信息化管理系統在工程主材貿易中的應用探討

黃 印

(中國水利水電第七工程局有限公司, 四川成都 610213)

工程主材貿易企業是連接工程終端主材需求單位與生產制造企業之間的重要橋梁，是工程主材供應鏈中非常重要的一環，但隨著業務的不斷增長，面對繁瑣的貿易業務管理工作、風云變幻的市場以及日積月累的海量信息資料，主材貿易企業如沒有信息化支撐及先進管理技術，將不但使管理效率跟不上工程進度的步伐，管理決策也難免出現誤判，陷入被動。因此富有成效地對貿易業務全流程管理加以系統的信息化處理，提供快捷的信息服務和決策支持，成為主材貿易公司業務管理的迫切需求。如何建立一套貿易業務全流程信息化管理系統，借助信息化手段和先進的管理理念提高抗風險能力，降低成本，保證服務質量，提升企業的市場競爭力呢？下文就商貿企業如何結合工作的需要利用信息化軟件實現專業管理，以及應用過程中的經驗進行了總結和梳理。

1 傳統主材貿易企業的管理問題

1.1 貿易業務管理制度流程問題

貿易業務管理制度流程需要進一步優化和強化過程跟蹤，風險管控不能全流程聯動預警和控制；現在很多主材商貿公司各項管理制度、工作流程落實和執行通過線下簽批﹑人工傳遞實施﹑數據收集整理匯報等傳統的手工方式，內部各業務部門和管理業務相對獨立，管理不夠系統，重復工作多，業務流程交叉，不能實現動態配合，且由于事務繁多，工作量大，業務人員往往疲于應付，顧此失彼，稍有不慎，就可能出現因遺忘而造成工作失誤；同時風險管控相對較獨立地設置于各業務體系中，不能實現全流程聯動預警和控制。因而需要對眾多的工作事務進行分配、跟蹤、整理。

1.2 主材計劃配送信息傳遞問題

主材計劃配送環節信息傳遞滯后，不能實現三方(需求方、制造方、貿易方)實時監控；需求計劃作為整個主材配送服務的起點，按傳統的計劃接收方式，工作效率很難提高，無論是工程需求項目部還是商貿公司對制造商分批計劃的實際供應信息相對閉塞，對配送貨物情況不能及時動態監控，還是通過電話多方人工聯系方式，管理效率得不到提高。

1.3 成本核算效率低

成本核算效率較低，報表數據無法自動提取，合同中有約定的逾期資金占用成本無法自動計算；現代主材商貿公司因業務規模的不斷攀升，購銷合同眾多，平時需要統計、分析的數據報表非常繁多，傳統的手工加EXCEL表格的模式造成數據無法共享提取和自動報表生成，人工成本浪費較大。過程中對賬結算數據量也相當龐大，特別是單據間數據的整理和整合重復較多，同時人工核對計算的弊端容易導致結算效率低下，對公司資金進出速度有一定程度影響，直接導致資金占用成本增加，同時逾期資金占用成本無法實現自動計息(由于工程中材料貨款逾期較為普遍，現在購銷合同中很多都增加了逾期資金占用費或逾期違約金條款，用利率方式寫明)，合同執行過程中需要動態實時計算此項費用，人工計算將極易出錯且成本高昂。

1.4 貿易業務經營監控問題

貿易業務經營成果不能實時監控，無法實現目標利潤精細化管理和資金風險管控；商貿企業必須對每一個項目經營業務進行精細化管理，確保實現預期利潤和保證資金風險，這是任何一家商貿公司運營的核心，是實現盈利的重要手段。粗略的利潤計算只是簡單地對買入賣出的價差進行計算，功能單一，沒有考慮現代商票、銀行承兌差異，資金占用、稅費成本等因素，不能全面、實時地反映真實的利潤情況，不能實現“邊干邊算，邊算邊賺”的效果，也不能對資金風險進行實時監控和預警。

1.5 貿易業務經營數據積累與利用問題

沒有科學、系統地對采購結算大數據進行分析和利用，無法發揮集中采購優勢；采購大數據得不到快速分類整理和分析，人工表單分析方式落后且效率低下，無法快速統計出某一時段、某一地區真實的價格體系，對分析指導采購成本測算和投標都無法提供有力支撐，同時對鋼材水泥等市場波動周期無法精確統計分析，導致可能錯過最佳的采購時機和采購節奏，無法發揮集中采購規模優勢。

2 信息化管理系統的開發理念和功能板塊

面對以上傳統工程主材貿易需要解決的難題，中水電成都貿易有限公司通過與軟件公司密切合作，結合自身業務，適時研發出了主營業務信息化管理系統，此系統能較全面、系統地解決大宗主材商貿企業的信息化問題。

