信息化檔案管理系統設計與研究

張 虹

（棗莊科技職業學院，山東棗莊 277000）

0 引言

隨著計算機及網絡技術的發展，信息化檔案的管理成為一項非常重要的工作內容[1]。信息化檔案應具備顯著的邏輯結構，能夠完成檔案信息的采集、管理、業務辦理、安全接入和控制等功能。在信息化檔案管理任務中，數據采集、數據錄入和文件上傳/下載是最為關鍵的工作流程。如果將這三類任務高效、高精度地完成，則能大大提升檔案管理的業務水平。目前，信息化檔案管理已經基本實現了日常信息的收集和處理，能夠對各種文檔類型進行歸檔和存儲，并根據工作人員的要求完成相關信息的數字化轉換[2]。作為日常管理工作的基本要點，檔案電子化之后的辨別、分類、轉交、消除等任務，都可以采用先進的管理模式。比如，檔案的信息化服務，可為諸多用戶提供合理的快捷操作，既能確保相關信息的安全性，又能盡量提升檔案的完整性。每次提取和校對檔案信息時，都需要順應功能的需求和發展，不斷提升檔案構架的合理性。這是出于對檔案管理長遠考慮的結果。

1 信息化檔案管理系統設計

1.1 檔案信息采集模塊設計

檔案管理信息化能夠將所有信息在計算機網絡中顯示出來，并有助于用戶對相關檔案資料的搜索、咨詢、分析和下載。但是，由于部分檔案資料涉及保密特性，這就要求檔案信息采集模塊具備權限設置功能[3]。本項目中所設計的檔案信息采集模塊流程如圖1 所示。從圖1 可以看出，在信息采集過程中需要將舊系統內的數據進行轉換，并通過特定的算法進行歸檔。在權限設置方面，管理人員具備檔案管理的所有權，這樣既能提升計算機網絡的使用效率，又能保證檔案信息的安全性。管理人員可以在該模塊進行專項設定，比如，針對某個部門或領域進行靈活性設置、細化不同用戶的權限，也可在某一時段開發臨時權限。

圖1 檔案信息采集模塊工作流程

1.2 數據錄入模塊設計

對于檔案數據的錄入，要求具備完備的編輯功能。在執行項目、合同或媒體文件的錄入工作時，應當首先對文件進行合理的編號（圖2）。系統為檔案數據的編輯提供了各種指令，包括增加、刪減、排序、修改、保存等。數據錄入后支持相應的檢索功能，并能根據管理員指令進行復制和導出。此外，檔案數據在錄入時應及時判斷文件的正確性和唯一性。系統提供了多種檢驗方法，包括后綴名、文件大小、日期等，可以快速判斷文件是否錯誤。如果檔案數據錄入后需要再次修改，可以直接采用系統中的重歸檔指令，這樣能迅速地替換掉原文件，并在后臺將原文件備份。管理員除了能夠直接看到新的檔案文件，還能查看修改日志，包括錄入日志、修改日志和銷毀日志等，便于后期檔案數據的再次維護。

圖2 檔案數據錄入模塊工作流程

信息化的檔案數據屬于電子文件，根據文件的重要性可設定錄入權限，比如某些文件能夠根據規則直接對應文件的瀏覽。檔案數據的錄入要基于查詢功能，否則不但會增大管理人員的工作量，還會增加入檔出錯的概率。錄入后并分類完成的檔案數據需要進入“建表立檔”階段。即將可供編輯的檔案文件整理成表文檔形式，滿足不同需求的人群。此外，系統采用掛載方式實現檔案文件的批量式修改，操作方便。

1.3 數據的上傳和下載

檔案文件或數據的長傳與下載流程如圖3 所示。可以看出，該過程對于文件的上傳需要管理員的審核，在下載時可進行快速搜索，整個操作均需要特定的權限。檔案文件在存儲時，均具有備份操作，防止在長期管理后出現數據的意外損壞或丟失。數據的上傳和下載具備的基本功能模塊有維護、壓縮和加密等。

圖3 文件上傳/下載流程

2 媒體檔案文件的管理與設置

2.1 媒體數據管理

目前，多數檔案文件為媒體數據，比如Office 文檔、視頻、音頻等。對于媒體檔案文件的高效、精確管理是信息化檔案管理的最重要內容，也是衡量檔案管理水平的關鍵指標。在該系統中，管理員可對媒體文件進行權限處理，包括文件的添加、刪除、編號、替換、修改等，處理方式為數據模型樹模式，與微軟系統內資源管理器類似，可直接根據編號進行創建。當媒體檔案文件發布后，無需對工作模式進行轉換，可直接在最短的時間內完成檔案信息的檢索[4]。對于檔案管理員來說，在部分功能模塊中僅能夠執行目錄編著和發布作用，無法對媒體文件本身進行修改。

2.2 設置與應用

在媒體檔案管理的設置和應用方面，系統提供了獨立的工作平臺，該平臺具有可編程性，并為用戶和管理員提供了豐富的指令庫，能夠根據自身情況對檔案庫內的文件進行自主設置，如檔案文件的類型、數據結構、分類手段等。在該平臺的設置與應用條件下，信息化檔案管理將更加智能化，可以滿足更多用戶的需求。

3 結束語

本項目中所設計的信息化檔案管理系統，可以滿足當前飛速增長的數據存儲和管理需要，適用于各種行業和領域。檔案的信息化管理與服務，可以為更多用戶提供更方便與合理的操作，在保證檔案信息的安全性和可靠性的同時，又能提升檔案管理的可編輯性。隨著網絡技術的發展，檔案管理的需求也將隨之改變，只有不斷提升檔案構架的合理性才能適應檔案的長期管理模式。