交叉融合的情況也十分普遍。隨著科研機構學術交流日益國際化、全球化，外文文獻和檔案資料大量涌入科研機構，逐漸占據了科研機構館藏的很大比例。由于許多科研機構在檔案管理人員的選拔聘用上都呈現出“年齡偏大、學歷偏低”的特點，這類人員僅具備最基本的檔案整理技能，無論學術背景還是保密意識，都無法適應當前現代化科研機構檔案管理的需要，特別是在保密工作層面上，無法精準辨晰秘密檔案和一般檔案的區別。對網絡信息技術的不了解，使得這類管檔人員無法對秘密檔案采取有力的保密防范措施，對網絡泄密更是束手無措。

2.4 信息化背景下防范檔案網絡泄密能力不強

在網絡信息技術迅猛發展的今天，電子檔案在科研機構檔案中的比例快速上升，通過計算機和網絡開展檔案管理已成為必然，為科研機構檔案的開發利用提供了極大便利。網絡技術廣泛運用的同時也帶來了泄密隱患，網絡可以說是科研機構保密防線的最薄弱環節，無論是移動存儲介質的即插即用，還是辦公自動化設備的互聯共享，都有可能成為秘密信息泄露的渠道，甚至是別有用心者實施秘密竊取的突破點。檔案管理人員的管理不力和檔案使用人員的疏忽，都對檔案信息的秘密安全形成極大威脅，特別是工作信息在網上發布時，如未能嚴格審批和采取訪問限制措施，則極易造成工作秘密、科學技術秘密的不脛而走，這些情況給科研機構帶來的經濟損失都是難以估量的。

3 科研機構加強檔案管理中保密工作的措施

3.1 加強對科研機構人員的保密宣傳教育

為提高科研機構工作人員的保密意識，最有力的措施就是將保密宣傳教育落實落細，使科研機構人員認識到做好保密工作是保護檔案資源安全的重要法寶。一是要深入了解科研機構人員對保密措施的掌握情況，有針對性的組織開展《保密法》《科學技術保密規定》等保密法律法規的宣講解讀，將保密工作與檔案管理結合起來，從普法角度為科研機構人員指明保密“紅線”；二是要充分利用保密法治宣傳周、保密工作自查自評等時機，對科研機構檔案管理情況進行自我評價，自我改進，查找保密工作漏洞，及時加以整改；三是在科研機構人員中間開展保密知識講座，運用正反面案例進行典型教育，為科研機構人員敲響警鐘，使其時時刻刻繃緊保密之弦。

3.2 進一步建立健全檔案保密制度

為使檔案管理的保密工作更加規范化，科研機構應進一步加強檔案保密制度建設，按照《保密法》《中共中央關于加強和改進保密工作的意見》等制度和文件精神，結合科研機構自身實際情況，制定《國家秘密載體管理辦法》《科技檔案使用規定》《檔案管理工作人員職責規范》等規章制度，對國家秘密載體、工作秘密、科學技術秘密等檔案資料，既有歸總又有區分地實施管理，明確檔案管理人員職責要求。在計算機網絡的保密管理方面，應對涉密計算機、涉密移動存儲介質和非涉密計算機、非涉密存儲介質分別制定保密規定，使檔案資料的存儲和傳遞更加安全規范，做到保密工作有章可循、有據可查。此外，更為重要的是，對于科研機構這一從事科學技術活動的特定機構來說，還應制定本機構的《科學技術保密規定》，要求學科帶頭人、課題組負責人承擔起科技檔案的保密責任，并在所有課題參與人員中執行保密承諾制，簽訂保密協議，防止發生科學技術成果失密泄密情況。

3.3 推進職能合并提高檔案管理人員保密素質

無論制度如何完善，歸根結底需要人來執行方可取得成效。當前，部分科研機構分別設立了檔案管理部門與保密安全部門，人員上則由檔案管理部門承擔檔案保管和利用職能，保密安全部門承擔機構的保密工作和安全防范職能。兩個部門雖各有明確職責，但在實際管理過程中，兩部門往往職能交叉較多，業務聯系緊密，可以考慮將保密安全部門的保密職能分離出來，與檔案管理部門合并，共同承擔管檔保密職責，并至少配備二人以上，可起到相互監督、便于改進的作用。在此基礎上，要不斷提高檔案保密人員的素質和水平，一方面要具備強烈的責任感和保密意識，另一方面要熟練掌握檔案管理和保密工作的新知識、新技術，同時還要深刻了解自身機構的科學技術工作特點，有側重地學習機構的主要研發方向及其科研前沿信息。在綜合掌握多種技能、多領域知識的情況下，才能游刃有余地承擔起檔案管理和保密工作的雙重責任。

3.4 提高檔案網絡信息技術保密水平

科研機構的網絡信息技術運用，不僅體現在檔案資料存儲數字化和網絡的普遍應用上，還體現在網絡信息系統的逐步推行上。在此情況下，一是要增加保密專用檢查監控設備的投入，定期對機構內各終端設備進行保密檢查，及時發現問題、及時堵塞漏洞；二是要在機構內鋪設局域網，通過分級管理、訪問限制等手段保護日常資料信息的傳輸安全，使用規范；三是要加強對保密要害部門、崗位的保護，對涉密網絡與互聯網實行物理隔離，防止以任何媒介、任何形式泄露秘密信息。

總之，檔案是科研機構的珍貴資源，做好檔案管理的保密工作是檔案管理人員的首要職責。因此，科研機構的檔案管理人員要在我國科學技術工作的新形勢、新要求下，不斷強化保密意識，提高檔案管理和保密工作水平，以檔案保密工作為科學技術工作保駕護航、做好服務，推動科研機構持續又好又快發展。