2.1 完善管理制度和流程并實現信息化

首先制度和流程化的清晰，才能給信息化提供基礎，本質上管理還要靠制度流程，信息化只是提升效率、效益的手段，但信息化反過來又可修正完善流程；通過對各項管理內容和各項業務流程進行研究﹑梳理﹑分析﹑歸類﹑串聯和銜接，同時在過程中不斷修正、完善原制度流程的不足之處，實現管理流程持續改進的預期效果。風險防控得當，效率快捷高效，通過信息化的手段來替代通過線下簽批﹑人工傳遞實施﹑數據收集整理匯報等傳統模式，實現管理制度的高效落實和執行，風險管控有序設置于各業務體系中，實現聯動預警和控制，更好為項目服務，全面提升服務質量。利用信息系統更好地服務于管理制度的執行和實施，實現貿易業務全流程的智能化和信息化，反向推動優化管理制度，提高工作效率。

2.2 信息系統的核心功能板塊

根據業務需求分析結果，對業務系統進行設計，包括系統框架設計、數據庫設計、用戶界面設計，對商貿易公司信息化管理板塊由計劃管理、合同管理、結算管理、財務管理、價格控制、報表管理，基礎設置等功能模塊組成。每個模塊可按市場劃分，也可按國別劃分。系統按應用的載體還可分PC端、手機移動端。按系統使用角色劃分，又可分為上游供貨企業端、客戶端，企業員工應用端等，不同的角色，具有不同權限，能使用的功能版塊也不一樣。

3 主營業務信息化管理系統的特點

3.1 多維數據報表平臺

多維度數據統計平臺實質是由基于結算明細數據、結算款、收付款數據的多維度報表組成，用戶可以自由組合維度和篩選條件生成所需要的分析數據。多維度報表來源于系統底層數據庫，數據庫由數十張維度表、數據表組成。如有市場分類表、供應商表、項目部表、物資分類表、物資名稱表、品牌表、項目部類別表、合同分類表、合同明細、采購表、采購明細表……，這些表格將系統數據分散存儲，彼此之間由計算識別碼關聯，并包含海量數據。多維數據的任務就是將這些數據經過ETL(抽取、轉換、加載)形成用戶可以自定義篩選條件、自定義統計維度進行統計、分析的可視化報表。通過利用業務系統結算數據、結算款數據、收付款數據，開發多維數據報表平臺，利用BI(商務智能)的概念對數據進行ETL轉換，采用多維報表模式，支撐各部門各崗位的日常數據統計分析需求，驅動業務決策。

3.2 信息流、物流、票據流三流合一，提高資金利用效率

物流、配送、結算、票據實現需求方、制造方、貿易方三方實時信息傳輸、共享和處理，實現多方遠程確認及查看計劃的實施，通過PC端及手機移動端，添加“某貿易公司”微信公眾號(公共號還可以進行公司電子商城的商品展示和銷售)，實時查看，形成三流合一，加快結算周期，提高資金流動速度，通過資金快速流通創造價值。

3.3 實現全貿易業務工作流程一體化、協同管理

通過主營業務信息化管理系統，為營銷管理、業務流程管理、結算管理、財務管理、合同管理、經營管理、統計分析等業務提供一站式管理平臺，使各業務無縫銜接，各部門協同聯動，具備信息快速查詢、業務自動提醒等功能，增強工作時效性，簡化流程，提高工作績效，提升管理流程規范化、標準化、信息準確度、數據實時性、決策科學性，實現業務責任清晰,管理可追溯性強。

3.4 商貿業務經營成果和資金風險實時管控，提高競爭力和抗風險能力

通過贏利管理自動計算對外業務毛利潤、凈利潤(包括資金成本﹑稅務成本等)以及目標利潤實時對照，提高人工核算效率，設置項目盈虧預警，實時掌握貿易公司對外業務收益狀況，強化過程監控和資金風險防范，輔助合同執行決策，反向優化對外投標報價，提高貿易公司對外業務盈利能力，實現“邊干邊算，邊算邊賺”的精細化管理目標。

3.5 實現財務到期應收、應付款項及利息自動核算

對財務頻繁的資金流進流出進行同步高效管理，根據貿易合同支付條款，自動統計核算到期合同款項及逾期情況，設定逾期預警功能，及時掌握商貿公司款項回收狀況，同時還可對客戶的欠款金額、欠款時間等信息綜合分析形成對客戶信譽的評價打分，反向指導后續的投標決策。計息管理根據貿易合同的不同付款節點及約定墊資利息，精確計息，自動每日更新，強化財務墊資和資金流管理。

3.6 統計各類材料市場價格，指導投標報價

通過大數據分析，由系統自動統計各地區主要材料市場價格信息及走勢情況，按月﹑季度﹑半年﹑年，地區精確到市﹑區，匯總和分析設備或物資采購價格走勢、最低價、最高價、平均價等用圖表直觀呈現，提煉出有價值的信息和規律，實現更好地掌握采購時機和采購節奏，提升成本測算把控能力，指導投標決策，提升商貿公司的核心競爭力。

4 結束語

商貿企業管理信息化是供應鏈管理的一個發展趨勢，無論是在國際、國內都將會應用越來越廣泛。只有不斷對信息化管理與采購銷售工作進行深度融合、不斷分析、改進、完善，才能持續提升供應鏈管理信息化水平，才能為商貿企業的高質量發展提供更強助力。